休暇届の書き方をわかりやすく解説【無料テンプレート付き】

• 「従業員から提出された休暇届、理由が『私用』とだけ書かれているけど、本当に承認していいの…？」
• 「休暇届の保管期間って、いつまで？そもそも、紙で管理し続ける必要があるの？」
• 「休暇届ってどう書いてもらえばいいの？」

——こんな疑問をお持ちの経営者や管理者の方も多いのではないでしょうか？

休暇届は、従業員の休暇取得状況を把握し、適切な労務管理を行う上で非常に重要な書類です。しかし、その運用方法を誤ると、従業員との信頼関係を損ねたり、最悪の場合は労務トラブルに発展したりする可能性も秘めています。

この記事では、休暇届の位置づけや保管期間、具体的な理由別の書き方、実務上の疑問まで、わかりやすく解説します。無料でダウンロード頂けるテンプレートファイルもご用意しましたので、ぜひご活用ください。

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休暇届とは

休暇届とは、従業員が休暇を取得する際に、会社に対して事前に、または事後速やかに提出する書類です。休暇届は、従業員の休暇取得状況を会社が正確に把握し、労務管理を適切に行うことを目的としています。

休暇届の目的

休暇届の主な目的は、企業が従業員の休暇状況を正確に把握し、業務に支障が出ないよう適切に管理することにあります。加えて、休暇取得の記録を残すことで、従業員の権利行使と企業の義務履行を明確にする目的もあります。

• 勤怠管理の適正化：休暇の取得状況を記録し、企業全体の労務状況を管理する
• 労働法規の遵守：年次有給休暇の取得義務（労働基準法第39条）など、法律で義務付けられている休暇の適正管理が求められる
• 業務の円滑な進行：休暇による欠員を想定し、業務分担やシフト調整を行うために必要

休暇届の保管期間

企業における休暇届の保管期間は、法律で明確に定められているわけではありません。ただし、労働基準法第109条では「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間（経過措置により当面は三年間）保存しなければならない。」と定められています。

この規定を基準に考えるのであれば、3年間は保存しておくのが無難でしょう。休暇届の保管期間の起算日は、その休暇の最後の日とするのが一般的です。

近年では、紙ベースではなく電子申請・クラウド管理を導入する企業が増えており、長期的なデータ保管が容易になっています。デジタル管理を導入することで、検索性やセキュリティ面でもメリットが得られ、より効率的な勤怠管理が可能となります。

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休暇届のテンプレート

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休暇届の書き方

休暇届の書き方は、会社によって定められた書式がある場合はそれに従い、特にない場合は必要事項を明確に記載することが重要です。休暇理由は詳細に書かせる必要はありませんが、会社が状況を把握できるよう、ある程度の具体性を持たせることが望ましいです。

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休暇届に記載すべき必須事項

休暇届には、休暇の種類や取得期間、申請者の情報など、企業が休暇を管理するために必要な情報を記載する必要があります。

主な記載項目とその理由

必須項目	理由・根拠
氏名・所属部署	申請者を特定し、管理するため
休暇の種類	慶弔・傷病・その他休暇などを明確にするため
休暇の期間	業務の調整や引き継ぎなどのため
理由（必要に応じて）	休暇の取得要件と照らし合わせるため
緊急連絡先	休暇中の業務連絡のため（必要に応じて）

これらの項目を記載することで、会社は誰が、いつからいつまで、どのような理由で休暇を取得するのかを正確に把握できます。

休暇届の理由の例文

休暇届の理由は、必要に応じて簡潔かつ適切な表現で記載してもらうことが重要です。以下に、一般的な理由ごとの適切な記載例を示します。

体調不良の場合

「体調不良のため、○月○日から○月○日まで休暇を取得いたします。」

体調不良を理由とする場合は、「私傷病のため」または「体調不良のため」と簡潔に記載すれば十分で、詳細な病状まで書かせる必要はありません。病状は個人のプライバシーに関わる情報であり、慎重な取り扱いが求められます。

なお、長期間欠勤する場合は診断書の提出を求めることもあります。また、事前に予測できない体調不良の場合、休暇届の提出が間に合わないこともあるため、事後申請を認めるのが一般的です。

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通院の場合

「定期検査による通院のため、〇月〇日（〇曜日）の午前/午後に休暇を取得いたします。」

通院を理由とする場合は、「通院のため」と記載し、必要に応じて病院名や診療科名を添える程度で十分です。通院の理由も、体調不良と同様に個人のプライバシーに関わる情報であり、過度な干渉は控えましょう。

冠婚葬祭の場合

「〇〇（続柄）の葬儀のため、○月○日に休暇を取得いたします。」

冠婚葬祭を理由とする場合は、「結婚式出席のため」「親族の葬儀のため」など、完結な内容と対象者との続柄を記載します。多くの企業では、慶弔休暇の制度があり、続柄によって取得日数が異なることがあるため、要件の確認のためにも必ず記載してもらいましょう。

なお、慶弔事は事前に分かっている場合が多いため、業務の調整や引き継ぎをスムーズに行うためにも、早めに休暇届を提出してもらうよう、働きかけましょう。

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私用の場合

「私用のため、○月○日に休暇を取得いたします。」

私用を理由とする場合は、「私用のため」と記載しても問題ありません。ただし、会社によっては、緊急時の対応のため、ある程度の詳細を求める場合もあります。

なお、労働基準法が定める年次有給休暇について、会社が取得理由を聞くこと自体は違法ではありません。ただし、取得理由によって（例：私用はNGなど）取得を拒否することは、認められず違法となるので注意が必要です。

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