打刻は、勤怠管理において欠かせない作業です。一言で表せば「労働時間の記録」ですが、そもそも打刻は何故必要なのでしょうか？ また、打刻には様々な種類がありますが、どの打刻方法がもっとも優れているのでしょうか？
この記事では、事業主や人事労務担当者の方向けに、「打刻とは何か」をキーワードに、その必要性や種類、注意すべきポイントなどを、わかりやすく解説します。
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打刻とは
打刻とは、従業員の労働時間を正しく把握するために、出退勤の際にタイムカードやシステム等にその時刻を記録する行為を指します。会社は、打刻データをもとに労働時間の確認や給与計算を行います。
打刻は何故必要？
打刻は、労働基準法等の法規制に基づいて労働時間を管理するために必要です。具体的には、打刻により以下のような事項を把握・確認します。
- 始業時刻に遅刻していないか、また終業時刻前に早退していないか
- 休憩時間は適切に取れているか
- 残業は申告どおり行われているか
- 残業時間が36協定の上限を超えていないか
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打刻の種類
一口に打刻と言っても、紙ベースのものからシステムを用いたものまで、さまざまな種類が存在します。
出勤簿に手書き
出勤簿や勤務表に、従業員が直接手書きで出退勤時刻を記入する方式で、最も原始的な打刻と言えます。初期投資が少ない反面、書き間違いや改ざんの可能性があります。また、集計作業が手間取るため、中長期的には労務管理の負担となる可能性が大きいでしょう。
タイムカードによる打刻
タイムカードを専用の打刻機に通して記録する方式で、長らく我が国で主流とされてきました。打刻時の手間が無く、ミスや改ざんも起こりにくいですが、タイムカードの管理や保管、集計のコストがかかります。
エクセルに記入
エクセルファイルを共有化して、従業員がパソコンから記入する方式です。データ集計が自動計算できるため、ミスや手間が減りCSV化することで、給与計算ソフトへの連携も可能です。ただし、簡単に不正や改ざんができてしまうというリスクもあります。
ICカードによる打刻
これ以降は、基本的に勤怠管理システムを利用した打刻のバリエーションになります。ICカード打刻は、交通系ICカードなどをカードリーダーで読み取って記録する方式で、スピーディかつ確実な打刻が可能ですが、カードの紛失・破損により打刻ができなくなるリスクもあります。
顔認証・生体認証による打刻
顔認証・生体認証は、個人のユニーク情報を利用するため、不正打刻や改ざんの防止に非常に有効です。ただし、専用の機器が必要で、初期投資コストが高額になるデメリットもあります。
Web打刻・スマートフォン打刻
Web打刻・スマートフォン打刻は、勤怠管理システムの個人アカウントから打刻する方法で、場所を選ばないため、リモートワークや直行直帰などの多様な働き方に柔軟に対応できます。ただし、高年齢者などは運用に慣れるまで時間がかかる可能性があります。
ログイン打刻
ログイン打刻は、パソコンのログイン・ログオフ時間を自動的に記録する方式で、具体的な作業が必要ないため、手間が最もかからないと言えます。ただし、そもそも1人に1台のパソコンが割り当てられていることが前提であるため、業種や職種を選びます。
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打刻の注意点・問題点
ここでは、打刻に関する注意点や起こりうるリスクなどについて解説します。
打刻丸めの違法リスク
打刻丸めとは、労働者の出退勤時刻を一定の時間単位で丸めることです。たとえば、出勤時刻を15分単位で丸める場合、実際の出勤時刻が9時5分であっても9時15分出勤とすることがあります。
集計作業効率化などの目的で慣習的に行われている打刻丸めですが、法律上は労働時間は1分単位で記録・集計しなくてはなりません。つまり、結果的に実労働時間よりも少なく記録してしまう丸め処理は、違法となるのです。
打刻忘れ
打刻忘れは、「打刻漏れ」などとも言いますが、労働時間の記録が残らず給与計算ができなくなります。特に、日によって労働時間にばらつきがある場合は、後から本人に確認しても記憶が曖昧であることが多く、実態を反映した勤怠集計が困難となります。
不正打刻
不正打刻は、他の人が代わりに打刻する代理（ゴースト）打刻や、勤務時間外に打刻する虚偽打刻などがあります。不正打刻そのものは従業員のモラルの問題ですが、把握しておきながら何の対策も打たずに放置することは、会社の責任であると言えます。
また、会社側が定時に打刻だけを指示し、その後引き続き労働させる「カラ残業」も明らかな違法行為であり、大きな社会問題となっています。
打刻データの改ざん
打刻データの改ざんは重大な問題で、従業員が残業代水増しのために行うもの、逆に上司の指示などで実労働時間を少なく書き換えるもの、など態様はさまざまですが、当然いずれも違法です。特に、手書きやエクセルによる打刻では、改ざんが起こりやすいと言えます。
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打刻の問題点への予防策・対応策
打刻のリスクや問題点に対する予防策・対応策について、解説します。
従業員への指導
従業員に対して、打刻の意義と必要性について、改めて説明する必要があります。勤続年数が長い従業員ほど、ルールがなあなあになる傾向があるため、定期的なチェックや説明の場を設けましょう。
また、今までの打刻方法を変更する場合は、新しい打刻ルールについて、全従業員に周知する必要があります。特に、勤怠管理システムを導入する場合は、運用に慣れるまで時間がかかることが予想されるため、問い合わせ窓口を設けることも検討しましょう。
罰則を設ける
不正打刻や改ざんなどは明らかな違反行為であることを改めて認識してもらうため、具体的な罰則を設けることも必要になる場合があります。
ただし、懲戒処分として行う場合は、就業規則等に明記する必要があり、また「1回の打刻忘れで減給する」など過度に重い処分とならないよう注意しましょう。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムを導入することで、打刻忘れや不正打刻、改ざんの防止に繋がり、労働時間の客観的な把握が可能になります。また、勤怠データはリアルタイムで確認できるため、過重労働や遅刻が多い従業員もいち早く検知することができます。
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打刻は勤怠管理システムがおすすめ
適切な打刻は、会社に課せられた労働時間の把握義務を果たすためだけではなく、従業員に安心して働ける労働環境を提供するためにも重要です。今一度、打刻の重要性を認識し、適切な管理体制を整えましょう。
そのためには、打刻が抱えるリスクや問題点を解決できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。打刻忘れや不正打刻の防止、業務効率化、ヒューマンエラーの防止、多様な働き方への対応など、システム導入のメリットは非常に大きいと言えます。
システム選びの際は、会社の規模や勤務形態の種類など、自社の要件に合ったものを選ぶことが大切です。ヨケンの比較ナビをご利用頂くと、数多くの勤怠管理システムの中から、自社の要件にマッチした製品を効率よく探すことができます。
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