現代の企業にとって、時間管理は非常にシビアな課題です。従来の紙のタイムカードを利用した勤怠管理は、非効率である上に正確性に欠け、法が求める水準を満たせなくなっています。
タイムカードの電子化は、リアルタイムな勤怠把握からリモートワークなど多様な働き方への対応、法令違反リスク軽減まで、多くのメリットをもたらします。しかし、具体的にどのようにタイムカードの電子化を進めるべきか分からない、という事業主の方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では、タイムカード電子化のメリット・デメリットから、製品選びのポイント、おすすめ製品4選まで、わかりやすく解説します。タイムカード電子化をご検討されている方は、ぜひ参考にしてみてくだ
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タイムカードの電子化とは
タイムカードの電子化とは、紙ベースのタイムカードを廃止して、勤怠管理システムの機能を利用した打刻方法に切り替えることを言います。ICカード打刻やスマートフォン打刻、生体認証打刻など、さまざまな打刻方法から自社にマッチする方法を選択します。
従業員は自身のモバイル端末や専用のアプリなどから、出退勤の打刻を行います。記録したデータは即座に反映され、集計も自動で行われるため、紙のタイムカードのように回収・集計の手間がなくなり、またタイムカードを保管しておく物理スペースも不要となります。
タイムカード電子化のメリット・デメリット
タイムカード電子化によるメリット・デメリットについてまとめました。
タイムカード電子化のメリット
1つ目のメリットとしては、不正打刻や勤怠記録の改ざんを防止できる点が挙げられます。従業員は自身のモバイル端末や専用のアカウントから出退勤時刻を打刻するため、遅刻を誤魔化したり残業を偽装したりといった目的で、同僚や先輩に代理打刻を依頼することを防止できます。
また、一度記録された勤怠データは、アクセス権限を制限することで、勝手に修正できなくなります。残業代水増しのために自身の勤怠データを改ざんするという不正行為も防止できます。
2つ目のメリットとしては、法令違反リスクを減らせる点が挙げられます。勤怠管理システムによる労働時間の記録は、客観的な労働時間管理として認められています。また、リアルタイムで勤怠データを確認できるため、残業時間の上限超過リスクも減らせます。
3つ目のメリットとしては、多様な働き方への対応が挙げられます。スマートフォンや自宅のPCからも打刻が可能な設定にすることにより、リモートワークや直行直帰といった勤務形態であっても、柔軟に対応できます。
4つ目のメリットとしては、業務効率化が挙げられます。記録したデータは自動集計され、給与計算ソフトとのデータ連携も簡単にできるため、締め日のたびにタイムカードを回収・集計する手間から解放され、転記ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。
タイムカード電子化のデメリット
タイムカード電子化のデメリットとしては、導入・運用コストがかかる点が挙げられます。オンプレミス型であれば初期費用が高くなり、比較的低コストで導入できるクラウド型も基本的に月額料金がかかります。※オンプレミス型・クラウド型については、後述します。
また、今までの運用を大きく変えることになるため、従業員が慣れるまでに時間がかかるという点もデメリットでしょう。特にパソコンに不慣れな高年齢者などは、システム導入に抵抗があるかもしれません。
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タイムカード電子化の導入時のポイント
タイムカードを電子化するに当たっては、以下のような要素を考慮しながら導入を進めましょう。
- オンプレミス型とクラウド型
- 有料版と無料版の違い
- 電子タイムカードの選び方
オンプレミス型とクラウド型
オンプレミス型は、自社内にサーバーやネットワークを構築して運用を行うシステム形態です。オーダーメイドに近いため、カスタマイズ性に優れ、また社外アクセスを制限することにより、セキュリティ強度を高められるというメリットがあります。
反面、導入費用が高額になり、システムトラブル時の復旧対応や法改正に対応するための改修作業は、すべて自社の責任で行わなくてはならないというデメリットがあります。
一方のクラウド型は、オンライン上で提供されるサーバーやサービスを利用するシステム形態です。オンプレミス型に比べて導入コストがかからず、システムトラブルや法改正によるアップデートも、ベンダー側で対応してくれるというメリットがあります。
反面、拡張性・カスタマイズ性はオンプレミス型より劣り、セキュリティ対策も自社ではできないため、ベンダー頼みになってしまうというデメリットがあります。
以前はシステム導入と言うとオンプレミス型が主流でしたが、近年は導入までがスムーズであり、低コストで利用できるクラウド型が主流となっています。
有料版と無料版
有料版と無料版の一番の違いは、利用できる機能に制限がある点です。無料版の場合、勤怠データ集計や各種申請管理など、勤怠管理に必要な基本機能しか利用できません。
有給休暇管理や長時間労働に対するアラート機能、シフト管理などは、有料プランへ移行してはじめて利用できることが多いです。また、無料で利用できる期間に制限がある製品も多く、その場合は有料プランへの移行を前提とした無料トライアルという位置づけになります。
電子タイムカードの選び方
自社に合った勤怠管理システムを選ぶには、多くのポイントを見極めなければなりません。まずは機能面です。ICカード打刻・GPS打刻・生体認証など、自社の就業形態に合った打刻方法を搭載しているか、確認が必要です。
フレックスタイム制や在宅勤務など、多様な働き方を導入している場合、勤務形態への対応可否も確認しましょう。シフト制を採用している場合は、シフト管理を搭載したシステムを選ぶと、シフト作成～公開まで、一連の作業を簡素化できます。
また、給与計算システムや労務管理システムなど、外部システムとの連携性に優れていると、多くの業務を効率化できます。API連携への対応可否を確認しましょう。
ミスマッチを避けるため、バックオフィス業務全般に関するシステムをシリーズで販売している企業を選ぶのも1つの方法です。費用面に関しては、自社の従業員規模に合った料金体系の見極めが重要です。
