勤怠管理を効率化する方法とは？システム化のメリットと選び方を解説

「働き方改革」という言葉が当たり前のように聞かれる時代。企業は、従業員のエンゲージメントを高めながら、生産性を向上させることが求められています。その実現に欠かせないのが、勤怠管理の効率化です。

勤怠管理の効率化には勤怠管理システムの導入が不可欠です。しかし、多種多様な勤怠管理システムが市場に出回っており、「どのシステムを選べばいいのか？」「導入によって本当に業務効率化が図れるのか？」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

この記事では、勤怠管理システム導入のメリットや、選び方のポイントをわかりやすく解説します。勤怠管理の効率化を図りながら、業務の生産性を向上させたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間を正確に把握し、適切な労務管理を行うために不可欠な業務です。正確な給与計算や従業員の過重労働防止、法令遵守などの観点から、近年特に重要視されています。

勤怠管理の目的と重要性

勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に記録し、法的要件を遵守しながら生産性を向上させるために不可欠です。勤怠管理は、労働基準法などの法的要件を満たすために必要であり、正確な勤怠記録は給与計算の基礎となり、従業員の不正防止や長時間労働の防止、生産性向上にも繋がります。

労働基準法では、使用者は労働時間を正確に記録し、労働者に賃金を支払う義務が定められています。また、近年では働き方改革関連法の施行により、労働時間に関する規制が強化されており、より厳密な勤怠管理が求められています。

勤怠管理の方法

一般的に、勤怠管理の方法としては以下のようなものが挙げられます。

• 紙媒体に手書き
• タイムカード
• Excel
• 勤怠管理システム

紙媒体に手書き

紙媒体による手書きの勤怠管理は、最も基本的で簡単な方法ですが、効率性や正確性に欠ける場合があります。低コストで導入できるものの、人為的なミスが発生しやすく、集計に時間がかかるなどのデメリットがあります。

また、紙媒体は紛失や破損のリスクがあり、長期的なデータ保存にも適していません。このように、効率性や正確性の面で課題が多いため、他の方法への移行を検討すべきでしょう。

タイムカード

タイムカードは、比較的安価で導入でき、打刻による記録が簡単であるため、中小企業を中心に広く利用されています。タイムカードは、従業員が出退勤時にカードを打刻することで労働時間を記録します。これにより、記入ミスや不正を防止できますが、タイムカードの取りまとめや転記作業が必要です。

タイムカードは、勤怠管理の正確性を向上させるための有効な方法として長年利用されてきましたが、近年では、より高度な機能を持つ勤怠管理システムへの移行が進んでいます。

Excel

エクセルによる勤怠管理は、柔軟なカスタマイズが可能で、様々な計算や集計を行うことができます。しかし、手動でのデータ入力は、人為的なミスが発生しやすく、改ざんも比較的容易であるため、データの正確性に問題があるといえます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、正確なデータ収集、自動計算、様々な機能の利用が可能であり、最も効率的で正確な勤怠管理方法です。近年の勤怠管理システムは、多くがクラウドベースで運用され、従業員の出退勤をリアルタイムで記録できます。

勤怠データの記録だけでなく、集計や計算も自動で行うため、時間と手間を大幅に削減できます。また、残業時間の管理、有給休暇の管理、シフト管理など、様々な機能が搭載されています。

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勤怠管理を効率化するには？

勤怠管理を効率化するためには、最新の勤怠管理システムを導入することが最も効果的といえます。勤怠管理システムは、紙ベースやExcelによる勤怠管理と比較して、データの正確性、機能性、法令遵守などの面で優れています。

また、導入によって人材の効率的な活用や企業全体の生産性向上に繋がるため、単なる記録ツールにとどまらず、企業の経営を支える重要なツールとなり得ます。企業の規模や業種に関わらず、導入を検討する価値があるといえるでしょう。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムのメリットとしては、以下のようなものが考えられます。

• 人事労務の負担が軽減される
• 正確な労働時間が把握できる
• 多様な働き方に対応できる
• 法改正にもいち早く対応できる

人事労務の負担が軽減される

勤怠管理システムの導入により、人事労務業務の負担が大幅に軽減されます。これにより、担当者は本来の業務に集中でき、生産性が向上します。

従来の紙ベースやExcelによる勤怠管理では、タイムカードの回収、データ入力、集計、計算など、多くの作業を手作業で行う必要がありました。勤怠管理システムは、これらの作業を自動化し、大幅な時間短縮を実現します。

正確な労働時間が把握できる

勤怠管理システムを導入することで、従業員の正確な労働時間を把握することが可能になります。近年の働き方改革を受け、労働時間の客観的な把握が企業に義務付けられましたが、勤怠管理システムによる記録はこれに合致しているといえます。

また、従業員の打刻データをリアルタイムで確認できるため、過重労働に陥りそうな従業員や年次有給休暇の取得率の低い従業員をいち早く検知でき、残業時間の削減や従業員の健康維持、法令違反のリスク軽減に繋がります。

