- 「スタッフの希望を公平に反映させたいが、パズルのようで時間がかかりすぎる…」
- 「急な欠員や変更依頼で、せっかく作ったシフトが台無しに…」
- 「計算ミスが給与の間違いに繋がらないか、いつも不安…」
- 「スタッフから『シフトが不公平だ』という不満の声が聞こえてくる…」
Excelや紙でのシフト作成・共有・提出が限界に感じた瞬間はありませんか？
夜勤の連続回避や希望の取りこぼし、メールでばらつく連絡、転記ミス、そして人員の過不足――これらは管理者の作業と調整の手間を増やし、従業員の不公平感やモチベーション低下にもつながります。
そこで本記事では、シフト管理業務を劇的に効率化する、クラウドの管理システムについて、その基本から導入のメリット、失敗しない選び方、おすすめ製品10選までをわかりやすく解説します。
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シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、従業員の勤務シフトに関するあらゆる業務を、一元的に管理し効率化するための専門的なITツールです。従来のアナログな手法やExcelでの管理とは異なり、シフトの希望収集から作成、共有、さらには人件費計算や勤怠管理までを自動化・最適化することを目的としています。
現在のシフト管理システムは、シフト表作成ツールではなく、人手不足やコンプライアンス強化といった現代の経営課題に対応し、従業員の満足度を向上させながら生産性を最大化するための戦略的なツールと言えるでしょう。
シフト管理システムの役割と導入の背景
シフト管理システムの最も重要な役割は、複雑で手間のかかるシフト関連業務を自動化・最適化し、管理者の負担を大幅に軽減することです。その導入背景には、人手不足を起因とする「業務効率化」と、多様な働き方を支える「従業員満足度の向上」という、企業が直面する喫緊の課題があります。
労働基準法を遵守したシフトを作成する上で、手作業では意図せず法令違反を犯すリスクが常に伴いますが、システムを活用すればコンプライアンスチェックを自動化し、健全な労務管理を実現できます。
これにより、管理者は煩雑な連絡や調整業務から解放され、人材育成や売上向上といった、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。人手不足が深刻化する現代において、シフト管理システムは人材の定着と生産性向上を両立させるための不可欠な経営基盤となっています。
エクセルによるシフト管理の限界
多くの現場で利用されているExcelは、表計算ソフトとしては非常に優秀ですが、シフト管理という専門業務においては「リアルタイム性」「ミスの防止」「法令遵守」の観点から明確な限界があります。これらの限界が、管理者の負担増や労務リスクの温床となっています。
Excel管理では、関数やマクロを組んだファイルの属人化、手作業による転記ミスや計算間違いといったヒューマンエラーが起こりがちです。また、変更のたびにメールで再送したり、印刷して配布したりする手間がかかり、リアルタイムでの正確な情報共有が困難です。
| 比較項目 | Excelでの管理 | シフト管理システム |
| 希望シフトの収集 | 紙やメールで集め、手で転記する | スマホアプリから自動で収集・反映 |
| シフトの作成 | 手作業でパズルのように組み合わせる | 条件に基づきワンクリックで自動作成 |
| ミスのチェック | 目視での確認のみ。ミスが多発 | 労働時間などを自動計算。エラーを警告 |
| シフトの共有 | 印刷して配布、またはメールで送信 | システム上でリアルタイムに自動共有 |
Excelでの管理は手軽に始められる一方で、事業の成長と共にすぐに限界が訪れます。管理業務の負担を軽減し労務リスクを回避するためには、シフト管理に特化した専用システムへの移行が極めて合理的な選択です。
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シフト管理システム導入のメリット
シフト管理システムを導入する最大のメリットは、シフト管理という業務を、単なる「時間とコストのかかる作業」から「企業の生産性と従業員満足度を向上させる戦略的活動」へと変革できる点にあります。
管理者がシフト作成に費やす時間は、本来であれば顧客サービスや人材育成といった、より付加価値の高い業務に投下すべき「機会費用」です。システムによる効率化は、この損失をなくし、人件費超過や法令違反といった経営リスクを軽減します。
導入がもたらすメリットは、業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化、そして従業員満足度の向上という多岐にわたります。これは単なる業務の置き換えではなく、企業の経営基盤を多角的に強化する戦略的な投資となり得ます。
