多くのパートタイムの従業員を抱えている職場では、シフト管理は非常に大変です。職場によっては調整がうまく出来ずにシフト作成だけで数日かかってしまう事もあるでしょう。
この記事ではシフト作成の手間を減らし、効率よくシフトを作る作り方を紹介します。
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シフト管理とは
シフト管理とは、従業員の出勤時間、出勤日などを管理する事です。出勤する従業員の数が多過ぎると、仕事が楽にはなりますが、人件費がかさんでしまいます。
逆に従業員の数が少ないと、人件費を安く抑える事が出来ますが、人手が少ないために仕事量を少なくしてしまうという機会損失に繋がります。シフト管理はパートタイム勤務の多い店の経営において、最も重要な事だと言えるでしょう。
役割
シフト管理は定時に社員全員が出勤して、一斉に退勤するような一般のオフィスワークではあまり行われません。
業務をなるべく長い間継続しておきたい工場や、パートタイム勤務の多いサービス業などの職場でシフト管理をする事が一般的です。
なるべく少人数で仕事をするように出来ればいいのかというとそういうわけではなく、出勤している人数が少な過ぎると機会損失をする事があります。
例えば、ランチタイムだったのに忙しすぎて、テーブルの片付けなどが出来ず回転がうまくいかなかったりとか、従業員の数を減らす事で取りこぼしてしまった利益が機会損失です。
他にも商品の注文を受け付けるコールセンターの場合、人が少なすぎて電話が繋がらないとお客さんを逃すという事になってしまいます。
仮にうまくいったとしても、従業員の疲労が大きくなり離職に繋がってしまう事もあるでしょう。
このような事にならないように、忙しい時間帯はいつなのかを予測し、何人いれば問題無いのかというのを事前にしっかり予測しておかなければなりません。
これをはずしてしまうと、人件費が無駄に重なってしまいますが、人が少なすぎても機会損失になってしまいます。
パートタイムが多い職場の運営においてシフト管理は、利益を左右する最も重要な仕事だと言えるでしょう。
従業員の希望と店の事情をいかに近づけるか
パートタイムでやってくる従業員は、パートタイム希望である事情がそれぞれあります。
ある人は、主婦で子供が保育園に行っている間だけという人もいれば、学生で授業の合間に働きたいという人もいるでしょう。
このようなそれぞれの希望を考慮して、店の忙しい時間帯とマッチするかどうか採用の段階でしっかり見極めておかなければなりません。
店の都合だけを考えると、多くの人を採用して、店が都合の良いように適正な時間に配置していく、というのが理想ではありますが、従業員も生活があるのであまりうまくはいきません。
人によってはこの職場でがっつり入りたいと思っていても、あんまりシフトに入れてないと他に仕事を見つけられてしまいます。
パートタイム勤務の従業員の場合は、離職の他に掛け持ちで他のパートタイムの仕事を見つけられてしまう事も人材の喪失だとも言えるでしょう。
特に近年では、パートタイムでサービス業で働くのは不人気な職種となっており、なかなか思うように人材は集まりません。
外国人留学生しかいないという店もよく見かけるのではないでしょうか。
シフト管理のコツ
シフト管理は慣れないと作るのが大変ですが、コツを掴むと簡単に作る事が出来ます。ではどのような手順で作成すれば良いのでしょうか。
シフト管理の手順
シフト管理の場合は、まず従業員から希望を聞く必要があります。採用の時に、あらかじめどの時間帯に出れるか聞いておくとスムーズです。
忙しい時間帯は必ず出勤しなければならないというルールを作ってしまうのはあまり望ましくありません。というのは従業員からすれば、パートタイム勤務で働ける場所は数多くあり、来いと言われても行かずにそのまま辞める事が出来るからです。
そのため、アメとムチで言うと、ムチを与えるというのはあまり有効ではなく、忙しい時間帯の勤務は時給を上げたり、特別なまかないなどを支給したりなどといったアメの方が有効です。
シフト希望の時間を聞くと同時に、前年のデータや気象や、周囲の社会の事情などから売り上げ予測を立てます。
その際にどの時間帯に何人必要なのかを考えておきます。その人数と従業員の希望を出来るだけマッチしてシフトを作成します。
この時のコツは従業員は駒ではなく人間だということを忘れないようにしないことです。例えば予測していた売上に対して必要な人数が例えば12時から3時の間で3人だったとします。
しかし、この時間に出勤したいという人が4人いたとするとどうでしょう。3人で良いはずなので、1人切ると考えてしまいがちですが、切られた1人も生活があるのでシフトに入る日数が少なくなると他に仕事を始めることでしょう。
そうなってしまってはせっかくの人材を失ってしまうのであえて人数を増やして4人にするというのもひとつの選択肢です。
売上予測はあくまで予測なので思ったより忙しい時もあれば暇な時もあります。また、シフトを管理している店長やマネージャーが人数が多い日に休みを取るという事も出来ます。