多様な働き方に対応できる

勤怠管理システムは、リモートワークやフレックス勤務など、多様な働き方に対応することができます。これにより、企業は柔軟な労働環境を提供し、従業員の満足度を向上させることができます。

場所を選ばずに打刻できるモバイル打刻や、PCのログオンと連動した打刻など、様々な打刻方法に対応しています。小売業や飲食業など、シフト制の多い業種でも柔軟なシフト作成と管理が可能です。

法改正にも迅速に対応できる

近年は労働基準法を始めとした労働関連法令の改正が頻繁に行われていますが、勤怠管理システムを導入することで、こうした法改正に迅速に対応することができます。

法改正が実施された場合、システムの提供元であるベンダー側で改修が行われ、随時アップデートされるため、企業は安心してシステムを運用できます。法令に準拠した勤怠管理を行うことで、企業は法令違反によるリスクを回避できます。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムには多くのメリットがある一方で、以下のようなデメリットにも注意する必要があります。

• 導入コストがかかる
• 従業員に抵抗感がある

導入コストがかかる

勤怠管理システムの導入には、初期費用や運用コストがかかるため、特に中小企業にとっては負担となる場合があります。

勤怠管理システムの導入には、ソフトウェアのライセンス料、ハードウェア（打刻機）の購入費用、月額のサブスクリプション料金などが含まれます。さらに、カスタマイズ費用やメンテナンス費用が発生する場合もあります。

長期的には業務の効率化や正確な労務管理によるコスト削減効果が期待できますが、費用対効果を考慮することが重要です。

従業員に抵抗感がある

勤怠管理システムの導入に対して、従業員が抵抗感を示すことがあります。旧来の勤怠管理に慣れている従業員にとっては、新しいシステムに馴染むまでに時間がかかり、初期段階では使い方に戸惑うことがあります。

また、勤怠管理システムが導入されることで、自分の労働時間が厳しく管理されるという感覚を持つことがあります。これにより、従業員のモチベーションや生産性に影響を与える可能性があります。

こうした問題を克服するためには、システムの利便性やメリットを従業員に理解してもらい、適切なトレーニングを提供することが重要です。また、従業員の意見を取り入れながら、運用方法を柔軟に調整することも効果的です。

勤怠管理を効率化するためのシステムの選び方

勤怠管理を効率化するためには、適切なシステムを選ぶことが重要です。以下で解説するような、システムの導入形態やコスト、打刻方法、使いやすさ、サポート体制などを考慮し、自社のニーズに最も適したシステムを選定する必要があります。

導入形態とコストは適切か

導入形態とコストが自社に適しているかどうかは、システム選びの重要なポイントです。初期費用やランニングコストを含め、予算内で最大の効果を得られるシステムを選ぶことが求められます。

勤怠管理システムの導入には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の二つの形態があります。クラウド型は初期費用が低く、導入も比較的容易であるため、中小企業に適しています。ただし、セキュリティへの懸念やカスタマイズ性に乏しいというデメリットもあります。

一方、オンプレミス型は高いセキュリティとカスタマイズ性を実現できますが、初期費用が高額で、運用・保守に手間がかかります。自社サーバなど豊富なインフラを保有している大企業向けといえます。

勤務形態に合った打刻方法が備わっているか

自社の勤務形態に合った打刻方法が備わっているシステムを選ぶことが重要です。これにより、従業員の労働時間を正確に管理しやすくなります。

勤怠管理システムには、ICカード、指紋認証、顔認証、スマートフォンアプリなど、さまざまな打刻方法が用意されています。従業員の勤務形態に応じて最適な打刻方法を選ぶことで、打刻ミスを防ぎ、正確な労働時間の記録が可能になります。

従業員にとって使いやすいか

従業員にとって使いやすいシステムを選ぶことは、勤怠管理の効率化において非常に重要です。使いやすいシステムを選ぶことで、従業員の負担や抵抗感を減らし、スムーズな導入に繋がります。

ユーザーインターフェースが直感的で操作性に優れたシステムは、従業員のトレーニング時間を短縮し、日常的な使用においてもストレスを軽減します。

サポート体制は充実しているか

システム導入後のサポート体制が充実していることは、システムを効果的に運用するために不可欠です。トラブルが発生した場合に、迅速かつ丁寧なサポートを受けることができるかどうかは、システムの利用満足度に大きく影響します。

電話やメール、チャットなど、どんな問い合わせ方法があるか、問い合わせの時間帯やレスポンス、ヘルプサイトの分かりやすさ、などもサポート体制を判断する材料となるでしょう。

勤怠管理の効率化にはシステム導入が不可欠

勤怠管理を効率化するためには、勤怠管理システムの導入が不可欠といえます。この記事では、勤怠管理システムが他の勤怠管理方法に比べて優れている点や、システム導入のメリット・デメリット、システム選定の際に考慮すべきポイントなどをお伝えしてきました。

適切な勤怠管理システムを選び導入することで、正確な労働時間の記録、法的コンプライアンスの確保、業務の効率化を実現できます。システム選びには、自社の勤怠管理の問題を解決するための要件を洗い出し、必要な機能を備えているシステムを比較検討することが重要です。

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