シフト作成を自動化できる
システムを導入する最も直接的なメリットは、複雑な条件を考慮したシフト作成を自動化し、これまで手作業にかけていた膨大な時間と労力を劇的に削減できることです。
自動作成機能は、従業員ごとのスキル、勤務希望、労働基準法、社内ルール、公平性といった様々な条件をシステムが自動で考慮し、最適な組み合わせを算出します。人間が手作業で解くには複雑すぎるこのパズルを、システムは数分から数十分で完了させ、管理者の生産性を飛躍的に向上させます。
例えば、AI搭載のシステムを使えば、介護施設などで資格や夜勤を考慮した30名規模のシフト原案を約10分で作成することも可能です。これにより、管理者は単純作業から解放され、人でなければできない創造的な業務に集中できるようになります。
シフト共有により人員過不足を防止できる
シフト管理システムは、確定したシフトや変更情報をリアルタイムで全スタッフに共有する機能を備えており、これにより現場での「人員の過不足」を未然に防止し、安定した事業所運営を実現します。
紙やExcelでの管理では情報伝達にタイムラグが生じがちですが、システムを使えば、従業員は自身のスマホからいつでも最新の勤務情報を確認でき、認識の齟齬がなくなります。また、時間帯ごとの必要人員数も可視化されるため、最適な人員配置が容易になります。
急な欠員が出た際も、管理者はシステムを通じてヘルプ募集を一斉通知できます。応募もスマホで完結するため、電話連絡に追われることなく、わずか数分で迅速に人員を確保することが可能です。このリアルタイムな人員配置の最適化は、店舗運営の安定化と収益向上に直接的に貢献します。
適正な人件費管理とペーパーレス化によりコストが削減できる
システムは、「人件費の可視化」と「ペーパーレス化」という2つの側面から直接的なコスト削減に貢献します。
多くのシステムでは、シフトを作成する過程で概算の人件費がリアルタイムで自動集計されるため、管理者は予算を常に把握しながら人員配置を調整できます。これにより、感覚に頼った管理から、データに基づいた戦略的な人件費管理へと移行できます。
また、シフト希望の収集からシフト表の共有まで、これまで紙媒体で行っていた業務がすべてデジタルに置き換わることで、紙代や印刷代といった物理的なコストと、それに関連する作業時間という見えないコストの両方を削減できます。システムの月額料金を上回る費用対効果が期待できるケースは少なくありません。
従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上する
公平で透明性が高く、かつ柔軟なシフト管理プロセスをシステムによって実現することは、従業員の不満を解消し、仕事に対する満足度とエンゲージメント（貢献意欲）を向上させる効果があります。
従業員が抱く不満の多くは、シフト作成のプロセスが不透明で不公平に感じられることに起因します。システムを導入すれば、シフト決定のルールが明確になり、不信感を払拭できます。
また、スマホアプリを通じて従業員が自ら手軽に希望を提出したり、スタッフ間でシフト交換を申請できたりする機能は、従業員に「働き方を尊重されている」という感覚を与えます。
このような働きやすさの向上は、人材の流動性が高い職場において特に重要であり、エンゲージメントと定着率を高め、「選ばれる職場」を作るための重要な基盤となります。
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シフト管理システムの比較ポイント
シフト管理システムの選び方で最も重要なのは、単に機能や料金を横並びで比較するのではなく、まず「自社の課題と導入目的」を明確に定義することです。その上で、定義した要件を基に各システムを評価することで、導入後のミスマッチを防ぎ、失敗のない選択ができます。
「誰にとっても一番良い」という万能な製品は存在せず、導入で失敗する最も多い原因は、自社の課題とシステムの機能のミスマッチです。「コストを抑えたい」「複雑なシフトを自動で組んでほしい」など、自社が何を最優先で解決したいのかを事前に言語化し、以下の5つのポイントで比較検討を進めましょう。
- システムのタイプ（特化型か汎用型か）
- 料金体系
- 操作性
- 外部システムとの連携
- セキュリティとサポート体制
シフト特化型と汎用型
シフト管理そのものに複雑な課題を抱えている場合は「シフト特化型」を、人事労務業務全体の効率化を目指す場合は「汎用型」のシステムを選択することが推奨されます。
- シフト特化型は、AIによる自動作成や複数店舗間のヘルプ調整など、シフト管理に関する高度な機能が充実しています。飲食・小売・介護など、複雑なシフトを組む業種に適しています。
- 汎用型は、勤怠管理や給与計算などHR領域全般をカバーするシステムの一部としてシフト管理機能が搭載されています。人事データを一元管理したい企業に適していますが、シフト関連の機能は基本的なものに留まる傾向があります。
