社内規程(規定)とは？メリットや作成手順をわかりやすく解説

社内規程は、企業運営を円滑に進め、従業員の働きやすい環境を整えるために欠かせない要素です。しかし、「社内規程って本当に必要なの？」「どこから手をつければいいのか分からない…」といった疑問や不安を感じる方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、社内規程の種類や作成するメリット、注意ポイント、具体的な作成手順までをわかりやすく解説します。社内規程を整備することで、法令遵守を徹底し、企業全体の業務効率を大幅に向上させましょう。

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社内規程（規定）とは

社内規程は、企業が内部で遵守すべきルールや方針を文書化したものであり、企業運営を組織的かつ効率的に行うための基盤となるものです。

「社内規定」と表記されることもありますが、「規程」がルール全体を指すのに対して、「規定」はその中の個々の条文を指す言葉であるため、本記事では以降「社内規程」で表記を統一します。

社内規程の定義と目的

社内規程は、企業内での統一された行動を確保するために定められた内部ルールであり、従業員全員が遵守すべき基準を示したものです。目的にとしては、以下のような事項が挙げられます。

• 安定した雇用関係を築き、円滑な業務遂行を可能にする
• 企業のコンプライアンスを強化し、法令違反やトラブルを未然に防ぐ
• 従業員の権利を明確化し、不当な扱いから従業員を守る

社内規程と就業規則との違い

社内規程と就業規則はどちらも企業内のルールを定める文書ですが、社内規程が文書群全体を指すことが多いため、就業規則も社内規程の一部と言えます。

また、就業規則が労働基準法第89条に基づき法的に作成が義務付けられており（一部例外あり）、作成・変更手続きも厳格であるのに対して、社内規程は必ずしも作成する必要はなく、比較的柔軟に制定・改定が可能です。

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主な社内規程の種類

社内規程は企業の規模や業種によって多種多様ですが、一般的によく作成・運用されている規程には以下のようなものがあります。

• 企業運営・役員に関する規程
• 人事労務に関する規程
• 財務・総務に関する規程
• その他の規程

企業運営・役員に関する規程

企業運営・役員に関する規程は、企業のガバナンスと意思決定プロセスを明確にするために必要な文書です。会社の意思決定機関である取締役会や執行役員会の運営に関する規程、役員の権限と責任、会社の代表権などの企業の経営に関する規程などが含まれます。

これらの規程は、主に会社法が定める法的要件に基づいて作成することになります。また、企業理念や経営方針などを文書化したものも、ここに分類されます。

人事労務に関する規程

人事労務に関する規程は、従業員の労働条件や福利厚生、労働時間管理など、企業と従業員の関係を規定する重要な文書です。具体的には、就業規則やそれに付随する賃金規程、退職金規程、育児・介護休業規程などが該当します。

これらの規程は、労働基準法や最低賃金法、育児・介護休業法などの法令に従って作成され、従業員のモチベーション向上、人材の育成、そして企業全体の生産性向上などに大きく影響します。

財務・総務に関する規程

財務・総務に関する規程は、会社の資金管理、経費精算、備品管理、契約管理など、会社の日常的な業務に関するルールを定めます。経理規程や内部監査規程、文書取扱規程などが代表例です。

これらの規程により、企業の財産を守りながら財務状況の透明性を保ち、内部統制を強化することができます。

その他の規程

その他の規程には、企業の特定の業務や状況に応じて作成され、ハラスメント防止規程や個人情報取扱規程、SNS利用規程などが代表例です。こうした特定の業務や業界に固有の規程を設けることで、企業が抱える様々なリスクを回避し、業務の効率化を図ることができます。

社内規程を作成するメリット

社内規程を作成することで、企業は業務の効率化を図り、法令遵守を強化しつつ、従業員の満足度を向上させることができます。以下では、各メリットについてもう少し詳しく説明します。

業務効率化とリスク低減

社内規程を整備することで、業務プロセスが明確化され、従業員が効率的に業務を遂行できるようになります。これにより、無駄な業務やミスが減少し、企業全体のパフォーマンスが向上します。

