勤怠管理と給与計算を一元化するには？おすすめシステムも紹介

勤怠管理と給与計算の一元化は、企業が直面する課題を解決し、効率化を実現するための鍵です。両者の一元化により、日々の業務で煩雑な手続きに追われる人事・労務担当者の負担を軽減し、経営資源をより戦略的な活動に集中させることができます。

しかし、そのためには一元化による具体的なメリットやどのようなシステムを選べばいいのか？という指標を理解しておく必要があります。

この記事では、勤怠管理と給与計算をスムーズに一元化できるシステムの選び方を、両者の定義や目的、一元化により得られるメリットなどを交えて、わかりやすく解説します。

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勤怠管理とは

勤怠管理は従業員の労働時間や出勤状況を記録・管理するプロセスであり、労働生産性の向上と法令遵守を目的としています。勤怠管理は企業の義務であり、正確な管理は従業員の満足度を高め、生産性を向上させることに繋がります。

勤怠管理の目的

勤怠管理の目的は、労働環境の透明性を保ち、従業員の健康と労働生産性を保護することです。厚生労働省のガイドラインによると、正確な労働時間の記録は労働者の健康保護の基本であり、適切な勤怠管理は労働者の心身の負担を軽減します。

勤怠管理の対象と内容

勤怠管理の対象は従業員全員で、内容には出勤・退勤時間、休憩、休暇、残業の記録が含まれます。全従業員の労働時間を正確に把握することで、労働基準法における適切な労働環境が確保できます。

正社員はもちろん、有期契約社員やパート・アルバイト、派遣労働者も当然ながら勤怠管理の対象となります。また、労働基準法における労働時間や休憩、休日の既定が適用されない管理監督者などについても、健康保持の観点から一定の勤怠管理が求められます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは従業員の勤務時間を記録・集計し、勤怠管理を自動化・効率化するツールです。近年はデジタル技術の進化や法令遵守の要請により、手動での勤怠管理から自動システムへの移行が進んでいます。

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給与計算とは

給与計算は従業員の労働時間、給与率、法定控除等を基にして、正確な給与額を算出するプロセスです。この計算は労働者のモチベーション維持と企業の法的責任遂行に不可欠であり、給与計算のミスは従業員満足度に大きく影響します。

エクセルによる給与計算

エクセルを用いた給与計算は小規模な企業や簡単な給与体系に適しており、初期投資を抑えつつ柔軟に給与計算を行えます。手計算のみの給与計算よりは正確であると言えるでしょう。

ただし、エクセルでの計算は複雑な条件や大量のデータを扱うには向いていないというデメリットがあります。また、データの改ざんが比較的容易であり、セキュリティ面でも大きなリスクを抱えていると言えます。

システムを利用した給与計算

システムを利用した給与計算は、大規模なデータや複雑な給与体系を効率的に処理し、計算ミスを最小限に抑える方法です。自動化された給与計算システムは、手動での入力ミスを削減し、計算の正確性と効率を大幅に向上させます。

システム導入により計算ミスや給与計算処理時間の削減が期待でき、ひいては従業員の信頼やモチベーション向上にも繋がります。これは、大規模かつ複雑な給与体系を持つ企業にとって、システムを利用した給与計算が効率と正確性を同時に確保する最適な解決策と言えるでしょう。

勤怠管理と給与計算を一元化するメリット

勤怠管理と給与計算の一元化により、データの正確性が向上し、業務プロセスの効率化が企業全体の生産性を高めます。具体的には、主に以下のようなメリットが期待できます。

• 勤怠情報を元に自動で給与計算できる
• 人事労務部門の負担が軽減できる
• 法改正に対応できる

勤怠情報を元に自動で給与計算できる

勤怠情報を基に自動で給与計算を行うことで、計算過程の透明性が保たれ、給与計算の正確性が大幅に向上します。自動化されたシステムでは勤怠データが直接給与計算に反映されるため、人的ミスによる計算エラーが大幅に削減されます。

人事労務部門の負担が軽減できる

勤怠管理と給与計算の一元化により、人事労務部門の業務負担が著しく軽減され、より戦略的な業務にリソースを割り当てることが可能になります。一元化システムはデータ管理と計算の自動化により、HR部門の手作業を大幅に削減できます。

HR部門の業務が効率化されることにより、人事戦略や従業員エンゲージメントの向上など、他の重要な業務に注力できるようになることが期待できます。

法改正に対応できる

勤怠管理と給与計算の一元化システムは、法改正に迅速かつ柔軟に対応できるため、企業の法令遵守を強化します。システムによらないアナログな管理では、法改正に即座に対応できず、意図しない違法状態が発生するリスクがあります。

システム一元化により、適用法令に基づいた正確な勤怠管理及び給与計算が保証され、労働基準法などの変更に対しても、システム更新を通じて即座に対応することが可能で、法令違反のリスクが低減します。

勤怠管理と給与計算を一元化できるシステムの選び方

勤怠管理と給与計算を一元化できるシステムを選ぶ際は、企業の現在のITインフラ、将来的なスケーラビリティ、そして特定の業務ニーズを考慮することが重要です。適切なシステムを選ぶことで、労務管理の効率が大幅に向上し、企業の運営コストを削減できます。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型とオンプレミス型の選択は、企業のセキュリティ要件、初期投資、運用コストを基に決定するべきです。

クラウド型は初期投資が少なく、スケーラビリティが高い一方で、セキュリティとデータのプライバシーに関しては企業の方針により大きく左右されます。

対してオンプレミス型は、カスタマイズ性とデータコントロールの観点で優れています。ただし、初期コストが高くなりがちで、法改正などへの対応も後手に回るリスクがあります。

自社の他システムと連携できるか

システム選定時には、自社の他のシステムとの連携可能性を確認することで、業務の一貫性と効率を高めることができます。システム間の連携はデータの二重入力を防ぎ、人的ミスを減らすことに直結します。統合可能なシステムを選ぶことで、全体の業務効率が向上し、データの一貫性が保たれます。

他システムとの連携は、業務の無駄を省き、データの正確性を向上させるために重要です。選定時にはこの点を重視し、全体の業務フローをスムーズにするシステムを選ぶことが推奨されます。

経費精算はできるか

勤怠管理と給与計算システムに経費精算機能が含まれているかを確認することで、業務プロセスをさらに統合し、効率化を図ることが可能です。経費精算プロセスの自動化は、従業員の手間を減らし、経理部門の業務負担を軽減します。

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