自社の最も大きな課題が「シフト作成の手間」であれば特化型を、課題が「人事データの分散や転記作業」であれば汎用型を選択の軸に据えることで、導入後のミスマッチを防げます。
料金体系（初期費用・月額・無料プラン）
料金を比較する際は、月額費用の安さだけでなく、初期費用や従業員数に応じた課金体系を考慮した「総額」で判断することが重要です。クラウド型の多くは初期費用0円ですが、月額料金は「基本料金＋ユーザー単価」の従量課金制か、従業員数に応じた段階的な定額制が主流です。
一見安く見えても、自社の人数で利用すると割高になるケースがあるため注意が必要です。また、無料プランは機能や人数に制限があるため、お試し利用やごく小規模な事業所以外は、必要な機能が使えるかしっかり確認しましょう。
オプション料金やサポート費用といった「隠れコスト」の有無も確認し、必ず**自社の従業員数と必要な機能に基づいた「年間の総費用」**で見積もりを比較検討することが失敗しないための鉄則です。
操作性・UI
どれだけ高機能なシステムでも、現場の管理者や従業員が「使いにくい」と感じれば定着しません。機能の多さよりも、ITに不慣れな人でも直感的に使える「操作性の高さ」を重視することが、導入成功の鍵となります。
システムの主なユーザーは、多忙な管理者やITスキルも様々な従業員です。特に従業員が利用するスマホアプリは「見ただけで使い方がわかる」レベルのシンプルさが求められます。操作性を判断する最良の方法は、「無料トライアル」を積極的に活用することです。
カタログスペックだけを信じず、管理者と従業員の双方で実際にシステムを操作し、現場の誰もがスムーズに扱えるかどうかを必ず確認しましょう。
勤怠・給与システムとの連携
シフト管理から勤怠管理、給与計算までの一連の業務を根本的に効率化したい場合、既存の勤怠・給与システムとスムーズに連携できるかどうかは、極めて重要な比較ポイントです。
連携ができないと、システム間でデータを手入力で転記する作業が発生し、業務全体の効率化に繋がらないばかりか、新たなミスを誘発します。連携には、自動でデータをやり取りする「API連携」と、手動でデータファイルを取り込む「CSV連携」があります。
真の業務効率化とヒューマンエラーの撲滅を目指すなら、データ連携は必須の機能です。導入検討時には、自社が利用しているシステムと連携可能かを必ず確認しましょう。
セキュリティ対策とサポート体制
シフト情報は従業員の個人情報そのものであるため、システムのセキュリティ対策が万全であることは大前提です。それに加え、導入後も安心して運用を続けるために、提供元企業のサポート体制が充実しているかどうかも必ず比較すべきです。
従業員の個人情報を守るため、通信の暗号化や第三者認証（プライバシーマーク等）の有無といったセキュリティ対策を確認しましょう。
また、「操作方法がわからない」といったトラブルは必ず発生します。そんな時に、電話やメール、チャットなどで迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制があるかどうかは、長期的な運用の安心感に直結します。
機能や料金だけでなく、その土台となるセキュリティと、万が一の際のサポート体制も比較の対象に含め、信頼できるベンダーを選択することが、自社と従業員の大切な情報を守るための絶対条件です。
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おすすめのシフト管理システム10選
ここでは、数あるシフト管理システムの中から、前章でお伝えした観点で厳選した10のシステムを「シフト特化型」と「汎用型」に分けてご紹介します。
まずは以下の一覧表で全体像を把握し、自社の課題解決に最も合致するものを見つけるための参考にしてください。多くのシステムで無料トライアルが提供されているため、気になるものは積極的に試してみることを強く推奨します。
【厳選10システム 比較一覧表】※2025年8月時点の情報です。最新情報は各社公式サイトをご確認ください。
| システム名 | タイプ | 特徴 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|
| らくしふ | 特化型 | ヘルプ募集機能とLINE連携 | 飲食店・小売業などアルバイトが多い店舗 |
| SHIFTEE | 特化型 | 複雑な勤務ルールへの対応力 | 医療・介護・コールセンターなど |
| Airシフト | 特化型 | Airレジとのシームレスな連携 | Airレジを導入している個人店・中小店舗 |
| oplus | 特化型 | シンプルさと無料プランの充実 | コストを抑えたい小規模事業者 |
| 勤務シフト作成お助けマン | 特化型 | AIによる高度な自動作成機能 | 公平性や最適化を重視する事業所 |
