働き方改革の推進やテレワークの増加などの流れを受けて、急速に需要が高まっている勤怠管理システム。記事をご覧の皆様の中にも、勤怠管理システムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか?

しかし現在、市場にはさまざまな勤怠管理システムが溢れかえっており、その数は優に100を超えます。そのため、選択肢が豊富な反面、「何を基準に選べばよいのかわからない」という声も多く耳にします。

この記事では、そもそもなぜ勤怠管理システムが必要なのか?という疑問を明らかにしたうえで、システムを選ぶ際の比較基準や注意すべきポイントについて、わかりやすく解説します。

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勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、労働者の出勤や退勤、労働時間や残業時間、有給休暇の取得などの状況を管理できるシステムです。

以前は導入費用の高いパッケージ型が主流でしたが、近年はクラウド型の勤怠管理システムが利用できるようになり、初期費用が低くなったため中小企業でも導入がしやすくなっています。勤怠管理システムも100以上のサービスが提供されています。

勤怠管理の目的とは?

勤怠管理をする目的は、「労働基準法や就業規則に基づいた労働時間の管理や給与支払をするため」「長時間労働の未然防止や健康維持管理をするため」です。

会社には、労働基準法などの労働関連法規に則って、従業員を働かせる義務があります。「法定労働時間を超えていないか」「休憩時間は適切か」「賃金は正しく支払われているか」などに留意しなくてはなりません。また、会社には従業員の健康維持に努める義務もあります。長時間労働や休日出勤などにより過重労働とならないよう、日々の労働時間や休暇の取得状況を適正に把握しなければなりません。

このような義務を怠り、賃金未払いや重大な労働災害などを引き起こしてしまうと、労働基準監督署からの是正勧告や罰則の対象となるばかりか、労使トラブルから訴訟案件に発展し、会社の社会的信用は失墜してしまいます。

勤怠管理は誰が行う?

従業員の勤怠管理(労働時間の適正な把握)は、使用者が義務を有しています。個々の従業員に自らの勤怠管理を一任することは認めらていません。そのうえで、会社組織として勤怠管理の実務を担当するのは、「人事・労務部門」になります。

人事・労務部門の主業務としては、日々の勤怠の記録・集計、社会保険の手続き、給与計算などです。労働基準法や労働安全衛生法などの法令をよく理解し、従業員が安心して働ける労働環境を整備する必要があります。比較的小規模な企業においては、労務や経理などの業務を総合的に扱う総務部門が担当される場合もあります。

勤怠管理システムはなぜ必要?

勤怠管理システムが必要である理由は、システムによらない勤怠管理の課題を挙げることで見えてきます。従来の紙のタイムカードやExcelなどのスプレッドシートの勤怠管理では、次のような課題が考えられます。

従来の勤怠管理の課題

従来のアナログな勤怠管理の課題を列挙します。

  1. チェック作業が大変
  2. 毎月の集計作業が大変
  3. 月末にならないと労働時間が把握できない
  4. 資料管理が煩雑
  5. 労働関連法令の改正に対応できない

1. チェック作業が大変

アナログな勤怠管理では、不正打刻や打刻漏れ、打刻忘れを未然に防止することや自動で検知することができないため、チェックも手作業になります。

具体的には、従業員一人ひとりの勤怠表をチェックし、気になる点があれば電話やメールで確認を入れてフィードバックを記録する。そのような作業を、従業員の人数分だけ繰り返さなくてはいけないため、非常に効率が悪く負担も大きくなります。

2. 毎月の集計作業が大変

勤怠管理の担当者は、従業員一人ひとりの勤務時間・残業時間の集計、給与の計算、出張・夜勤手当などの計算、残業や休暇の申請書の取りまとめなどの業務を行います。

特に集計作業は、毎月の給与締め日から支給日にかけて短期集中するため、従業員数が多かったり複数の勤務形態が混在したりすると、担当者の負担は過重になります。

アナログな勤怠管理では、勤怠管理表を取りまとめてから別表に転記し、勤怠実績に応じた給与計算、各種控除処理などを行うことになり、転記ミス・計算ミスといったヒューマンエラーが起こりやすくなります。

3. 月末にならないと労働時間が把握できない

紙やエクセルの出勤簿や稼働表では、リアルタイムで従業員の勤怠状況を把握が困難です。そのため、月次の集計段階になって初めて、上限を超える時間外労働や過度な休日出勤などが発覚することも珍しくありません。

また、有給休暇の取得状況も一元管理することが難しく、年度末になって慌てて取得させようとしても、繁忙期で現実に取得できない事態に陥りがちです。

4. 資料管理が煩雑

アナログな勤怠管理では、申請や承認はすべて紙やExcelベースとなるため、残業や深夜労働、有給休暇の取得のたびに、書類がどんどん増えていき、管理が煩雑になっていきます。

