「手書きやタイムカードによる勤怠管理が手間」と感じている事業主や労務担当者の方も多いのではないでしょうか？
労働時間の集計、シフトの調整、残業時間の管理など、毎月の繁雑な作業の負担はかなり大きいことでしょう。特に中小企業では、なるべくコストを抑えたいところ。そんな時に役立つのが、「エクセル」を使った勤怠管理です。
本記事では、エクセルを使った勤怠管理のメリットとデメリットを解説するとともに、無料でご利用頂けるテンプレートもご用意しました。是非記事の内容とともにご活用ください。
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勤怠管理の重要性と目的
勤怠管理は、生産性向上や法令遵守など、企業の運営において欠かすことができない基本的な業務・要素です。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時間や休日、有給休暇の使用状況を記録し、管理することを指します。これにより、正確な給与計算の基礎となる情報を把握することができるほか、労働環境の最適化や社員の健康管理も可能となります。
勤怠管理の目的
勤怠管理の目的は、労働時間を正確に把握し、適切な労働環境を提供することにあります。適切な勤怠管理を行うことで、従業員の働き方を見える化し、過重労働を防ぎながら、生産性を高めることが可能になります。
企業における勤怠管理の役割は大きく二つあります。一つは、労働時間に基づく給与の正確な計算を行うこと。もう一つは、労働時間の適切な管理を通じて、従業員の健康とモチベーションを保つことです。
手作業による勤怠管理の問題点
比較的規模の小さい企業などは、紙ベースの出勤簿に直接手書きすることで、勤怠管理を行っている場合もあります。しかし、手作業による勤怠管理では、人的ミスが発生しやすく、その結果として誤った給与の支払いや、労働基準法違反のリスクが生じる可能性があります。
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エクセルを使った勤怠管理のメリット
エクセルを使った勤怠管理は、低コストで導入可能であるとともに、一定の自由度を持って管理が可能です。ここではその具体的なメリットを紹介します。
利用コストがかからない
まず挙げられるのが、導入や利用コストがかからない点です。エクセルはオフィスソフトの一部であり、多くの企業で導入済みであるため、新たなコストをかけずに勤怠管理を始めることができます。
操作が簡単
エクセルは多くの人が使った経験があるため、新たなシステムを導入するよりも研修時間を削減でき、導入初期の手間やコストを大きく抑えることができます。
また、かりに使用経験がなくても、エクセルは直感的な操作が可能で、特別な知識を必要としないため、全ての従業員が容易に使用することができます。
ある程度カスタマイズ性がある
エクセルでは、セルの追加や削除、関数の挿入などを自由に行うことができるため、自社のニーズや業務フローに合わせて一定のカスタマイズが可能です。
また、一度作成したエクセルのテンプレートは保存して再利用することができます。これにより、独自の勤怠管理テンプレートを作成し、それを基に効率的な勤怠管理を行うことが可能です。
手動計算よりも計算ミスが起きにくい
エクセルの機能により、集計が自動計算できるため、計算ミスが少なくなります。タイムカードや出勤簿から転記して手動計算を行う場合は、時間計算できる電卓を用いたとしても、どうしても計算ミスが起きてしまいます。
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エクセルを使った勤怠管理のデメリット
多くのメリットがある一方で、エクセルによる勤怠管理は一定のリスクも含んでいます。ここでは、その主なデメリットとそれに対する対策を紹介します。
人的ミスが起きやすい
エクセルでの勤怠管理は、手書きによる管理よりもミスは少ないとは言え、やはり人間が手作業で行うため、人的ミスが起きやすいという問題があります。具体的には、出勤・退勤時間の入力ミスや、計算式の間違いなどがヒューマンエラーとして発生する可能性があります。
改ざん・セキュリティリスク
エクセルによる勤怠管理は、データの改ざんや漏洩といったセキュリティリスクも抱えています。エクセルファイルは、パスワードがなければ誰でも開くことが可能であり、データの漏洩や改ざんのリスクが存在します。
これは、労働時間の記録や個人情報を含むため、非常に深刻な問題となります。また、パスワードを設定しだけでは完全なセキュリティ対策とは言えません。必要に応じて、専用のセキュリティソフトの導入など、さらなる対策が必要となります。
改ざんに関しては、出退勤時間にわざと違う時間を入力することにより、残業時間を過大申告することも可能ですし、逆に使用者側が出退勤時間を改ざんし残業時間を少なく書き換えることも可能です。このような状態は疑心暗鬼を招き、労使間の信頼関係を損ないかねません。
多様な働き方に対応できない
エクセルの勤怠管理は、テレワークやフレックスタイムといった多様な働き方に対応するのが困難です。エクセルは、一般的な勤務形態に対する管理は比較的簡単にできますが、変形労働時間制やフレックスタイムなどの柔軟な働き方に対応するのは難しくなります。
もちろん、労働法規に精通した担当者が関数やマクロを駆使すれば対応不可能とまでは言えませんが、そこに膨大な工数を投入するくらいなら、最初からシステムを導入したほうが早いということになります。
