無料の勤怠管理システムと聞くと機能が乏しいイメージをもちますが、製品版のお試し版という位置づけで提供されていることが多いため、最低限の機能は備わっており、十分に運用が可能です。
ただし、将来的な拡張や本格導入を考えた場合、無料版の段階から自社とのマッチ率の高いシステムを選んでおくことが重要になります。
この記事では、「勤怠管理システムの導入を検討しているけど、極力コストは抑えたい」「無料版の勤怠管理システムって使えるの？」などとお考えの事業主やシステム担当者向けに、無料の勤怠管理システムを選ぶ際のポイントと厳選3製品を解説します。
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無料の勤怠管理システムの実力は？
勤怠管理システムの導入を検討するにあたり、コスト面がネックとなり導入をためらっている方もいるのではないでしょうか。
そのような方におすすめなのが、無料の勤怠管理システムです。
無料版でも、基本的な機能は問題ない
勤怠管理で重要な点は、「日々の出退勤の記録」や「残業時間」「休暇」の管理です。特に、2019年4月に労働基準法が改正され、残業時間の上限規制・有給休暇の取得義務などが定められ、企業における勤怠管理の重要性は高まっています。
無料の勤怠管理システムであっても、日々の出退勤時刻や時間外労働時間の記録、休暇取得の管理といった基本的な機能は備えています。
なぜなら、無料版の勤怠管理システムは「有料製品版のお試し版」という意味合いが強く、基本機能やインターフェイスに問題があるようではそもそも有料製品版へ移行してもらえないからです。
よって、無料版で使える範囲の基本的な機能だけでも、タイムカードやエクセルによる勤怠管理よりも、業務効率は遥かに向上します。
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無料の勤怠管理システムのメリット
無料版の勤怠管理システムのメリットは、なんといってもコスト不要で勤怠管理システムを導入できる点にあります。
最初から有料版を導入しようと思うと、初期コストやランニングコストがかかるために導入後にシステムの乗換や廃止をしにくくなります。そのため、導入前に入念に各システムを比較して検討することが重要です。
そこで、導入候補のシステムをいくつか試験導入し、実際に使うシステムを選定できる点が無料版のメリットです。
無料の勤怠管理システムのデメリット
無料版の勤怠管理システムには、有料版と比較していくつかの機能面での制限があります。
有料版の導入前のトライアルと捉えるのが一般的ですが、無料版ならではの制限を踏まえても、導入に必要な要件を満たしているのであれば、そのまま無料版のシステムを利用し続けるという選択肢もあります。
使用人数に制限がある
典型的な無料版の制限としては、使用できる従業員数に制限があることが挙げられます。
人数の上限はシステムによりますが、10名程度であることが多いです。一部、30名や場合によっては100名という製品もあるため、無料版を使い続けることを想定している場合は、全従業員が無料で利用できるかを確認する必要があります。
有料版の導入に向けた比較検討のために利用をする場合は、ますは無料版の使用人数制限よりも機能面・操作性を重視するとよいでしょう。
使用機能に制限がある
基本的な出退勤機能については無料版でも問題なく使えることがほとんどですが、有料版となるとより便利な機能が使えるようになります。
たとえば、給与計算システムと連携機能があると、入力された出退勤記録をもとに給与の自動計算ができますが、無料版では連携機能が使えないことが多くなっています。
他にも、時間外労働時間が36協定の上限時間に近くなるとアラート通知ができるなどの機能も有料版ならではの機能といえます。
データ保存に制限がある
無料版の勤怠管理システムの場合、入力した勤怠データの保存に期間に制限があることがほとんどで、保存期間は長くても1年程度です。
保存期間1年間の場合、年間の勤務時間・休暇等の管理までであれば問題ありませんが、労働基準法の改正により、勤怠に関するデータは5年間保管することが企業に義務付けられています（ただし、2024年現在は経過措置により3年間の保管義務）。
無料の勤怠管理システムを利用する場合、データ保存期限を超過する前にデータをすべて出力し、別途保存しておかなくてはならないため、注意が必要です。
サポートに制限がある
実際に勤怠管理システムを利用する中で、「操作がわからない」「不具合が発生したが対応方法がわからない」という事態に陥ったとき、無料版では十分なサポートが受けられない可能性が高くなります。
無料版の場合は、個別の問い合わせに対応していないことが多いため、システムサイト内に公開されているQA集やよくある問い合わせなどを見て解決方法を調べることになります。
社内に勤怠管理システムに詳しい専任の担当者がいる場合や、オープンソース型システムで自社内システム管理部門がある場合などは、サポート制限はそこまで深刻な問題にはならないでしょう。
広告が表示される
スマートフォンアプリなどでも、無料版から有料版にアップグレードすると広告を非表示にできるというものがありますが、勤怠管理システムにも同様に、無料版は広告が表示される製品があります。
こういった製品は、機能面や利用人数による制限を極力少なくしている代わりに、広告表示による広告収入で製品の開発・ランニングコストを回収しています。
日々使うシステムであるため、利用者である社員の使い勝手も考慮したうえで、機能面での不都合がなく、広告表示が気にならないのであれば無料版のままでも問題はないでしょう。
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無料版の勤怠管理システム選びのポイント
無料版の勤怠管理システムは、導入コストこそかかりませんが、あまりにミスマッチなシステムを導入してしまうと、すぐに別のシステムへ乗り換える羽目になってしまい、使用方法を覚える人事担当者・社員の負担やデータ移行の無駄な作業が重なってしまいます。
無料とはいえ、事前によく比較検討をして導入する必要があります。
無料版の基本的な機能