このように従業員のシフト希望に合わせて柔軟に対応するようにしましょう。出来るだけ従業員の希望に合わせた方が、人材の確保にもなり、店のレベル向上にも繋がる事でしょう。
しかし、中には休みが増えてラッキーと考えている人もいるので、どのような事情があって仕事に対しての考え方を持っているのかしっかり把握しておく必要があります。
例えばフリーターだとがっつり稼ぎたいはずなので、なるべく多めにシフトに入れて上げる必要がありますが、学生や主婦だとこの限りではありません。夫や両親の扶養に入っている場合、稼ぎすぎてしまうと扶養から外れてしまうという事があります。
このような事情を抱える従業員であれば、多少シフトを削っても稼ぎすぎはいけない事情があるのであまり不満に思われないことでしょう。
<作成手順>
- 売り上げ予測から必要人数の計算
- 従業員の能力を考慮し希望出勤日をヒアリング
- シフト枠に当てはめていく
- 完成したシフトを従業員に共有し問題が無いか確認
シフト管理を効率的にするには
シフト管理を効率的にするにはなるべく固定で毎週同じ時間に働く人を増やす事です。
毎週特定の曜日の特定の時間に固定で入る人がいれば、その分は考える必要が無く、あとは不規則で色々な時間帯で働ける人を足りない時間に配置しておくだけですみます。
全員が固定時間による出勤だと、特別な休暇などが無い限りはシフトを考える必要すらありません。
しかし、実際には店の売り上げ状況によって人数を増やしたり減らしたりする事もあるので、毎月全く同じというわけにはいかないでしょう。
他にはアプリやパソコンのソフトでシフト管理が出来るソフトなどもあるので、そのようなソフトを使うとだいぶ楽になります。
従業員の少ない職場であれば、あまり必要無いかもしれませんが、従業員の数が多い職場ではもはや専用ソフトで管理するというのは当たり前になってきています。
シフト表の作成方法
シフト表は職場によって変わり、週ごとだったり月ごとだったり2週間ごとだったりします。
作成する側としては月単位の方が楽ではありますが、学生などの場合、突然用事が出来て出れなくなったと言われるリスクを考慮すると毎週作る方が変更が少なくて済みます。
エクセル、スプレッドシート
シフト管理に便利なソフトは多くありますが、便利なソフトは有料となっています。
従業員の数が100人くらいいるとシフト管理ソフトを使うしかありませんが、少人数で運営している店舗だとエクセルやGoogleのスプレッドシートを使うと便利です。
Googleのスプレッドシートだと無料で使えて、メールでそのまま送信が出来るので印刷する必要がありません。
一旦テンプレートを作ってしまえば、あとは数字を変えるだけで簡単に作成する事が出来ます。
アプリ
シフト管理のアプリはスケジュール管理アプリの発展系のタイプと、職場と連動しているタイプがあります。職場と連動しているタイプは、シフトの提出をアプリを通じて行い、実際のシフトの入り方の結果が自分のアプリに反映されます。
このような連動するタイプのアプリは、店が有料でシステムを導入しなければならないものがほとんどです。また、無料のシフト管理のアプリのほとんどはスケジュール管理の延長のようなものです。
無料のシフト管理アプリは基本的には掛け持ちで仕事をしていたり、スケジュールが色々ある人向けのスケジュール管理アプリです。
職場からもらったシフトを入力して自分で管理をするというもので、会社から送られてきて自動的に更新されるということはありません。
しかしながら、アプリを利用する事によるメリットは休日出勤や残業代の計算を自動的にする事が出来るという点です。
週40時間以上働いたのに残業代が無かったという場合や、休日手当や深夜手当が実際の給料に反映されていないとすぐに分かります。
ただ、ここで表示されているのはあくまで予定であり、実際は遅刻したりヒマすぎて途中で上がったりする事もあるでしょう。パートタイムで働いている人にとっては、ありがたいアプリです。
シフト管理システムの選定、比較ポイント
シフト管理システムはどのような点を選定のポイントとすれば良いのでしょうか。安いものから高いものまで様々な種類のものがあります。
料金で比べる場合
シフト管理システムのソフトは無料のものはほとんど無く、大体のものは有料です。値段は安いものから高いものまで様々ですが、基本的には高いものほど便利という事になります。
例
高いものは初期導入費で500,000円かかり、さらに従業員一人当たり月額300 円かかったりします。つまり、従業員が100人いると毎月3万円かかってしまいます。しかし、従業員が多い職場だとシフト作成するだけで何日もかかってしまいます。
そこでかかるはずだった人件費が節約出来ると考えると、決して高い買い物ではないかもしれません。
果たして100人分のシフト作成をするのにかかる人件費が月額3万円で済むでしょうか。優秀な秘書を月給3万円で雇ったと考えればむしろ、経費削減に繋がる事でしょう。
もちろん、高いほどおすすめというわけではなく、従業員が少ないと安いもので良かったり、Googleスプレッドシートで無料で作成するというのもアリです。シフト管理システムは従業員の数によって最適なものを選ぶようにしましょう。
