常時10人以上の従業員を雇用する事業場は、就業規則を作成し労働基準監督署に届け出る義務があります。この届出を怠ると罰則対象になるため、「常時10人以上」の解釈はしっかり押さえておく必要があります。
この記事では、就業規則の届出義務が発生する従業員のカウント、届け出る必要のある規定の範囲、作成・届出の際の注意点について、わかりやすく解説します。
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就業規則の届出義務とは？
常時10人以上の従業員を雇用する使用者は、就業規則を作成し、労働基準監督署への届け出る義務があります。
（作成及び届出の義務）
労働基準法第89条｜法令検索 e-Gov
第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。（以下略）
「常時10人以上」とは？
就業規則の届出義務は、雇用形態や勤務時間・出勤率に関係なく、その事業場に所属している従業員が10人以上であるかで判断します。
| 常時10人以上に含む | 常時10人以上に含まない |
|---|---|
| 正社員 パート・アルバイト 有期契約社員 派遣元における派遣労働者 出向者（出向元・出向先両方で含める） 管理監督者 | 日々雇入れられる者 季節的業務や臨時的業務に従事する者 派遣先における派遣労働者 役員 |
従業員数は事業場単位で判断する
就業規則の作成・届出は事業場単位で行うため、従業員数も事業場単位で判断します。たとえば、複数の事業場を合わせて企業単位で10人以上であっても、事業場単体で10人未満であれば作成・届出義務はありません。
ただし、労働基準法上の義務がないとはいえ、就業規則は会社のルールを明確にし、無用な労使トラブルを避けるために必要であることから、作成しておくのが望ましいでしょう。
就業規則の届出義務を怠ると罰則対象に
就業規則の作成・届出義務があるにも関わらず、作成していない、または作成したものの届出していない場合は、労働基準法違反に問われます。
違反に問われると、まず労働基準監督署より是正勧告が出されます。さらに、勧告に従わないなど悪質であると判断されると、30万円以下の罰金に科せられる可能性があります。
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届出の必要がある就業規則の範囲は？
就業規則本体とは別に各種規程を定めている場合は、届出対象となるものとならないものがあります。就業規則には、「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意記載事項」があります。
上記のうち、「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」に関する規程は、すべて労働基準監督署に届け出る必要があります。例としては、賃金規程、退職金規程、出張旅費規程、安全衛生管理規程などが該当します。
また、雇用形態によって就業規則を分けている場合（パートタイム就業規則や派遣社員就業規則など）も、すべて届け出る必要があります。
就業規則作成から届出方法まで手順
具体的な就業規則の作成手順は、以下の流れになります。
- 就業規則原案作成
- 労働者代表への意見聴取
- 労働基準監督署への届出
- 労働者への周知
就業規則の原案作成
就業規則の原案については、ゼロから作成にとりかかるよりも、厚生労働省から提供されている「モデル就業規則」をベースにすることで効率的に作成することができます。
ただし、あくまでもモデルであるため、あとから矛盾や不備が出ないよう、事業場ごとの実態に則した内容に適宜変更を加える必要があります。
「絶対的・相対的必要記載事項」に漏れが無いように注意し、作成した原案は一度社会保険労務士にリーガルチェックを依頼されることをおすすめします。
労働者代表への意見聴取
使用者サイドで作成した原案を労働者に提示して意見を聴取し、労働者代表に意見書への意見内容の記載と署名をもらいます。
なお、労働基準法に違反した規定ではない限り、必ずしも「同意を得る」必要はなく、たとえ反対の意見が付されていても、就業規則の有効性に問題はありません。
また、どうしても労働者代表が意見書への記入・署名を拒否する場合は、その旨を記した報告書をもって意見書に代替可能です。
労働基準監督署への届出
事業場ごとに、労働基準監督署用と自社用で就業規則を2部作成し、届出書、意見書を添えて管轄労働基準監督署に持参もしくは郵送して届け出ます。
ただし、本社と各事業場の就業規則が同一である場合は、本社で一括届け出可能です。なお、一括届出の場合でも、部数は事業場数×2部必要で、労働者の意見聴取も事業場単位で行わなければなりません。
労働者への周知
就業規則を有効なものとするためには、労働者への周知が必要ですが、周知方法については以下のとおり定められています。
- 就業規則を常時確認できる状態にする
- 誰でも閲覧できる場所に備え付けること
- 閲覧に許可が必要であったり、金庫に格納するなどは不可
- 書面で交付する
- 就業規則のコピーを労働者に配布する
- 確実性はありますが、印刷コストがかかる
- デジタルデータとして記録・共有
- 労働者がいつでもアクセスして閲覧可能な状態にする
- 近年一般的になっている方法で、外部持ち出しなどに備えたセキュリティ対策が必要
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就業規則の届出義務についてよくある質問
就業規則の届出義務について、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。
- Q就業規則の届出はいつまでに必要？
- Q就業規則は届出しないと無効？
- Q就業規則届出の必要書類は？
就業規則の運用管理は勤怠管理システムがおすすめ
就業規則の作成・届出違反のデメリットは罰則だけではありません。明確なルールが無いことで労働者とのトラブルの原因となり、問題社員に対して懲罰・解雇も行えないなどの多くの問題を生み出します。
作成した就業規則を効果的に労務管理に反映していくためには、情報をフレキシブルに一括管理できる勤怠管理システムが有効です。反対に、勤怠管理システムで処理できないような就業規則の規定は、「複雑すぎて破綻するおそれがある」というベンチマークにもなります。
また、システムクラウド上に就業規則を配置することで、周知義務も果たす機能も期待できます。就業規則に沿った労務管理のためにも、勤怠管理システムの導入をおすすめします。
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