勤怠管理システムの導入手順をわかりやすく解説！失敗しないポイントは？

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の労働時間や出退勤記録を管理するためのシステムです。効率的な労務管理と法令遵守を実現します。

勤怠管理の目的

勤怠管理の目的は、従業員の労働時間を正確に把握し、適切な労働環境を維持することです。これにより、労働生産性の向上と法令遵守が実現されます。労働時間の適正な管理は従業員の健康を守り、過労死を防止するために不可欠です。

勤怠管理システムの重要性

勤怠管理システムは、労務管理の効率化と法令遵守の確保において極めて重要です。企業には従業員の労働時間を客観的な記録によって把握する義務があり、システムを利用した労働時間の記録は、この客観的な記録として推奨されています。

また、過重労働の検知や休暇取得日数を管理し、従業員の健康を守ったり、正確な労働時間に応じた適切な給与計算を行ったりという面からも、勤怠管理システムの導入は有効です。

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勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システムを導入する目的としては、主に以下のようなものが挙げられます。

• 業務効率化による生産性向上
• 法令遵守とリスク管理
• 従業員満足度の向上

業務効率化による生産性向上

勤怠管理システムを導入することで、労務管理の効率が大幅に向上し、生産性が高まります。システムにより自動化されたデータ収集と分析により、手作業によるミスが減り、時間とコストが節約されます。

法令遵守とリスク管理

勤怠管理システムは、労働基準法などの法令を遵守するためにも不可欠といえます。システムにより労働時間の正確な記録と管理が可能となり、長時間労働や有給休暇の未取得などの法令違反のリスクを低減します。

従業員満足度の向上

勤怠管理システムは、従業員の労働環境を改善し、満足度を向上させる効果があります。正確な労働時間管理により、過重労働を防止し、従業員の健康を守ります。

また、正確な労働時間に基づいて給与計算がされるため、残業代未払によるトラブルも未然に防ぐことができます。結果的に、従業員のモチベーションが向上し、離職率低下にも寄与します。

勤怠管理システム導入のポイント

クラウド型とパッケージ型の違いを理解し、企業の規模とニーズに応じたシステム選定を行うことが勤怠管理システム導入の成功に繋がります。さらに、コストと機能のバランスを考慮することで、最適なシステムを導入し、労務管理を効率化できます。

クラウド型 vs パッケージ型

クラウド型はインターネットを通じて利用するため、初期費用が低く、導入が簡単です。ただし、カスタマイズ性に乏しく、データ管理が外部委託となるため情報管理に注意が必要となります。

一方、パッケージ型は「オンプレミス型」とも呼ばれ、自社サーバーにインストールするため、カスタマイズ性が高いのが特徴です。ただし初期費用が高くなりがちで、運用に専門的な知識が必要となること、システムの更新やメンテナンスも自己負担となるといったデメリットがあります。

企業規模とニーズ

企業の規模とニーズに応じたシステム選定が重要です。中小企業はクラウド型を利用することでコストを抑えつつ柔軟に対応できます。一方、大企業はパッケージ型を導入し、独自の業務フローに合わせたカスタマイズが必要です。

コストと機能のバランス

勤怠管理システムの選定では、コストと機能のバランスを考慮する必要があります。安価なシステムでは必要な機能が不足する場合があり、一方で高価なシステムでは過剰な機能が含まれてかえって使いこなせない可能性があります。

勤怠管理システムの導入手順

勤怠管理システムの導入は、規模や製品にもよりますが、基本的には以下のスケジュールに沿って進めることになります。

1. 目的の明確化
2. システム選定
3. 初期設定
4. 試験運用
5. 全社展開と従業員教育
6. モニタリングとフィードバック

目的の明確化

勤怠管理システム導入の第一歩は、業務効率化、法令遵守、従業員満足度向上などの具体的な目標を設定することです。これにより、システム選定や運用方針が明確になります。

システム選定

企業の規模やニーズに応じて最適なシステムを選定することが重要です。クラウド型は初期費用が低く導入が簡単で、パッケージ型はカスタマイズ性が高いです。

近年はクラウド型の利用が増加しており、特に中小企業においてはクラウド型を採用することで、導入コストを抑えつつ迅速に運用を開始することが可能です。

初期設定

正確な従業員情報、組織体系の登録、就業規則に応じた集計方法やアラートの設定など、初期設定がシステムの効果的な運用を確保するために重要です。

試験運用

本稼働に入る前に、部門や適用従業員を限定して試験運用をするのが一般的です。試験運用は、システムの実際の運用状況を確認し、必要な修正を行うための重要なステップです。

全社展開と従業員教育

試験運用で本稼働に問題がないことが確認できたら、仕様やマニュアルを全社展開します。全従業員がシステムを適切に使いこなすことが重要で、これにはシステムによるメリットを十分に説明したうえで、具体的に操作方法などについて教育を行い、システム導入後の混乱を最小限に抑えます。

モニタリングとフィードバック

システム導入後も継続的なモニタリングとフィードバックは重要です。システムの利用状況を監視し、必要な改善を行うことで、運用の最適化が図れます。

運用の細かな見直しにとどまらず、場合によってはシステム改修や大規模な設定変更を迫られる可能性もあります。このような自体に備えて、あらかじめ改修コストも見込んでおきましょう。

勤怠管理システム導入時によくあるトラブルと解決策

勤怠管理システム導入時によくあるトラブルとその解決策をまとめました。導入が失敗だったという事態にならないよう、参考にしてみてください。

初期設定ミス

初期設定のミスは、システム導入時に最も一般的なトラブルの一つです。初期設定が不十分だと、労働時間の記録が正確に行われない可能性があります。

初期設定の精度を高めるためには、自社の就業規則や労働基準法の個別の規定と照らし合わせる必要があり、場合によっては社会保険労務士などの専門家のサポートを受けることも重要です。

システムエラー

システムエラーは、運用中に発生することが多く、業務に支障をきたします。システムの複雑性や企業ごとのカスタマイズが原因でエラーが発生することがあります。

システムエラーは、企業側の責任というよりはベンダー側に責任がある場合がほとんどですが、IT部門とベンダーが協力してエラーの根本原因を早急に特定することが肝要です。

誤った運用

システムの誤った運用は、導入後のトラブルとしてよく見られます。従業員がシステムの使用方法を十分に理解していない場合、誤操作が頻発します。

本稼働前の従業員教育の実施はもちろんのこと、従業員用のマニュアルを自社用にカスタマイズして展開するなど、正しい使用方法を周知徹底することが重要です。

法改正対応漏れ

法改正に対応できないことは、コンプライアンス上の重大な問題となります。労働基準法などの法改正に対応しないと、企業は法的リスクを負うことになります。

クラウド型の場合は、ベンダー側でアップデート対応してもらえることが多いですが、パッケージ型の場合は自社で改修案件を立てる必要があり、法改正に迅速に対応するためにも、システムの定期的なアップデートと法改正情報のチェックが重要です。

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