勤怠管理システムの料金体系は従量課金制と月額固定制、2つに分けられます。従量課金制は単価×人数分で月額費用を算出する方法です。従業員数が少ない場合は費用を抑えられる一方、従業員数が多いとその分コストもかかります。
一方、月額固定制は利用人数を問わず、企業側が定めた料金を毎月支払う方法です。オプションを利用しない限り、追加費用は発生しません。コスト管理が楽になる一方、従業員数が少ない場合は、割高となる可能性があります。
さらに、サポートの充実性も従業です。メール・電話・webチャットなど、問い合わせの手段は豊富か、レスポンスは問題ないか、オンラインヘルプページはあるか、などが見極めのポイントでしょう。
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おすすめの電子タイムカード4選
多くの企業から利用されている、おすすめの勤怠管理システムを4つご紹介します。
- KING OF TIME
- 勤労の獅子
- ジョブカン勤怠管理
- jinjer勤怠
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。多くの企業から支持を集めており、導入企業数は47,000社を突破しました。KING OF TIMEの特徴は、機能が充実している点です。
出退勤時刻の打刻はパスワード認証・ブラウザ打刻・GPS打刻など、自社が管理しやすい方法を自由に選択できます。生体認証を導入すれば、パスワードの紛失やモバイル端末の盗難を心配する必要もありません。
在宅勤務・フレックスタイム制・変形労働時間制など、通常と異なる勤務形態を導入している場合でも、正確な勤怠管理を実現できます。残業時間や有給休暇の取得状況もシステム上で管理できるため、労務管理担当者の業務負担を軽減できます。
また、1人330円から利用できる月額費用の安さも魅力です。初期費用は発生しません。ショールームも用意されており、システムの機能性確認や導入に関する相談を無料でおこなえます。
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
「勤労の獅子」は、エス・エー・エス株式会社が提供する勤怠管理システムです。リピート率99%を誇り、多くの企業から厚い支持を集めています。サポート体制が充実しており、専任のコンサルタントへ設定作業の代行や操作方法の指導を依頼できる点が魅力です。
電話やメールで担当者とすぐに連絡が取れるため、トラブルが起きても早期解決が望めます。システム全体としては、多様な就業形態に対応できる点が特徴です。
在宅勤務の場合、プレゼンス機能によって従業員の離席状況を一目で把握できるため、コミュニケーションをスムーズに取れます。自動スクリーンショット機能を活用すると、管理者が勤怠状況を確認でき、生産性低下を防げます。
また、他店舗への応援勤務や複数回の出退勤記録が必要な場合も、出退勤データを基にした自動管理が可能です。打刻時刻の修正・残業申請・シフト提出など、各種申請業務はシステム上でおこなえるため、従業員に大きな負担はかかりません。
ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社Donutsが提供する勤怠管理システムです。汎用性に優れた勤怠管理システムです。ICカード打刻・GPS打刻・LINE打刻など、出退勤時刻の打刻方法を勤務形態に合わせて使い分けられます。
残業時間の上限時間規制や年5日の有給休暇取得など、働き方改革関連法にも対応しており、法令違反を過度に心配する必要はありません。。
また、医療機関で働く方々の業務負担を軽減できるよう、複数回の休憩や夜勤を挟む複雑なシフトパターンにも対応しています。シフト作成～公開まで、一連の作業をシステムに任せられるため、担当者が作業をおこなう必要はありません。
作成したシフトはweb上で公開され、従業員同士シフトの調整も可能です。そして、ジョブカンシリーズと連携すると、給与計算・採用管理・労務HRなど、バックオフィス業務全般を効率的に進められます。
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
「jinjer勤怠」は、jinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。利便性と安全性を兼ね備えたシステムです。勤怠データの自動集計・シフト管理・ワークフローなど、勤怠管理に必要な基本的な機能を標準搭載しています。
システムには常に最新の勤怠データが表示されており、管理職が部下の勤怠状況に関して何度も労務担当者とやりとりを重ねる必要はありません。ICカード打刻やビジネスチャット打刻など、打刻方法も豊富に搭載しており、就業形態に応じた選択が可能です。
また、Jinjerシリーズと連携すれば人事労務や給与計算など、多くの業務を効率的に進められます。そして、通信の暗号化・モニタリング監視・脆弱性診断など、セキュリティ対策が充実している点も魅力です。
サーバーやデータベースの冗長化対策を実施しており、サーバーダウンによる業務への支障を回避します。同社はISMSも取得しており、第三者機関からセキュリティ対策や機密情報の扱いに関して評価されており、安心して利用できます。
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・システムにより効率化できる点を整理したい
・システムの運用で注意すべき点を整理したい
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タイムカードの電子化でよくある質問
タイムカードの電子化に関して、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。
- Q無料で使える電子タイムカードはある？
- Q電子タイムカードの打刻方法は？
タイムカードの電子化は待ったなし
社会情勢や労働者意識の変化に合わせて、労働関係法令の整備が進み、より厳格な勤怠管理が求められています。タイムカード電子化への流れが、一層加速することが予想されます。従業員に過度な負担をかけないよう、計画的に導入を進めましょう。
ただし、はじめて勤怠管理システムを導入する場合、わからない点も多いでしょう。今回の記事で挙げた勤怠管理システムの選び方やおすすめのシステムを参考に、選定作業を進めてください。
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