また、シフト制を採用している場合は、月ごとに従業員の希望を取りまとめて、シフト表に落とし込まなくてはなりません。さらに、欠員が生じた場合は、勤務可能な従業員の中から代替要員を探し出して、電話やメールで出勤を依頼することになります。

5. 労働関連法令の改正に対応できない

近年は、働き方改革や社会情勢の変化を受けて、労働基準法や育児・介護休業法などの改正が毎年のようにあります。それに伴い、就業規則を変更や計算方法の見直し対応が必要となります。

しかし、アナログな勤怠管理では、こうした法改正に対してどの部分をどのように変更すべきか分からなくなります。そのため、対応が後手に回り、結果的に違法状態に陥いる恐れがあります。

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勤怠管理システムの導入メリットや効果とは?

勤怠管理システムを導入することで、従来の勤怠管理システムの課題を解決しながら、以下のようなメリットを得られます。

  1. 不正打刻・打刻漏れを削減できる
  2. 集計ミスを削減できる
  3. 労働時間をリアルタイムで把握し、過重労働の防止できる
  4. 残業や休暇申請を効率化できる
  5. コンプライアン違反を防止できる

1. 不正打刻や打刻漏れを削減できる

ICカード(FeliCa)や生体認証(指紋認証、顔認証)による打刻を利用することで、従業員一人ひとりとデータが紐づくため、なりすましによる不正打刻を防止することができます。

また、定時になっても打刻がない従業員にアラートを自動送信することで、打刻忘れや打刻漏れを防止でき、無駄なチェックやフィードバック作業から解放されます。

2. 集計ミスを削減できる

システムで記録された出退勤データは、即座に反映され自動集計されます。従業員個人のデータはIDなどが一意になるため、別の人のデータを誤って転記することも起こりません。 また、残業時間や休日出勤などに対する割増賃金や36協定時間も設定した数値で正しく計算されるためヒューマンエラーが解消されます。

3. 労働時間をリアルタイムで把握し、過重労働の防止できる

日々の勤怠データは、都度更新されるため、管理者は各従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できるようになります。 長時間労働に陥っている従業員や、有給休暇の取得できていない従業員も随時確認できるため、月途中でも個別にケアすることが可能になります。

タイムレコーダーを置けない作業場所や在宅勤務のテレワークでも、PCやスマホから打刻が可能になるため、会社に出社しないと打刻できない状況ではなくなります。また、GPS機能と連動させることで虚偽報告も防げます。

4. 残業申請や休暇申請を効率化できる

残業申請や年次有給休暇申請もワークフローの利用により、申請・承認のステータスがひと目で分かるため、フローが滞ることもなくなり、業務全体のスピードアップに繋がります。また、ペーパーレス化されるため、紙の保存や保管も不要になります。

また、シフト制を採用している企業の場合には、アルバイトスタッフからの希望シフト申請の集計からシフト表の作成まで電子化することで、シフト管理の効率化になります。

5. コンプライアン違反を防止できる

法改正がある場合は、勤怠管理システムベンダーから対応方針の案内があり、どのように対処すべきかも明示してくれます。法対応の漏れもなくなり、どのように対処すべきかも事前に準備できます。

勤怠管理システムを利用することで、近年の年休5日の取得義務のチェックや時間外労働60時間超えの50%割増手当の計算など、業務の効率化もできます。

勤怠管理システムの相場価格・料金費用は?

勤怠管理システムの導入で一番気になるのが、やはりコストでしょう。ここでは、具体的な相場や価格がなぜ異なるのかについて解説していきます。

勤怠管理システムの料金相場

クラウド型の勤怠管理システムは、初期費用は0円、利用料が従業員1人あたり月額200〜400円(税抜)が相場です。最も多いのが月額300円(税抜)になります。(以下の表1を参照)

また、月額300円(税抜)で月額、年額を試算した場合の早見表になります。(以下表2を参照)なお、従業員規模に応じてボリュームディスカウントしてもらえる製品やサービスもあるようなので、サービス提供会社に問い合わせてみると良いでしょう。

月額 代表的な製品・サービス
無料~100円台RecoRu , HROMS勤怠 by IEYASU
200円台ジョブカン勤怠管理 , AKASHI , CLOUZA
勤次郎Smart , スマレジ・タイムカード, kincone
300円台KING OF TIME(キングオブタイム), 勤労の獅子
マネーフォワード勤怠 , リシテア , Touch On Time
Kinnosuke , MINAGINE就業管理 , e-就業OasiS
400円以上ジンジャー勤怠 , Teamspirit
個別見積COMPANY , バイバイタイムカード
TimePro-VG , TIME-3X , OBIC7
表1 勤怠管理システムの料金相場表(IT Forward調べ)
人数規模月額年額
1名300円3,600円
10名3,000円36,000円
30名9,000円108,000円
100名30,000円360,000円
300名90,000円1,080,000円
500名150,000円1,800,000円
1,000名 300,000円 3,600,000円
表2 月額300円(税抜)の人数規模における早見表

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勤怠管理システムはどう選ぶ?

