病院・医療機関においては、現場の緊張感と多忙さの中で、医師や看護師のシフト管理や時間外労働の記録など、さまざまな勤怠管理に課題を抱えています。
この課題を解決するには、勤怠管理システムを導入することが不可欠で、労働時間の計測、シフトの作成、打刻の管理などが飛躍的に楽になります。さらに、法令遵守を確保し、業務効率を高めることも可能です。
本記事では、医療業の勤怠管理で求められるシフト作成機能や多様な打刻方法、様式9の作成機能など、選択のポイントをわかりやすく解説します。さらに、具体的なおすすめ製品10選もご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間、休日、残業時間などの勤務状況をデジタルで管理するシステムのことを指します。勤怠管理システムにより、労働時間の適切な管理と給与計算の正確性が保たれ、企業にとっては人事労務コストの削減に繋がります。
勤怠管理システムの必要性と目的
勤怠管理システムによる労務管理業務の自動化により、人為的なミスを防ぎ、正確な勤怠状況の把握と適切な給与計算が可能となります。
適切な労働時間管理は、従業員の健康維持と企業の生産性向上に欠かせません。また、過重労働の防止、法令遵守、社員の公平な評価にも繋がります。
勤怠管理システムの主な機能としては、出退勤時間の管理、シフト管理、残業時間の計算、休暇の申請・管理、給与計算などがあります。これらは全て、人事労務の効率化と精度向上を目的としています
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病院・医療機関における勤怠管理の課題
病院や医療機関では、シフト管理の複雑さ、宿直や夜勤の多さ、法令上の制限など特有の課題が存在します。これらの課題は、一般的な企業よりも勤怠管理を困難にする要因となっています。
シフト管理が大変
病院・医療機関では、24時間365日の診療体制を維持するため、複雑なシフト管理が求められます。そのため、管理が煩雑になりがちで、適切な人員配置が難しい状況が続いています。
また、法令により、医師の宿直は週1回までと定められています。これを遵守しながら適切なシフトを作成するのは難易度が高いです。診療報酬の算定には特定の人員配置が必要となります。それを考慮した上でのシフト作成は、システムなしでは非常に困難です。
労働時間の把握が難しい
病院や医療機関では、医師や看護師などが各自の診療・看護業務に専念しているため、正確な労働時間の把握が難しくなっています。特に病院では、過労による医療事故の防止などのため、リアルタイムに労働時間を把握することが重要となります。
労働時間を把握するためには、各個人の打刻が必要ですが、忙しい現場ではこれが難しくなることがあります。改善策としては、自動的に時間を計測できるシステムの導入が考えられます。
宿直や夜勤が多い
病院では、24時間体制を維持するために宿直や夜勤が多くなります。そのため、労働時間が長くなりがちであり、これを適切に管理することが求められます。特殊な勤務形態である宿直や夜勤を管理するには、対応する機能を備えたシステムが必要です。
宿直勤務は、労働基準監督署の許可を受ければ、その範囲内で労働時間に関する規制が適用外となります。ただし、この許可を受けていない場合は、原則どおりの時間外割増賃金等が発生するため、注意が必要です。
様式9の作成が煩雑
「入院基本料等の施設基準に係る届出書添付書類（いわゆる様式9）」は、入院基本料などの請求のため、施設基準の届け出や日常管理を記録した書類です。
「様式9」には、病棟の看護師等の日々の勤務時間数を記載する必要がありますが、手作業による「様式9」の作成は、入力ミスや転記ミスが発生しやすくなります。
残業や休暇の申請・承認に時間がかかる
申請・承認フローが紙ベースの場合、時間がかかるだけでなく、申請の見落としや紛失もありえます。現状の申請・承認フローは紙ベースが多く、承認者が不在の場合などには時間がかかります。
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病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するメリット
シフト管理の効率化からリアルタイムな労働時間の把握、申請・承認フローの簡素化まで、勤怠管理システム導入により解決できる課題は多岐に渡ります。
シフト作成が楽になる
特定の人員配置が必要な医療業界では、シフト作成が難しいものですが、システム導入により、これが簡易になります。システムによるシフト作成は、手作業に比べて効率的です。また、人員のバランスを見ながら自動でシフトを作成することも可能となります。
勤怠管理システムとシフト管理システムを連携させることで、更なる効率化が期待できます。また、シフトの変更もスムーズに行うことができます。
労働時間がリアルタイムで把握できる
勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムで労働時間を把握できます。管理者が一元化された勤怠データを適宜確認できるため、適切な労働環境を維持することが可能となり、法的リスクを防ぐこともできます。
一部の勤怠管理システムでは、労働時間が一定以上になるとアラートを発する機能があります。これにより、過重労働や法定上限の超過を未然に防ぐことができます。
多様な勤務形態に対応できる