| KING OF TIME | 汎用型 | 業界トップクラスの勤怠管理機能 | 勤怠管理を軸に労務を効率化したい企業 |
| ジョブカン労務HR | 汎用型 | 必要な機能を選べるカスタマイズ性 | 成長段階にあるベンチャー・中小企業 |
| ジンジャー人事労務 | 汎用型 | ワンプラットフォームでのデータ管理 | 複数拠点・複数店舗を展開する企業 |
| マネーフォワード クラウド | 汎用型 | MFクラウドシリーズとの強力な連携 | MFクラウド会計・給与を利用している企業 |
| SmartHR | 汎用型 | 圧倒的なシェアと使いやすさ | 従業員体験の向上を目指すあらゆる企業 |
らくしふ（株式会社クロスビット）
「らくしふ」は、飲食店や小売業など、アルバイト・パートスタッフが多い現場のシフト管理に特化したシステムです。
急な欠員時に系列店舗も含めて一斉にヘルプを募集できる機能や、従業員が日常的に使うLINEで希望シフトの提出から共有まで完結できる手軽さが大きな強みです。複数店舗間での柔軟な人員融通を実現したい企業にとって、最適なソリューションの一つと言えるでしょう。
- 料金プラン： 店舗の規模に応じた月額制（要問い合わせ）
- 無料トライアル： あり
らくしふ | LINEにも対応するクラウドシフト管理 SHIFTEE（株式会社システムサポート）
「SHIFTEE」は20年以上の歴史を持つ老舗のシステムで、医療機関の夜勤体制やコールセンターのスキル考慮といった、業種特有の複雑な勤務ルールに対応できるカスタマイズ性の高さが最大の特徴です。
コンプライアンスを重視した厳密なシフト作成を強力にサポートするため、他社システムでは対応が難しかった自社独自の要件を実現したい企業にとって、頼れる選択肢となります。
- 料金プラン： 初期費用＋月額制（利用人数に応じた従量課金）
- 無料トライアル： あり（30日間）
Airシフト（株式会社リクルート）
「Airシフト」は、POSレジアプリ「Airレジ」とのシームレスな連携と、ITが苦手な方でも直感的に操作できる圧倒的な使いやすさが最大の魅力です。
すでにAirレジを導入している店舗であれば、従業員情報などをそのまま同期でき、売上データを基にした適切な人員配置のシミュレーションも可能になります。Airビジネスツールズを活用している店舗にとって、これ以上ないほど親和性の高い選択肢と言えるでしょう。
- 料金プラン： 月額110円/人（税込）
- 無料トライアル： あり（最大2ヶ月間）
oplus（Oplus株式会社）
「oplus」は、徹底したシンプルさと、従業員10名までなら主要機能を無料で使い続けられるコストパフォーマンスの高さが際立つシステムです。
無料プランでもシフトの自動作成やSNS連携など基本機能を十分に網羅しているため、コストをかけずにシフト管理のデジタル化を始めたい小規模事業者やスタートアップにとって、最適な入門ツールとなります。
- 料金プラン： 10名まで無料。有料プランは月額330円/人（税込）から。
- 無料トライアル： 無料プランがトライアルとして利用可能
勤務シフト作成お助けマン（鉄道情報システム株式会社）
「勤務シフト作成お助けマン」は、鉄道のダイヤ作成で培われたノウハウを基に開発された、高度な自動作成エンジンが特徴です。
独自のAIアルゴリズムにより、勤務時間の公平性や従業員のスキルといった複雑な条件を考慮した最適なシフトを高速で作成します。シフトの「手間」だけでなく「質」にもこだわりたい企業に最適なシステムです。
- 料金プラン： 利用人数に応じた月額制（要問い合わせ）
- 無料トライアル： あり（1ヶ月間）
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
「KING OF TIME」は、勤怠管理システムとして業界トップクラスのシェアを誇ります。作成したシフトが勤怠管理や残業時間の計算に完全に連動するため、データの整合性が担保され、非常に信頼性の高い運用が可能です。
「シフト管理もできる高機能な勤怠管理システム」として、勤怠の正確性を重視する企業にとって最適な選択肢の一つとなります。
- 料金プラン： 月額300円/人（税抜）
- 無料トライアル： あり（30日間）
ジョブカン労務HR（株式会社DONUTS）
「ジョブカン労務HR」は、勤怠管理、シフト管理、給与計算など、必要な機能を自由に組み合わせて導入できる「ジョブカン」シリーズの製品です。
最初はシフト管理と勤怠管理だけを導入し、事業の成長に合わせて機能を追加するといった段階的な導入が可能です。企業の成長に寄り添う拡張性があるため、将来的なバックオフィス全体の効率化を見据えるベンチャーや中小企業に最適です。
- 料金プラン： 1機能あたり月額400円/人（税抜）から。無料プランもあり。
- 無料トライアル： あり（30日間）
ジンジャー人事労務（jinjer株式会社）
