「残業申請はおかしい」と言われないためのルールづくりとは

働き方改革により、残業時間の上限規制や違反した場合の罰則などが明確化され、長時間残業を抑制するために残業申請制を導入する会社が増えています。

しかし、従業員側から「残業申請はおかしいのではないか？」という声が挙がるケースも珍しくありません。こうした意見に対して、会社からの説明があいまいであると、申請がなあなあになり制度が形骸化しかねません。

本記事では、残業申請制の必要性やメリット、正しく運用していくためのポイントについて、わかりやすく解説します。

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残業申請はなぜ必要？

2019年4月に労働安全衛生法が改正され、従業員の労働時間を客観的に把握するよう、各企業に義務付けられました。残業は本来、上長からの命令に基づいて発生するものですが、現実的にはすべての部下へ個別で残業を命じるのは困難です。

とは言え、すべて従業員の自由に残業をさせてしまうと、労働時間の管理を放棄する結果となり、大きな悪影響を及ぼします。たとえば、既に担当している業務が就業時間内に終わっているにもかかわらず、残業代を稼ぐためのいわゆる「生活残業」を行う従業員も出てきます。

依然として長時間労働をポジティブに捉える職場風土の下では、人事評価でプラス評価を得られるという点も、従業員にとっては好都合と受け取られてしまいます。

一方で、単に「残業を禁止」するだけでは、実際に残業が必要な状況になった場合に、サービス残業を生む原因ともなります。

こうした問題点を解決するために、明確な手続きによって使用者が残業の実態を正確に把握できるようにすることが、「残業申請」の目的です。

残業申請のメリット

残業申請のルール化は、従業員と企業双方に以下のようなメリットをもたらします。

• 生産性が向上する
• 残業時間が削減できる
• 従業員のメンタルヘルスが改善する

生産性が向上する

残業申請により、上長は「申請者は本当に残業が必要なのか」「担当させた業務量は適切だったか」といったことが判断できます。よって、業務担当や業務量の見直しができ、より効率の良い業務の割り振りが可能となります。

従業員側も「残業をする正当な理由」が必要になり、所定時間にだらだらしたり雑談のために社内に残って残業を主張したりといったことがなくなります。また、タスク管理や業務の優先順位付けなど、業務を効率的に進めるための工夫を重ねるようになります。

残業時間が削減できる

従業員の間に「基本的に残業はしないもの」という意識が浸透することで、所定労働時間内に業務を終わらせようとする従業員が増えます。

上長も、なるべく残業を発生させないよう、案件の進捗状況把握や業務体制の再整備などを行うことで、全体の残業時間の削減につながります。

また、所定労働時間を超える労働に必ず「残業申請」というフローが加わることで、いわゆる「サービス残業」を強いられる不安から解消され、従業員も安心して働くことができます。

従業員のメンタルヘルスが改善する

残業申請をルール化することで、申請が多く結果的に長時間労働に陥っている従業員を把握できるため、いち早く対処できるようになります。

疲労が溜まると、記憶力・判断力・集中力が低下し、ケアレスミスや人間関係での衝突が増えます。悪化すると、不眠症や食欲不振などを招くため、メンタルヘルスの不調に悩む従業員に対しては早期発見・早期対応が肝要です。

残業申請のルール化で、従業員の労働時間を把握することで、過重労働の兆候が見られる従業員に対して業務量を調整したり休暇を勧奨するなど、メンタル不調になる前に早期に個別ケアが可能となります。

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残業申請のデメリット・注意点

残業申請には、制度そのもののデメリットというより、運用上陥りやすい以下のような落とし穴がある点に注意が必要です。

• 残業申請が形骸化する
• 残業代削減だけが目的になる

残業申請が形骸化する

上長が「本当に残業が必要か」「業務量が適切か」といった意識を持たないと、残業申請が形骸化する可能性があります。申請された内容を無条件に承認する運用では、労働時間の客観的な把握ができているとは言えません。

また、申請手続きが必要以上に複雑なステップを踏まなくてはならない場合、申請が面倒になってルール違反やサービス残業が発生する恐れもあります。

残業代削減だけが目的になる

会社が残業代削減だけを目的に申請制度を導入すると、本当に残業が必要な場合でもなかなか認めないという運用になりかねません。

こうなると、直面する残作業を片付けるために許可がなくとも残業せざるを得なくなり、結果的に持ち帰り業務やサービス残業につながってしまうことになります。

トラブルにならないための残業申請ルールづくり

ここまでのメリットや注意点を踏まえると、残業申請は恣意的な運用、形骸化につながらないよう、事前のルール作りが重要だということが分かります。

申請ルートを明確にする

シンプルな申請ルートの確立が重要です。複数の方からの許可が必要な申請フローでは、ルール違反やサービス残業が発生する確率が高くなります。上長と人事労務担当者のみに絞るなど、残業申請をしやすい体制を整備しましょう。

また、残業申請の起点を決めておくことも重要です。基本的には、従業員から申請を受けて情緒付が許可をするという形式ですが、上長が残業指示を出す場合もあることを明記しておきましょう。

部署ごとで申請・承認とするのか、エスカレーションする場合はどこまで申請させるかも重要ですが、申請ステップはなるべく少ないのが望ましいと言えます。

承認の基準を明確にする

部署ごとに申請をおこなう場合は、部署によって承認の基準がばらつかないよう注意しましょう。

「納期が逼迫している」「システム障害復旧対応のため」など、ある程度具体的なケースを明文化しておくと、運用しやすくなります。

申請期限と事後申請のルールを明確にする

残業申請は事前申請が原則で、当日の所定労働時間内に申請を提出するよう、周知しておきましょう。

ただし、事後申請を一律却下とするのも非現実的です。「顧客からの要望に対する応対」「機器トラブルのための緊急対応」など、やむを得ない事情がある場合の承認基準も決めておくことをおすすめします。

黙示的指示とならないよう注意

黙示的指示とは、使用者が具体的な指示をしたわけではないものの、労働者が指示を受けたと思わざるを得ない状態を指します。

基本的に、残業申請ルールに従わず従業員が勝手に行った残業に対しては、申請しなかったことに合理的な理由がない限り、会社は残業代の支払いを拒否できます。

ただし、具体的な残業指示もなく、残業申請が行われていなくても、以下のような場合は、残業することについて上長から黙示的指示があったものとして残業代の支払いは免れません。

• 明らかに所定労働時間内に終わらない業務を与える
• 日々残業することが前提のノルマを課す
• 残業をしないことが、人事評価においてマイナス査定となる

評価制度の見直し

従業員の中には、残業代込みで生計を立てており、実際の進捗に関係なく残業する、いわゆる「生活残業」を行っている人もいます。この場合、残業申請制の導入に強く反発する可能性も出てきます。

そこで、「残業することなく業務効率を上げる」ということを、人事考課や賞与の査定などにおいて積極的に評価する仕組みを作ることも併せて検討しましょう。

残業申請についてよくある質問

残業申請に関して、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

残業申請は勤怠管理システムが有効

残業申請制は、生産性向上やワークライフバランス改善など、メリットも多く、労働時間の管理という面からも必要性が高いです。ですが、申請手続きが複雑だと、申請作業に時間を多く割かなければならず、残業申請が形骸化する可能性が高くなります。

申請ワークフロー機能を備えた勤怠管理システムを導入すると、申請手続きを簡略化でき、各従業員の残業時間もリアルタイムで把握できます。

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