また、場所や時間を問わず働けるテレワークは近年急増している働き方の一つですが、エクセルによる勤怠管理では、その労働時間の正確な把握が難しくなります。
法令に準拠できない可能性がある
エクセルを使用した勤怠管理では、労働法規の遵守が難しくなる恐れがあります。特に残業時間の管理や労働時間の適切な把握は労働基準法で求められています。エクセルだけではこれらを完璧に管理するのは難しく、法令違反になる可能性があります。
また、近年は労働基準法をはじめ関連法令の改正が頻繁に行われており、その都度エクセルのテンプレートも更新する必要があります。そのため、法令準拠を確認し、必要に応じて専門的な知識を持つ人材の確保やシステム導入などの対策が必要となります。
不適切な管理方法と判断される可能性がある
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に、労働時間を客観的に記録する方法が示されています。
原則的には「使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること」もしくは「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」とされています。
ただし、例外的に「やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合でも、申告される労働時間が実情と一致していること」などが必要とされています。
エクセルによる勤怠管理は、「例外的な自己申告による労働時間管理」とされる上、前述したように入力漏れや改ざんのリスクを抱えていることから、客観的な勤怠管理としては不十分とされる可能性があります。
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エクセルに代わるおすすめの勤怠管理の方法は勤怠管理システム
エクセルの制限を踏まえて、より効率的で正確な勤怠管理を行う方法を探すなら、勤怠管理システムの導入をおすすめします。
入力ミスや改ざんのリスクがない
勤怠管理システムは、入力ミスや改ざんのリスクが起こらないように設計されています。たとえば、社員各自でICカード等を用いて出退勤打刻を行うことにより、成りすましによる不正打刻を防止しつつ、出退勤データも自動で反映されます。
記録したデータは、誰がどの部分を修正したという履歴も残るため、エクセルで管理する場合に問題となっている入力ミスやデータを改ざんされる恐れもありません。
従業員が増えても負担が大きくならない
従業員が増えた場合でも、データ移行や勤怠チェック等の負担を抑えることができます。全従業員のデータが1つに集約されているため、個別にチェック・集計する手間もかからないうえに、給与計算システムとの連携も簡単です。
データを一元管理できるため、業務効率が大幅にアップすることが期待でき、従業員増加に伴い雪だるま式に負担が増えることもありません。
法改正や多様な働き方にフレキシブルに対応可能
法改正が行われても、システム提供元がスピーディに対応してアップデートしてくれるため、安心して利用できます。法改正部分も概要を押さえるだけで良く、使用しているシステムによっては動画などでわかりやすく解説してくれている場合もあります。
エクセルでは対応が困難であった変形労働時間制やフレックスタイム制を採用している場合でも、個別に細かく設定することができるため、十分対応可能です。
有給管理も楽に
リアルタイムに勤怠実績が把握できるため、有給の取得状況の確認も楽になります。有給の申請・承認フロー機能や、取得アラート機能などを利用することで、更に効率的に有給管理も可能です。
各社員の有給付与日や付与日数、残日数ももちろん、時効で消滅する日も確認できるため、積極的に有給消化を推奨することも可能です。
客観的な記録方法として認められる
「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」は厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿っています。
そのため、勤怠管理システムによる打刻方法を採用することで、適正な勤怠管理が行われていると評価されます。また、急遽労働時間関係の書類を提出しなければならない場合でも、すぐに出力が可能で、改ざんされるリスクも極めて低いため、信頼性も高くなります。
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会社にマッチした勤怠管理システムを導入して業務効率化へ
多様な働き方が注目されると同時に、コンプライアンスがより求められる現在において、エクセルだけで勤怠管理を完結させられる会社は限られてくるのが現実です。
ただし、やみくもに勤怠管理システム導入しても、不要な機能が多かったり必要な機能が備わっていなかったりと、ミスマッチが起きてしまっては金銭面・時間面で大きなロスとなってしまいます。
「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」であれば、詳細な条件を指定して自社にマッチングする勤怠管理システムを探し出すことができます。
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