導入を検討するにあたって、これまで勤怠管理システムを導入した企業から「何を基準に選んだのか」をヒアリングした結果をふまえた、7つの比較基準をご紹介します。

  1. 就業規則や運用に則した機能があるか
  2. 従業員や管理者が使いやすいか
  3. サポート体制や支援が手厚いか
  4. 費用対効果が見込めるか
  5. 希望通りの納期を実現できるか
  6. 似たような導入実績があるか
  7. 将来性のあるサービスか

1. 就業規則や運用に則した機能があるか

機能確認するにあたって重要なのは、「何ができるか」ではなく「何をしたいか」という観点です。 どんなに多機能を謳っている製品であっても、自社に必要とされる要件が備わっていなければ意味がありません。まずは自社において必要な「機能」を明確にすることが重要です。

さらに、「今後の労務管理の課題」「未来の会社の働き方」という観点も大切になってきます。勤怠管理システムの導入には予算も時間もかかります。一度導入すると、「やっぱり変えたい」となっても簡単にはいかないことが多いでしょう。 中長期的な目線で、会社の労務管理をどうしていきたいのかを考え、実装しておいた方がいい機能を考えておくことをおすすめします。

2. 従業員や管理者が使いやすいか

勤怠管理システムは、全従業員が毎日利用するため、簡単に使いこなせるは重要なポイントです。 マニュアルを開かないと操作ができなかったり、操作方法について人事担当者へ問い合わせの電話が殺到したり…そんなことが起こっては本末転倒になってしまします。

使いやすさの判断基準は、実際に勤怠管理システムを触ってみて、「直感的に操作できるか」「設定が簡単かどうか」を基準にすることをおすすめします。

従業員だけでなく管理者にとっても、ユーザビリティは重要です。あまりに機能を詰め込みすぎると、管理画面が複雑になり、設定を変更しようにもどこを触っていいかわからない事態に陥ります。 法改正や就業規則の改定が発生した際に、管理者が設定変更できる程度のわかりやすさは必要でしょう。

3. サポート体制や支援が手厚いか

システム導入で分からないことが出てきた場合に、適切なサポートを受けられるのかも重要です。 電話・メール・チャットボットなど、サポート体制は製品によって様々ですが、何かトラブルが発生した際、「なかなか電話がつながらない」「レスポンスが遅く解決できない」といったサポート体制では困ってしまいます。

事前にヘルプデスクに電話をかけてみるなど、スピーディーなレスポンスが受けられるかを確認することをおすすめします。

また、「よくあるQ&A」などのヘルプページの使い勝手も要チェックです。ヘルプページは一般公開されている製品もあるため、導入前にアクセスして、検索のしやすさやページ構成の見やすさなどをチェックしてみることをおすすめします。

さらに、ベンダー担当者との相性も重要です。製品によっては、導入に際して専属の担当者が付く場合があります。「相談しやすいか」「細かい部分をフォローしてくれるか」などは、システムを長く運用していく上で大切な要素となります。

4. 費用対効果が見込めるか

費用対効果の「費用」の部分は料金相場でお伝えしたので、ここでは「効果」について解説します。システム導入の効果は「効率化」と「高度化」で判断することをおすすめします。

「効率化」とは、これまで行なっていた勤怠管理の作業効率をアップさせることです。具体的には、アナログな勤怠管理で発生する手作業による勤怠入力・転記・集計・計算が、システム導入により自動化されることで、大幅に時間短縮され他業務への注力が可能となります。

「高度化」とは、できていなかった広範囲な労務管理を手がけることです。具体的には、長時間労働への注意喚起や、有給取得の勧奨など、情報が一元化されリアルタイムに把握できなければ困難であった労務管理が可能となります。

つまり、「導入前に比べて、どれだけ業務を効率化でき、新たな取り組みを実施できるか」という効果面に対して、初期費用やランニングコストが見合っているかが判断基準となります。

5. 希望通りの納期を実現できるか

勤怠管理システムを使い始めたい時期が決まっている場合は、その時期から逆算して製品を選定する必要があります。 また、スケジュールを考える際は、次の項目にかかる時間も加味する必要があります。

  • 必要な機能を整理する時間
  • オーダーから納期までの日数
  • システムの設定にかかる時間
  • 検証に必要な期間
  • 従業員への教育にかかる時間