病院・医療機関では様々な勤務形態がありますが、勤怠管理システムは通常勤務とは異なる勤務形態にも対応可能です。ただし、一部の製品では変形労働時間制などの設定ができない場合もあるため、事前に機能の確認が必要です。
様式9の作成が簡単にできる
勤怠管理システムの中には、「様式9」の作成に対応した製品もあります。医療機関特化型のこうした製品を導入することにより、「様式9」の作成業務が格段に楽になります。
申請・承認フローを効率化できる
勤怠管理システムを導入することで、残業や休暇の申請・承認フローが効率化されます。システムを用いて申請・承認フローを効率化することで、迅速かつ確実な申請・承認が可能となります。また、履歴管理も容易になります。
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病院・医療機関の勤怠管理システム選びのポイント
ここでは、実際に病院や医療機関が勤怠管理システムを選ぶにあたって指標とすべきポイントをご紹介します。
シフト作成機能は充実しているか
医療機関の複雑なシフトを効率的に管理するために、シフト作成機能が必要となります。シフト作成機能の選択基準としては、複数のシフトパターンを登録できるか、シフト変更の申請や承認の流れがスムーズに行えるかなどがあります。
具体的なシフト作成機能としては、自動シフト作成機能が挙げられます。これは、事前に登録したシフトパターンに基づいて、自動的にシフトを作成する機能です。また、個々の職員の希望や休暇の予定を考慮に入れたシフト作成も可能なシステムも存在します。
多様な打刻方法を備えているか
医療機関では、現場の業務形態や設備に応じて、様々な打刻方法が求められます。例えば、指紋認証、ICカード、スマートフォンやタブレットを用いた打刻などがあります。これらの多様な打刻方法に対応したシステムを選ぶことで、より効率的な勤怠管理が可能となります。
打刻方法を選ぶ際には、現場の業務内容やスタッフの数、セキュリティニーズなどを考慮する必要があります。例えば、多数のスタッフがいる場合や、業務上、端末に触れることが難しい場合は、ICカードやビーコンによる自動打刻が適しているでしょう。
様式9の作成機能はあるか
様式9の作成支援機能を備えた勤怠管理システムは多くはありませんが、医療機関特化型の製品であれば、在院時間を自動計算して作成してくれる機能などが備わっており、作成業務を効率化してくれます。
ワークフロー機能はあるか
ワークフロー機能は、勤怠管理における各種申請や承認の流れを自動化するために必要です。休暇申請や残業申請、シフト変更申請などのワークフローを効率的に行うために、この機能が装備されているシステムを選びましょう。
ワークフロー機能を選ぶ際には、引き上げ承認や複数承認など施設ごとの運用ルールを反映させられるかどうかを確認しましょう。また、申請や承認の流れが視覚的にわかりやすく表示される、通知機能が充実しているなどの点も重要です。
医師の働き方改革「2024年問題」への対応
2019年度から、36協定締結時の時間外労働の設定につき、罰則付きで上限が設けられました。ただし、医療業は医療サービスの安定した供給の必要性や見直しに時間を要するなどの理由から、その適用が猶予されてきました。
しかし、2024年度からは、医療業にも時間外労働の上限が適用されることになっています。具体的には、医師の経験年数や医療機関の特性に応じて、3つの水準が設けられ、たとえば「A水準」では年間で960時間以下、月間では100時間未満（休日労働含む）が上限となります。
また、「B水準」「C水準」に該当する場合は、勤務間インターバルの確保も義務となるため、これらの上限やインターバル時間の設定が可能なシステムを選ぶことをおすすめします。
ビーコンを活用した勤怠管理システムも
ビーコンは、Bluetoothを使った近距離通信技術の一つで、特定の場所でスマートフォンやタブレットなどの機器と自動的に通信を行うことができます。
ビーコンを勤怠管理に利用すると、職員が特定のエリアに入退室したときに自動的に打刻ができます。これにより、手間を省くとともに、打刻忘れの防止にもつながります。
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おすすめの病院・医療機関向け勤怠管理システム10選
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、クラウド型勤怠管理システムで、業界トップシェアと20年近い実績を誇ります。導入企業も、小売業、飲食業、サービス業、建設業、製造業、運輸業など、あらゆる業種に渡っています。
「KING OF TIME」は、あらゆる業種や働き方に対応できるよう、ICカード打刻や生体認証打刻など、多彩な打刻方法を備えています。また、サポート体制も充実しており、導入時だけではなく、運用開始後も専門のスタッフによるサポートを受けられます。
なお、「KING OF TIME」は自社製品としての販売だけでなく、「Touch On Time（株式会社デジジャパン）」や「freee勤怠管理Plus（Freee株式会社）」など、さまざまな企業に対してOEM製品として提供されています。
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
「ジョブカン勤怠管理」では、出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理などの機能を自由に組み合わせて利用できます。