以下の2つは、勤怠管理システムとして最低限備えておくべき必須機能です。日々使う基本的な機能であるため、内容・使い方を確認しましょう。
打刻機能
日々の出退勤時刻の記録方法は、システムによってさまざまです。ICカードを使うものやスマートフォンアプリから入力をするもの、生体認証を活用したものなどがあります。
営業などで直行直帰が多い会社であればスマートフォンアプリで打刻が簡単にできるもの、不正防止には生体認証付き、などを選ぶとよいでしょう。
勤怠記録の自動集計
日々の出退勤時刻の記録と併せて、時間外労働時間の集計を自動で行う機能です。会社によっては、一律の固定時間制ではなくシフト制やフレックスタイム制度など、さまざまな勤務形態を採用しているため、自社の勤務形態に対応できるかも確認するとよいでしょう。
クラウド型かオンプレミス型か
勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型とは、オンラインサーバーで提供されているシステムを、インターネットを介して利用する形式のことを指します。初期費用が安く、導入へのハードルが低い一方で、セキュリティ面での不安や自社の特徴に応じたカスタマイズが難しいといったデメリットもあります。
一方で、オンプレミス型の場合は、自社のサーバー内で管理ができるためセキュリティ面ではクラウド型よりも安全です。また、社内にスキルのあるシステム部門があれば自社の制度・特徴にあわせて柔軟なカスタマイズも可能です。
各種アラート機能は備わっているか
企業は、時間外労働の時間が36協定の上限時間を超えないか、取得が義務付けられている有給休暇日数をしっかりと取得しているかを管理する義務があります。これは、労働基準法で定めされた義務でもあるので漏れなく対応をしなくてはなりません。
そこで、残業時間が上限を超えそうになった場合のアラートや、休暇取得日数が少ない社員へのアラートといった機能が備わっているかを確認しましょう。これらのアラートがあるか否かで、管理負担や法令違反のリスクも大きく軽減できます。
直感的に操作しやすいか
勤怠管理は日々行うものです。人事担当者にとってだけでなく、社員にとってもストレスなく使いやすいものを選ぶ必要があります。
勤務時間などの設定や日々の打刻操作が直感的に見るだけでわかりやすいかを確認しましょう。
拡張性はあるか
最初は初期コストの安さから無料版の勤怠管理システムを導入した場合であっても、将来的に有料版へ移行する可能性があります。
そのため、有料版に移行した場合の追加機能もあらかじめよく確認しておくとよいでしょう。特に、他の給与計算システム等との自動連携ができると将来的な人事担当者の事務負担の軽減が見込めます。
長期継続して利用できるか
現在は多くの会社が勤怠管理システムを開発し、提供しています。しかし、将来的に提供元の会社の経営が悪化した場合、サービスを終了してしまう可能性もあります。
そうなると、サポートが受けられなかったり、それに変わるシステムを検討しデータの保存・引継ぎを行ったり、といった負担が生じます。
十分な導入実績はあるのか、定期的にアップデートが行われているか、については導入前に確認しておくと安心です。
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無料で使えるおすすめの勤怠管理システム3選
ここでは、上記を踏まえて機能や利用人数に制限があるものの、永久に無料で利用できる勤怠管理システムを3つご紹介します。ぜひ、システム導入に向けた検討の参考にしてみてください。
IEYASU（IEYASU株式会社）
IEYASUは、20,000社以上の導入実績があり、人事実務の専門家集団と共同開発したシステムであり、ダイヤモンド働き方研究所が実施したおすすめ勤怠管理サービスランキングで、ユーザー評価ランキング第1位を獲得しています。
無料版では、ICカード打刻、残業アラート、申請承認などの機能が、人数制限・期間制限なしに利用できます。
また、有料版に移行することで、有給休暇の自動付与や時間単位の有給休暇機能の拡張に加え、データ保存期間無期限、メールサポートなどが追加されます。
無料のクラウド勤怠管理システム【IEYASU】タイムカードを卒業 フリーウェイタイムレコーダー（株式会社フリーウェイジャパン）
フリーウェイタイムレコーダーは、株式会社フリーウェイジャパンが提供する勤怠管理システムで、機能こそシンプルではありますが、価格の安さから導入しやすさがメリットです。
勤怠管理のみでシフト管理機能やアラート機能はありませんが、10人までであれば永久に無料で利用できます。
また、利用者数が10人を超えて有料版に以降したあとであっても、再度利用者数が10人以下になった際には無料版に戻すことも可能です。利用者の少ない企業で、機能も最低限に低コストで導入したい場合におすすめです。
スマレジ・タイムカード（株式会社スマレジ）
株式会社スマレジの提供するスマレジ・タイムカードにはスタンダード・プレミアム・エンタープライズの3つのプランがあります。その中のスタンダードプランが月額利用料無料のプランで、30名までが利用可能です。
無料のスタンダードプランでは、勤怠管理機能のみ利用可能です。勤怠管理の入力においては、パスコード入力や入力時の顔写真撮影、GPS機能などにより不正入力防止の機能が付与されています。
有料版ではシフト・休暇管理やアラート機能が追加されますが、最初の60日間はすべての希望が制限なく利用できます。将来的な有料版への移行を視野に検討する場合は、お試し期間にさまざまな機能を試してみるとよいでしょう。
勤怠管理システム選びは、自社にいかにマッチするかが重要
無料の勤怠管理システムについて、特徴やメリット・デメリット、選び方などをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
コストはもちろん重要ですが、システムによって機能にも差があるため、自社のニーズに照らしていかにマッチしたものを選ぶかが重要です。最初にアンマッチなシステムを選んでしまうと、時間と労力が無駄になってしまいます。
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