勤怠管理の課題とは？解決のためのシステム導入のポイント

すべての企業において必要な勤怠管理。皆様の会社でも、タイムカード、出勤簿、PCでの打刻など、様々な方法で勤怠管理をされていることでしょう。

そんな日々の事業運営に欠かせない勤怠管理について、「打刻漏れが多い」「集計作業に時間がかかる」「残業や休暇の管理が煩雑」などと、お悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

本記事では、勤怠管理の課題を広い視野でまとめました。あなたの会社のケースに当てはめながら読んでいただくと、解決したい勤怠管理の課題が整理できる内容になっています。勤怠管理の課題を明確にすることで、理想の姿を思い描くヒントにしてください。

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勤怠管理とは

勤怠管理とは、会社が従業員の就労状況を把握することです。具体的には、出勤や欠勤状況、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況などを管理することです。

勤怠管理の目的

会社が勤怠管理を行なう目的は、主に以下の2つが挙げられます。

• コンプライアンスの遵守
• 従業員の労務管理

1. コンプライアンスの遵守

1つ目の目的は、コンプライアンス遵守して従業員に働いてもらうこと。企業が従業員の勤怠管理を行なうことは、労働基準法などの法令で義務とされています。労働基準法や就業規則に基づき、適正な給与を支払うために、勤怠管理は欠かせません。

2. 従業員の労務管理

2つ目の目的は、過剰労働の防止など従業員の健康維持につなげることです。時間外労働や休日出勤の実態を把握することで、必要に応じて業務内容の調整をしたり、人員配置の変更を提案したりすることができます。

勤怠管理の内容

勤怠管理の具体的な内容としては、主に以下の3つが挙げられます。

1. 出勤日数・休暇を記録する
2. 労働時間を集計する
3. 時間外労働を集計し、注意喚起・改善を促す

上記の通り、いたってシンプルな中身です。手書きの出勤簿でもタイムカードでも、勤怠管理の目的を達成できれば問題ありません。しかし、アナログな方法での勤怠管理には、様々な課題があります。

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勤怠管理の課題

ここまでの解説で、「そもそも勤怠管理とは？」というの基本については、再認識いただけたと思います。ここからは、いよいよ本題である“勤怠管理の課題”を見ていきましょう。

毎月の集計作業が手間

システム化されていない勤怠管理では、集計作業に手間がかかります。従業員一人ひとりの勤務時間の集計、給与の計算、残業時間の集計、出張・夜勤手当などの計算、残業や休暇の申請書の転記など、様々な取りまとめ業務があります。

そして集計作業は、月末月初に集中して処理する必要があり、従業員数が多い会社や勤務体系がバラバラな会社においては、大変な作業でしょう。集計作業が終わったあとのチェック作業にも、時間を取られます。

チェック作業に時間がかかる

手書きの出勤簿やタイムカードで勤怠管理をしていると、「不正な打刻がないか」「打刻漏れがないか」といったチェック作業にも、非常に時間がかかります。

従業員一人ひとりのタイムカードをチェックし、気になる点があれば電話やメールで確認を入れてフィードバックを記録する…そんな作業を、従業員の人数分だけ繰り返さなくてはいけないため、とても労力がかかります。

従業員の労務管理が難しい

アナログな勤怠管理では、労務担当者や本社への勤怠報告が月1回。そのため、長時間労働や休日出勤が重なっているなどの問題が発生していても、労務担当者がタイムリーに把握できない…ということが起こります。

代休や有給休暇の取得状況も把握しにくいため、残業削減の注意喚起や、休暇の取得促進といった連絡が、後ろ倒しになりやすいと言えます。また、注意喚起の連絡も、その都度メールや電話で行なうことは、従業員数が多いと大変な作業でしょう。

資料作成に時間がかかる

例えば、シフト勤務の場合、各店舗の従業員からシフト希望を聞いた店長が、手書きやExcelなどでシフト表を作成します。シフト表を本社へ報告し、担当者が紙ベースもしくはデータ化してシフト表を一定期間保管する…という流れが多いかもしれません。

また、途中でシフト変更があれば、修正して書類を差し替える作業も発生します。こうした毎月必ず発生する作業の手間も、切実な課題です。

他にも、従業員の就労状態を社長や幹部へ共有する場合、労務担当者は目的に合うデータがどこにあるのか探すことから始めることになります。拾ってきたデータを集計し、グラフを作り上げる…といったイチから資料を作り上げる大変さに、課題を感じている方もいるでしょう。

法改正や新制度への対応に時間がかかる

労働基準法の改正や、就業規則に変更があった場合などは、勤怠管理も変更しなくてはいけません。

昨今では、働き方改革やリモートワーク推進といった社会情勢の変化により、就業規則や勤務体系が変更になるケースも増えています。例えば、勤務間インターバル制度やフレックスタイム制など、新しい働き方に変わるたびに、勤怠管理の移行が必要です。

そんな時、勤怠管理が一元管理できていないと、どこから手を付ければいいのか、分からなくなってしまいます。また、勤怠管理の書類を事業所ごとにバラバラと保管している場合、新帳票への差し替えの手間や差し替え漏れなどのリスクもあります。

勤怠管理システムとは

ここまで、アナログな方法での勤怠管理の課題を見てきました。そんな様々な課題を一気に解決してくれるのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録、休暇の申請・取得記録、シフト作成などを管理できるシステムのこと。

勤怠管理システムは、入力された勤務時間や残業時間などのデータから、自動で給与計算までしてくれる優れもの。他にも、残業時間が一定時間を超えたら、本人と管理者へ注意喚起を自動通知するといった機能を付けることができます。

そのため、労務担当者が従業員一人ひとりの就労状況をチェックして連絡を取る手間が、大幅に削減されるでしょう。また、システムで一元管理されているため、ミスや不正を防ぐことにつながるというメリットもあります。

勤怠管理システムの目的

そんなメリットが大きい勤怠管理システムですが、勤怠管理システムを導入する目的をしっかり整理しておきましょう。勤怠管理システムを導入する最大の目的は、業務効率化です。

「出勤簿やタイムカードを確認して、Excelへ手入力する」といった従来の方法に比べて、勤怠管理システムなら自動で給与計算までしてくれるため、人事担当者の負担が大幅に軽減されます。また、入力ミスや計算ミス、不正を防ぐことにもつながりやすいと言えます。

その他、すでに勤怠管理システムを導入している会社であれば、「新しいシステムに変更することで、コスト削減をしたい」という目的もあるでしょう。

まとめ

従業員の勤怠管理についてお悩みの方にとっては、共感できる部分も多かったのでないでしょうか。現状の課題を明確にすることで、ぜひ理想の勤怠管理を考えるキッカケにしてください。

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