そのため、不要な機能に費用を払うことなく自社に合った機能を選ぶことができます。変形労働やフレックス制などの多様な勤務形態に対応可能で、GPS機能を備えています。
無料プランではすべての機能が30日間無料で利用できるため、導入前のトライアルに適しています。選べる機能についても、月ごとに柔軟に変更できます。
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
「jinjer勤怠」は、「人事業務をラクに、シンプルに」をスローガンに、バックオフィス業務の効率化を支援するクラウドサービスのうちの勤怠管理システムです。パソコン、スマートフォン、タブレットだけでなく、AppleWatchからも打刻が可能な点が特徴のひとつです。
また、GPS機能で打刻した場所を確認したり打刻時にカメラを起動したりといった方法で、不正打刻を防ぐこともできます。さらに、ChatWorkやSlackといったビジネスチャットツールと連携した打刻により、既存ツールを活用したスムーズな導入も可能です。
AKASHI（ソニービズネットワークス株式会社）
「AKASHI」は、ソニービズネットワークス株式会社が提供する勤怠管理システムです。システム全体としては、コストパフォーマンスに優れている点が魅力です。初期費用無し、月額2,200円(税込)から出退勤時刻の打刻や勤怠データの集計ができます。
また、より上位のプランを選択すると、ワーフクローやテレワークの勤怠状況可視化など、様々な機能が利用できます。30日間の無料トライアル制度も用意されており、無駄なコストを掛けずに必要な機能を明確化できます。
HRMOS勤怠 by IEYASU（IEYASU株式会社）
「HRMOS勤怠 by IEYASU」は、20,000社以上の導入実績があり、無料でICカード打刻、残業アラート、申請承認などの機能が、人数制限・期間制限なしに利用できます。
スマートフォンから簡単に打刻が可能で、管理者はリアルタイムで勤怠を確認できます。また、36協定に基づき労働時間を設定し、残業が発生した際にメールあるいは画面上にアラートを表示させることができます。
RecoRu(レコル)（中央システム株式会社）
「RecoRu（レコル）」は、中央システム株式会社が提供する、使いやすさと導入のしやすさを追求した勤怠管理システムです。
シンプルで使いやすい画面設定だからこそ、マニュアル不要で使えるため、導入負担が軽減できます。また、Slackと連携させることで、打刻だけでなく出退勤状況の共有も可能となります。
マネーフォワードクラウド勤怠（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワードクラウド勤怠」は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。在宅勤務やお弁当の回数など、任意項目を自由にカスタマイズでき、シフト管理や有休管理機能も備えています。
また、人事管理や給与、社会保険など、同社の「マネーフォワードクラウド」シリーズの製品とのシームレスに連携可能である点も特徴です。
CWS（インフォコム株式会社）
「CWS（Change Work Style）」は、インフォコム株式会社が提供する勤怠管理システムです。インフォコム株式会社は、病院・医療機関に特化した業務システムを30年に渡って手掛けてきた実績があります。
機能としては、電子カルテ端末全台に相乗りし、どの端末からでも利用が可能であるほか、既存の看護勤務システムからのデータ連携も可能です。また、「様式9」の作成支援や「2024年問題」にも、対応しています。
Vicsell（ヴィクセル）勤怠管理（株式会社SCP.SOFT）
「Vicsell（ヴィクセル）勤怠管理」は、株式会社SCP.SOFTが提供する、パッケージ型勤怠管理システムです。9,999通りのシフトマスタが作成可能であり、部署毎に関係するシフトのみを登録してシフト作成を効率化できます。
また、電子カルテとの連携や「様式9」の出力にも対応しているほか、パッケージ型であるため、柔軟なカスタマイズやオプションの設定が可能です。
ADVANCE勤怠クラウド Hospital Edition（関彰商事株式会社）
「ADVANCE勤怠クラウド Hospital Edition」は、関彰商事株式会社が提供する、病院・医療機関向けの勤怠管理システムです。パブリッククラウド版のほか、プライベートクラウド版、オンプレミス版から導入方法を選べるのが大きな特徴です。
「様式9」の出力機能や、看護・介護支援システムとの連携機能を備え、有休管理や勤務間インターバル設定など、法改正にもしっかり対応しています。
病院・医療機関向けの勤怠管理システム選びに迷ったら
病院や医療機関の勤怠管理システム選びには、シフト作成機能の充実度、多様な打刻方法、「様式9」の作成支援、各医療システムとのデータ連携など、さまざまなチェックポイントがあります。
これらを一つ一つの製品を見ながらチェックしていくのは、大変な労力がかかります。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」は、病院・医療機関に必要な要件を満たした勤怠システムの中から、自社に最もマッチングする最適な勤怠システムを提案します。
どのシステムがよいか分からない、勤怠システムの特徴がわからない、と悩んでいる方はぜひ活用してみてください。
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