勤怠管理ソフトとの連携
シフト管理ソフトは基本的にはシフトを作るだけです。しかし、シフトを作成する場合は、ある従業員はこれ以上入れると残業代が発生したり、扶養から外れてしまったり色々なことを考慮しなければなりません。
もちろんシフト管理ソフト単体であっても、残業代などの計算は出来ますが、実際の勤務とは反映されません。
そこで便利なのが勤怠管理ソフトとの連携です。
勤怠管理ソフトと連携すると普段から勤務時間を延長していて働きすぎな人と、ヒマだったため途中で切り上げている事が多い人もよく分かります。
勤怠管理ソフトもあると、給与の計算も簡単にする事が出来ます。
シフト管理システムの導入事例
それでは実際にシフト管理システムではどのような事が出来るのかを紹介します。
アールシフト
アールシフトは世界最高のエンジンを利用しており、4700店舗以上が導入している管理システムです。
アールシフトの基本プランの導入費用で500,000円別かかり、月額利用料がスタッフ1人につき300円発生する高価なシステムですが、高価なだけあって多機能であり使いこなせると非常に便利です。
特筆するべき特徴のひとつがマンアワーの計算です。
マンアワーとはある仕事を一人で全部やったとしたらどのくらいかかるかという計算です。
例えば分かりやすい事で言うと、倉庫にある荷物を全て一人で運び出すとしたら何時間かかるのかというのを数字で表したのがマンアワーです。
ここで出た数字をもとに、適正な時間以内で作業を終わらせるだけの人員の数を調整出来ます。
さらに労基チェックも瞬時にやってもらえます。
例えばこの人は残業させすぎだとか、法定休暇をこのあたりで与えなければならないだとか紙の上だけでは頭の整理が大変な事も自動的にやってもらえます。
まさに優秀な秘書を雇ったような感じで、従業員の数が多いほどその真価を発揮出来ます。
休憩のルールや、従業員の担当職場、能力などあらかじめ登録しておけばあとは何もしなくても自動的にシフトを生成してくれます。
事前データを打ち込んだあとは管理者がシフトを入力する必要もなく、従業員から送られてきた時点で自動的に生成されるので、管理者は微調整や不測の事態の対処だけをするという事になります。
高額な導入費も、シフト管理や給与計算をするための人件費が節約出来ると考えれば決して高い値段ではないでしょう。
実際に導入した企業は人事課の人数を減らす事が出来たという実績があります。 給与や勤務時間の計算だけの仕事をする人を減らす事が出来ると、単純に20万円ほど削減出来ます。
アールシフトだと1人あたり300円なので、20万円出していれば666人分のシフトを管理する事が出来ます。
シンクアップ
シンクアップは費用対効果の高いソフトで、アールシフトと比べると安い値段で導入出来ます。
料金プランは3種類あります。
・ストア：6,000円 / 月（6ヶ月更新～）
登録スタッフ数上限：50名
・エリア：8,000円 / 月（6ヶ月更新～）
登録スタッフ数上限：100名
・エンタープライズ：16,000円 / 月（6ヶ月更新～）
登録スタッフ数上限：無制限
シンクアップはチェーン店など複数の店舗を管理している会社と相性の良いシステムです。
従業員がシフト希望をスマホから送信して、自動的にシフトを生成してくれるのですが、その際に人手が足りない時間を一斉にヘルプ要請を出す事が出来ます。
また、この機能を応用して連絡事項などをメールで配信する事が出来ます。
例えばこのようなクレームがあったとか、食器はどこにおいてくれだとか細かい連絡事項を一斉に伝える事が出来ます。
連絡事項はLINEなどでグループを作る事ですることは出来ますが、ひとつにまとめる事が出来るというのは便利な点です。
労働時間に制限をあらかじめかけておく事で、シフトにいれすぎなどの労基対策なども可能です。
値段がアールシフトよりも安いのですが、値段の違いはアールシフトほど詳細にデータを入力出来ません。
また、シフト作成の予定の段階により働かせすぎなどのアラームを受ける事が出来るのですが、実際の勤怠管理は別にする必要があります。
まとめ
多くの従業員を管理していて、大規模に展開しているチェーン店などではもはやシフト管理システムの導入は必須となっています。
理由は簡単でシフト管理システムを導入した方が、安上がりで正確だからです。
従業員の数が10人以下の小さい職場であれば、まだそんなに導入を急ぐ必要は無いかもしれません。
しかし、従業員の数が多く、店舗が多い方が、人手が足りない店舗にヘルプに行ったり色々と融通がきくのでシフト管理はもちろんの事経営においても有利です。
従業員が少ない店でも将来的には拡大を目指す事になるでしょうし、その際にはどこかのタイミングでシフト管理システムの導入を検討する必要が出てきます。
シフト管理や給料計算のために人を雇うよりは遥かに安上がりなので、ぜひシフト管理システムの導入をおすすめします。
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