また、リスク管理の観点からも、社内規程は重要です。例えば、情報セキュリティ規程を設けることで、データ漏洩リスクを低減し、企業の信頼性を高めることができます。

法令遵守と企業イメージ向上

社内規程は、企業の法令遵守に大きく寄与します。会社法や労働基準法などの法令に準拠した規程を整備することで、企業は法的リスクを回避し、外部からの信頼を得ることができます。

さらに、法令遵守は企業の社会的責任として捉えられ、企業イメージの向上につながります。例えば、コンプライアンス規程を策定し、従業員に周知徹底することで、企業の社会的信頼が高まります。

従業員満足度向上と柔軟な働き方への対応

社内規程は、従業員が安心して働ける環境を整備するために重要です。特に、労働時間や福利厚生に関する規程を明確にすることで、従業員の満足度を高めることができます。

また、テレワークやフレックスタイム制度など、柔軟な働き方を推進するための規程を導入することで、企業は時代の変化に対応しつつ、従業員のニーズに応えることが可能です。

社内規程を作成する際の注意点

社内規程を作成する際には、いくつかの注意点があります。以下のようなポイントに注意しながら作成を進めましょう。

作成・運用にはコストと時間がかかる

社内規程を作成する際には、弁護士や社会保険労務士、コンサルタントなどのサポートを受けたり、従業員への研修を実施したりと、多くの時間と費用がかかる場合があります。

また、規程を運用していく際にも、規程の数が多くなるに比例して、人事担当者や管理職の負担が増えることが予想されます。

従業員への周知を徹底する

社内規程は作成しただけでは意味がありません。社内規程が期待どおりの効果を発揮するためには、従業員への周知徹底が不可欠です。周知のための説明会やeラーニングなどの手段を活用し、従業員の理解を深める取り組みが必要です。

また、社内規程の中でも特に「就業規則」については、労働基準法において従業員への周知義務が定められています。この周知義務を怠ると、就業規則の有効性が認められないばかりか、罰則を科される可能性もあるため、注意が必要です。

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規程間の整合性を保ち定期的に見直す

社内規程は、それぞれが独立したものではなく、相互に関連し合っています。そのため、各規程間の整合性を保ち、定期的に見直すことが重要です。法改正や業務内容の変化、従業員のニーズの変化などに合わせて、柔軟に規程を見直しましょう。

社内規程の作成手順

社内規程の作成は長期間に渡ることが多いため、基本的には以下のような手順に沿って進めることをおすすめします。

1. 責任者の選定と体制構築
2. 現状分析と必要な規程の洗い出し
3. 草案作成と法律専門家によるチェック
4. 承認と社内周知

責任者の選定と体制構築

社内規程の作成を単独で行うことは、ほぼ考えられません。社内規程作成の初期段階で、責任者を明確にして体制を構築することが重要です。

規程作成を効率的に進め、関係部門との調整をスムーズに行うためにも、法務部、人事部、総務部などの担当者が責任者となり、各部署から代表者を招き、作成チームを結成します。

現状分析と必要な規程の洗い出し

現状の業務プロセスや法的な問題点などを把握し、必要な規程を洗い出します。これにより、不要な規程の作成を避け、必要な規程に焦点を当てることができます。

具体的には、社内アンケート調査や業務フローの分析などを通じて、各規程の重み付けを行い、優先度に応じて作成にかかるのが良いでしょう。

草案作成と法律専門家によるチェック

企業内で規程の草案を作成した後、弁護士や社会保険労務士など法律専門家によるチェックを受けます。特に会社法や労働基準法などの適用を受ける規程を作成する際は、コンプライアンスの観点からも非常に重要なプロセスと言えます。

承認と社内周知

専門家のチェックを経て適宜修正を加えた規程は、関係部署長による承認、経営層による最終承認を経て、全従業員に周知します。

社内イントラネットへの掲載、説明会の実施、ポスター掲示などを通じて周知を行い、従業員に理解を深めてもらいます。

まとめ

社内規程の作成は、企業の業務効率化や法令遵守のためには欠かせません。しかし、規程の作成にはコストと時間がかかり、さらに従業員への周知や定期的な見直しが必要です。この一連の作業を効率的に進めるためには、専門的な知識と計画的なアプローチが求められます。

さらに、企業の運営を支えるもう一つの重要な要素が勤怠管理です。労務管理の効率化を図るためには、適切な勤怠管理システムの導入が不可欠です。

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