また、システム導入に合わせて就業規則の変更を行うケースも珍しくありません。その場合は随時適切なアドバイスを受けられるよう、労働法制に対する知識や経験が豊富なベンダーを選ぶと良いでしょう。

6. 似たような導入実績があるか

似たような導入実績が多いほど、あらゆるケースを経験して製品改良を重ねていると予想されるため、初期トラブルやサポート不備といった、導入リスクを極力減らすことができます。

また、導入を推進する立場で考えた場合、過去の導入実績がしっかりとある勤怠管理システムの方が、社内稟議を通す際にスムーズに進みやすいというメリットもあります。

7. 将来性のあるサービスか

勤怠管理システムは、一度導入すると何年にも渡って使うことになるため、製品の将来性と拡張性も判断基準のひとつです。

「将来性」については、導入実績だけでなく、導入ユーザー数の伸び率を見ると分かります。多くのユーザーから選ばれていることは、サービス内容が充実している証拠。そして、多くのユーザーからのシステム利用料を元手に新機能への技術開発へ投資が可能になります。

よって、ユーザーの声を反映した新機能が過去どれくらいの頻度で追加されているかも、将来性を見極める上でのチェックポイントとなります。

「拡張性」については、外部アプリや同社ソフトウェアとの連携がスムーズがどうかをチェックしましょう。

勤怠管理システムには、「API」という外部ソフトとやりとりする窓口のような機能があります。このAPI機能が充実していると、より多くのソフトウェアとの連携が可能となり、「別途開発しなくて済む」「セキュリティの向上」「最新情報を取り込める」など、多くの恩恵を受けられます。

勤怠管理システムはどこがいい?

導入方針が決まり、個別具体的なシステム選定に入る際によく耳にする疑問をまとめました。

従業員規模(中小企業~大手企業)による違いはある?

勤怠管理システムは、労働基準法に準拠する必要があるため、中小企業(小規模)から大手企業まで求められる標準の機能は同じです。 ただし、大手企業は法の基準よりも従業員に手厚い独自の就業規則や運用が多くある場合があるため、求められる機能もバリエーションに富んだものになります。

また、中小企業では年に数件しか発生しない例外作業が、人数の多い大企業になると月に数十件になります。月に数十件となるとシステムで効率化したいニーズが発生するため、大企業の場合は、例外処理にも対応できる機能が求められるでしょう。

業種(製造業・建設業・介護業・派遣業・運送業・・)による違いはある?

業種によっても求められる要件が異なるため、製造業、建設業、運送業、介護・保育・医療機関、小売業・サービス業・飲食店など業種特化のシステムもあります。

具体的な例としては、「運送業のシステムは、勤怠データがドラレコの運行情報とリンクしている」「小売業・サービス業・飲食店のシステムは、シフト作成・管理機能が充実している」などが挙げられます。

以下の記事では、業種別のおすすめシステムを紹介しています。

>>小売・サービス・飲食業に最適な勤怠管理システムおすすめ8選
>>運送業に最適な勤怠管理システムおすすめ7選
>>建設業に最適な勤怠管理システムおすすめ5選
>>製造業に最適な勤怠管理システムおすすめ5選
>>介護業に最適な勤怠管理システムおすすめ9選
>>派遣業に最適な勤怠管理システムおすすめ11選

業務効率化の対象範囲をどこまで含める?

製品の中には、勤怠管理機能の他にシフト管理、工数管理、人事管理、給与計算、経費管理などの機能がオールインワンパッケージとして提供されているものもあります。

また、こうしたさまざまなシステムソフトが同じ会社からリリースされている場合は、相互のシステムを連携させることで、全体的な業務効率をアップさせることも可能です。

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勤怠管理システムはいつ導入すべき?

いつから導入・運用を始めても問題ありません。業務の効率化を少しでも早く実現したいのであれば、導入スケジュールから逆算して早めに動くことをおすすめします。

なお、強いて導入時期を挙げるのであれば、36協定や有給の始期となる年度の始まりが良いでしょう。また、同じような理由から、変形労働時間制やフレックスタイム制などを新たに導入する予定があるならば、システムの導入時期もそれに合わせても良いでしょう。

勤怠管理システムの導入を失敗させないために

まずは、何を実現したいかを明確にし、システムに求める要件を事前に洗い出すことが重要です。また、就業規則や制度運用の見直しを入れ替えのタイミングで再検討することも重要となります。

勤怠管理システムは日々進化を続けており、膨大な数の製品が市場を賑わせています。その中からどの製品にどの機能が備わっているかを一つ一つチェックしていくのは、途方もない時間を必要であり現実的ではありません。

「要件定義からできる勤怠管理システムの選定比較サイト」は、自社に必要な要件を備えている勤怠管理システムを、無料で比較検討できるサイトです。ぜひシステム選びに活用してみてください。さい。

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