働き方改革やコロナ禍に伴うテレワークの急増を受け、会社にはより正確な勤怠管理が求められています。そんな中で注目を集めているのが、PCログを利用した勤怠管理です。
PCログ取得による勤怠管理にはどのようなメリットがあるのでしょうか？また、改ざんリスクや実労働時間との乖離にはどのような対策が有効なのでしょうか？
この記事では、PCログを利用した勤怠管理のメリットや、具体的な運用方法について、わかりやすく解説します。
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なぜ、勤怠管理でPCログ取得が有効なのか？
2019年4月からスタートした働き方改革により、会社には従業員の労働時間につき、客観的な記録により把握する義務が課せられています。
加えて、コロナ禍の影響でテレワークの導入が急速に進み、従業員が同じ就業場所で働くことを前提とした既存のタイムカードや手書きによる勤怠管理が、立ち行かなくなっているという背景もあります。
PCログによる記録は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、客観的な記録方法として認められているため、有効な手段として注目されています。
PCログとは
PCを起動してからシャットダウンするまでの、ファイル操作やインターネットアクセスなどの履歴を記録として残したものを指します。
事務職・経理職・総務などのデスクワークの場合は、PCの稼働時間が労働時間とほぼ等しくなるため、有効な記録手段とされている。
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勤怠管理にPCログを利用するメリット
勤怠管理にPCログを利用して得られるメリットは、主に以下の3点です。
- サービス残業やカラ残業を防止できる
- テレワークにも柔軟に対応できる
- 打刻漏れや改ざんを防止できる
サービス残業やカラ残業を防止できる
一番のメリットは、申告された残業時間と実際の残業時間の乖離が無くなることです。
たとえば、タイムカードで退勤の打刻をしたあとで、引き続き業務を続けるサービス残業を行っても、ログに退勤打刻後の操作記録が残るため、タイムカードの打刻が誤りであることが分かります。
一方で、作業は終わっているのに、同僚と談笑するなどして退勤だけを遅らせる「カラ残業」を行っても、ログに作業記録が残らないため、深刻が虚偽である可能性が高くなります。
テレワークにも柔軟に対応できる
テレワークはオフィスワークと異なり、従業員の勤務態度や実労働時間を上長が直接確認できません。そのため、労働時間の管理が杜撰になりがちです。
そこで、PCログを取得することにより、実労働時間が可視化されるため、テレワーク従事者にメリハリのある働き方をさせることができます。そこから、ワークライフバランス改善や生産性向上につなげることも可能です。
打刻漏れや改ざんを防止できる
タイムカードの場合は、出退勤時の打刻を忘れてしまうことが珍しくありません。集計時に打刻漏れが発覚した場合などは、個別に確認しなくてはならず、担当者の負担が大きくなります。
また、手書きやエクセルによる記録の場合は、手軽であるがゆえに誰でも簡単に改ざんができてしまいます。
その点PCログの場合は、ログイン・ログオフで自動で記録されるため、打刻漏れがありません。さらに、アクセス権限を適切に設定することで、改ざんリスクも大幅に減らすことができます。
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勤怠管理にPCログを利用する際の注意点と対策
PCログは便利な記録方法ではあるものの、運用するには以下のようなデメリットや注意点があることも把握しておきましょう。
- シャットダウンやスリープのし忘れに注意
- PCログの収集で、かえって負担が増えることも
- 業態や職種によっては対応できない
シャットダウンやスリープのし忘れに注意
業務終了後にPCのシャットダウンやログオフをしないまま退社してしまうと、退勤の記録がなされないまま、引き続き業務しているかのように記録される可能性があります。
また、休憩とスリープモードを紐づけている場合、休憩に入るタイミングでスリープモードに切り替えることを忘れると、休憩時間が正しく計算されないことになります。
対策としては、始業時間・休憩時間・終業時間と、それに対応するPC操作についてのルールを、PCログ運用開始までに整備したうえで全従業員に周知することが必要です。また、一定時間操作が行われない場合は自動でスリープモードに移行する、などの設定も有効でしょう。
PCログの収集で、かえって負担が増えることも
全従業員分のログを収集し、他の打刻記録と照合するとなると、労務担当者の手間が増えることになります。人的リソースに制限のある会社では、担当者への負担が過重にならないよう注意が必要です。
また、手書きやExcelに比べて改ざんリスクは低いとは言え、ある程度PCに関する知識やスキルがあれば、データの改ざんも不可能ではありません。
対策として、ログ管理システムもしくはログを勤怠打刻と連動できる勤怠管理システムを活用することが、自動収集や改ざん防止のために有効となります。
業態や職種によっては対応できない
直行直帰や外回りが多い営業職などは、PC利用と業務が連動していないため、PCログが活用できません。
また、従業員の人数分のPCがなく、複数人で1台のPCを兼用している場合は、アカウントの切り替えを忘れると別人の記録として残ってしまう危険性があります。
対策として、なるべく多数の打刻方法を備えた勤怠管理システムを導入し、職種や部署によって打刻方法を切り分けるのが有効でしょう。
PCログに対応した勤怠管理システムがおすすめ
ログイン情報を打刻データとして記録できる勤怠管理システムを導入すると、人事労務担当者の負担を軽減できます。打刻時刻の改ざんや打刻漏れ防止など、記録した勤怠データの正確性が高まる点もメリットです。
ただし、どのシステムがPCログに対応しているのか、一つ一つ仕様をチェックするのは大変でしょう。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用いただくと、必要な要件を満たしている選択肢から、自社に最もマッチングするシステムを探し出せます。
低コストでハイスペックな機能を搭載している勤怠管理システムを多数扱っている点も、嬉しいポイントです。勤怠管理の工数増大にお悩みの方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。
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