「ジンジャー」は、人事、勤怠、シフト、給与などの機能を一つのマスターデータで管理する「ワンプラットフォーム」思想が特徴です。
従業員情報や勤怠データ、シフト情報などが完全に連動し、データの二重管理や転記作業そのものを撲滅します。データ連携の手間やミスに悩まされている企業にとって、その効果を大きく実感できるでしょう。
- 料金プラン： 月額500円/人（税抜）から。要問い合わせ。
- 無料トライアル： あり
マネーフォワード クラウド人事管理（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワード クラウド人事管理」は、特に同社の会計や給与計算サービスとの強力な連携が魅力です。
すでにマネーフォワードの他サービスを利用している企業であれば、従業員情報を一元管理し、勤怠の締めから給与計算、振り込みまでをほぼ自動化できます。バックオフィス全体の生産性を飛躍的に向上させるポテンシャルを秘めています。
- 料金プラン： 利用人数に応じた月額制（スモールビジネスプランは月額2,980円から）
- 無料トライアル： あり（1ヶ月間）
SmartHR（株式会社SmartHR）
「SmartHR」は、労務手続きと人事データベース管理で圧倒的なシェアを誇る国民的HRクラウドです。入社手続きなどで収集された正確な従業員データがシフト管理にも活かされるため、常に最新の情報に基づいた管理が可能です。
「使いやすさ」に定評のある洗練されたUIは、従業員体験（EX）の向上にも貢献し、人事労務のDXを推進する上で中心的な役割を果たします。
- 料金プラン： 利用人数に応じた月額制（要問い合わせ）。一部機能は無料プランあり。
- 無料トライアル： あり
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シフト管理システムについてよくある質問
シフト管理システムについて、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。
- Q無料で使えるシフト管理システムはある？
- A
多くのシフト管理システムで、機能や利用人数を制限した「無料プラン」が提供されています。これらは、ごく小規模な事業所での利用や、本格導入前のお試し（トライアル）としての位置づけが主となります。
無料プランは、ベンダーが将来の有料プランへの移行を期待して提供しているため、以下のような制限が設けられているのが一般的です。
制限の種類 具体例 利用人数の制限 「登録できる従業員は10名まで」など 機能の制限 AIによる自動作成、データ分析、外部連携などの高度な機能が使えない データ保存期間 「シフトや勤怠のデータは過去3ヶ月分しか閲覧できない」など サポート体制 電話での問い合わせができず、メールやチャットのみの対応となる 無料プランは、システムの操作性や基本機能をリスクなく試すための絶好の機会です。ただし、本格的な運用を考える際は、自社の企業規模や必要な機能を見極め、将来的な有料プランへの移行も視野に入れた上で、計画的に活用することが重要です。
- Q導入までにかかる期間の目安は？
- A
クラウド型のシフト管理システムの場合、導入までにかかる期間の目安は、企業の規模や準備状況によりますが、一般的に2週間〜1ヶ月程度です。
導入期間は、従業員数、設定の複雑さ、既存データの移行の有無、そして社内の準備体制によって変動します。例えば、従業員30名規模の小売店の場合、以下のようなスケジュールが考えられます。
- 1週目：無料トライアル、初期設定、従業員マスターデータの登録
- 2週目：従業員への説明会、システムでのシフト希望収集を開始
- 3週目：システムで次月シフトを作成（従来の方法と並行稼働）
- 4-5週目：システムでの本格運用開始、サポートを活用し疑問点を解決
成功の鍵は、焦らず計画的にステップを踏むことです。特に、従業員への丁寧な説明と、トライアル期間を最大限に活用した事前準備が、導入期間を短縮し、その後のスムーズな定着に繋がります
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まとめ
シフト管理システムの核心は、従業員の希望を収集し、作成・提出・承認をクラウドとアプリで一元管理し、勤怠管理～給与計算まで連携して反映できることです。
現在では、小規模事業所向けの無料プランが充実したシステムから、AIを搭載した高機能なシステム、勤怠管理と一体化したシステムまで、多種多様なサービスが存在します。本記事で解説したポイントを参考に、自社の課題を解決する最適なパートナーを見つけてください。
勤怠管理システムの選定・比較サイト「勤怠管理システムの選定・比較ヨウケン」では、多様な勤怠管理システムの機能や価格を客観的に比較検討できますので、ぜひご活用ください。
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