勤怠管理システムの費用対効果は？算出方法を徹底解説

勤怠管理システムの導入を検討されている企業の皆様が、最も知りたいこと。それはやはりコストパフォーマンスの話ではないでしょうか。

本記事では、「初期費用っていくらかかるの？」「ランニングコストは実際どれくらい？」「かかった費用の分だけ、恩恵を受けられるのか」そんなお悩みをお持ちの方に、勤怠管理システムの費用対効果について徹底解説しています。

※この記事は、勤怠管理システムの導入に10年以上携わる専門家が監修しています。ぜひご参考にしてください。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムの導入にあたっては、その費用対効果を見極める必要があります。費用対効果とは、初期費用やランニングコストに対するメリットや効果などを比較し、コストに見合う投資であるかどうかを判断する指標となるものです。

勤怠管理システムの概要

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間、休暇、残業などを効率的に管理するシステムツールです。システムの導入により労務管理が効率化し、管理コストの削減や法令遵守の強化が期待できます。近年の働き方改革の流れを受けて、中小企業においても導入が進められています。

勤怠管理システム導入の目的

勤怠管理システムの費用対効果について考える前に、そもそも勤怠管理システムを導入する目的は何なのか？を明確にする必要があります。まず、勤怠管理の目的としては主に以下の2点が考えられます。

• コンプライアンスの遵守／労働基準法や就業規則に基づき、適正な給与を支払う
• 従業員の労務管理／過剰労働の防止など従業員の健康維持につなげる

上記を踏まえて、勤怠管理をシステム化する目的としてまず挙げられるのが、業務効率化です。これまで、手書きの出勤簿やタイムカードを見てExcelへ入力し、給与や労働時間を計算・記録していた作業。この作業を勤怠管理システムは自動で行なってくれるので、大幅な業務効率化につながります。

また、これまで長時間労働の注意喚起や休暇取得のアナウンスまで手が回らなかった企業においては、従業員の健康管理や働き方改革といった高度な領域まで労務管理を広げることができるという効果も期待できます。

勤怠管理システムの費用対効果の考え方

勤怠管理システム導入による費用対効果は、初期費用とランニングコストを合算した費用と、システム導入により削減できる費用の比較で行います。

たとえば、勤怠の入力・集計・管理を紙ベースの手作業で運用している場合は、紙代・印刷代や管理部門の人件費などが削減対象のコストになります。

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勤怠管理システムの費用対効果とは

ここえは、本題である「勤怠管理システムの費用対効果」について解説していきます。費用についてはかかる金額なのでイメージしやすいと思いますが、効果はいったい何をもって判断すればいいのかを具体的にご紹介していきます。

導入後の効果の考え方

勤怠管理システムの効果は、「効率化」と「高度化」で判断すると解説しました。おさらいすると、効率化は、今まで実施してきた勤怠管理の時間短縮や自動化。高度化は、今まで実施していなかった勤怠管理への領域拡大です。

よって、勤怠管理システムを導入した効果を見るためには、「導入前よりどれだけ効率化できたか」「新たな取り組みをどれだけ実施できたか」に着目します。もう少し「効率化」と「高度化」のイメージをしやすいように、よくある事例を元に「効果」を見ていきましょう。

ケーススタディ：有休取得率が上がらず、会社として取得率アップを目指したい

• 導入前の管理方法

労務担当者が休暇未取得の社員をデータから抽出し、本人や上長へ注意喚起メールを送信することで休暇取得を促していた。具体的には、月末に手作業でデータ集計を行ない、5部署に対して5通のメールを送信。その後、休暇が取得されたかどうかチェックして電話する…といった後追い作業もありました。

• 導入後の管理方法

勤怠管理システムが有給休暇の取得率を判別し、本人や上長への注意喚起メッセージを自動送信。その後、一定期間、有給休暇の申請や取得がないとアラートがかかるようにしました。

このケースでは、これまで手作業で行なっていた休暇管理を「効率化」できた好事例です。もしも、これまで休暇取得の推進ができていなかった企業だとすると、労務管理を「高度化」する効果が得られることになります。

勤怠管理システムを導入する効果は、今まで手作業で行なっていた打刻チェックや集計作業の効率化だけでも充分にあります。それに加えて、今まで実施していなかった労務管理まで手掛けられると、勤怠管理システムの効果は一層高まります。

勤怠管理システムの費用

ここからは、勤怠管理システムの費用について解説します。勤怠管理システムは、従業員1人あたり月額〇〇円という設定のサービスが多いです。導入費用とランニングコストを把握し、費用対効果が得られるのかを考えましょう。

勤怠管理システムの料金体系

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）があります。クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット上でサービスを使うため、パッケージ型に比べて導入が簡単。初期費用を抑えられる傾向にあります。

クラウド型の勤怠管理システム

クラウド型の料金体系の相場としては、初期費用が3万円〜50万円（無料の製品もあります）、システム使用料が従業員1人あたり月額200〜350円（税抜）が多いです。

また、100名までは月額〇〇円、300名までは月額△△円などと、決められた人数までは一定の料金で利用できるサービスもあります。

パッケージ型の勤怠管理システム

パッケージ型の勤怠管理システムは、自社でサーバーを用意し、ソフトウェアをインストールして使用します。クラウド型に比較すると、初期費用は高くなりますが、自社オリジナルの勤怠管理システムを作ることができます。

初期費用は30〜100万円ほど、運用・保守費用として1万円ほどです。パッケージ型は、一度導入すれば自社のサーバー代や運用・保守費用はかかりますが、月額のサービス利用料はかからないため、長く使うほどにランニングコストは抑えられます。

ケーススタディ：従業員100名の会社が、クラウド型の勤怠管理システム（月額300円）を導入する

• 月額費用／300円 × 100人 = 3万円
• 年額費用／3万6000円 × 12ヶ月＝36万円
• 初期費用／30万円（業務設計、設定・検証、教育）

その他、ICタイムカードを利用して打刻する場合、ICタイムレコーダーおよびICカードの購入費用がかかります。PCに接続するICタイムレコーダー（FeliCa対応）であれば、4000円程度で購入でき、カード購入費用も抑えることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。勤怠管理システムの費用対効果について、徹底解説してきました。これまで10年以上、勤怠管理システム導入に携わった所感では、月額300円で費用対効果は充分に見込めると考えます。導入後すぐに実感できる効果だけでなく、長期的に勤怠管理システムを使うことで、積み上がっていく効果も加味しての意見です。

勤怠管理システムは、その他の業務システムと比較して高機能で使いやすく進化しているにも関わらず、競争により価格は下落傾向なので、今は利用者にとって有利な市場であるとも言えます。

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どういう業務を効率化・高度化できるかを確認するために、勤怠管理システムを検討している方々は、ぜひご利用ください。

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