中小企業の勤怠管理は、出勤簿への手書きやエクセルで行っているケースも少なくありません。しかし、近年の働き方の多様化や相次ぐ法改正により、従来のやり方では行き詰まりを感じている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、中小企業の事業主や人事労務担当者の方に向けて、中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイントや具体的なおすすめ製品をご紹介します。勤怠管理システム導入を前向きに検討されている方は、是非参考になさってくださいね。
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中小企業に勤怠管理システムは必要？
企業にとって、勤怠管理は重要な人事労務業務の一部であり、中小企業でもその重要性は変わりません。一括で管理することで業務の効率化が図れ、従業員一人ひとりの働き方にも対応するシステム導入は必要不可欠と言えます。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間、休暇、残業などを効率的に管理するシステムツールです。近年の働き方改革の流れを受けて、中小企業においても比較的導入しやすいクラウド型の勤怠管理システムを中心に、導入が進められています。
中小企業における勤怠管理の課題
システム化が進められているとはいえ、まだまだ多くの中小企業では、手作業やExcelでの勤怠管理が一般的です。これらのシステムによらない勤怠管理は、客観性や信頼性に欠けるとされ、労使トラブルや労働基準法違反のリスクを抱えていると言えます。
中小企業の勤怠管理については、具体的に以下のような課題が挙げられます。
- 月次の集計作業が大変
- 打刻漏れや不正打刻のチェック作業が手間
- 従業員個々の勤怠状況がリアルタイムに把握できない
- 法改正に即座に対応できない
勤怠管理システムの重要性
勤怠管理システムは、人事労務業務を効率化するだけでなく、企業が法規制を遵守し、従業員の満足度を向上させる手段ともなります。これらは企業の規模に関係なく、重要なポイントです。
中小企業に適した勤怠管理システムとは？
中小企業にとって、資料や記事を比較し、導入すべき勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の観点が重要です。中小企業は資金的な制約が大きいため、費用対効果が高いシステムを選ぶことが重要です。無料で始められるサービスや、スケールに応じて料金が変動するシステムが適しています。
専門的なITスキルを必要としない、導入や運用が容易なシステムを選ぶことも重要です。クラウド型のサービスなどが該当します。
中小企業は多様な働き方が存在するため、それに対応したカスタマイズが可能なシステムが求められます。給与計算の機能や労働時間の設定等、必要な機能を自由に組み合わせられるシステムが理想的です。
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中小企業に勤怠管理システムを導入するメリット
中小企業が勤怠管理システムを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 労働時間が正確に管理できる
- コスト削減が期待できる
- 長時間労働を防止できる
- 法改正にも対応できる
労働時間が正確に管理できる
勤怠管理システムを導入することで、労働時間を正確に管理できます。正確な労働時間管理は労働基準法の遵守に不可欠です。労働時間の管理や休憩時間の確保、休暇の付与などを適切に行うことにより、企業は法的リスクを軽減することが可能となります。
コスト削減が期待できる
勤怠管理システムはコスト削減につながります。手作業での管理を自動化することで、管理コストが削減されます。また、不正打刻や過剰な残業の抑制も期待できます。
長時間労働を防止できる
勤怠管理システムは長時間労働の防止に有効です。システムにより、労働時間のリアルタイム監視と適正な管理が可能になり、過剰な残業や連続勤務を防止します。従業員の健康に配慮した勤怠管理は、従業員満足度と生産性の向上に繋がります。
法改正にも対応できる
勤怠管理システムは、法改正に迅速に対応できます。労働基準法や関連法規の改正については、システムの提供元であるベンダー側が対応して違法状態とならないようアップデートしてくれます。そのため、企業側は安心して運用に専念でき、コンプライアンス遵守に繋がります。
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中小企業向け勤怠管理システムの選び方
導入する勤怠管理システムを選ぶ際には、企業の規模や業務内容、利用環境などに応じて最適なものを選択することが重要です。以下にその具体的な観点を解説します。
クラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）
企業はクラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）の2種類の勤怠管理システムから選択することが可能です。それぞれにはメリットとデメリットがありますが、中小企業向けなのは「クラウド型」です。
クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する形式で、初期費用が少なく、手軽に導入できることがメリットです。一方、インターネット環境が必要であること、データ管理が外部委託となるため情報管理に注意が必要となることがデメリットです。
オンプレミス型は、企業内にシステムを設置して運用する形式で、データ管理の自由度が高いことがメリットです。一方、初期費用や運用に専門的な知識が必要となること、システムの更新やメンテナンスも自己負担となることがデメリットです。
大企業向けと中小企業向けの違いは？
大企業向けと中小企業向けの勤怠管理システムは、求められる機能や規模により異なります。大企業向けのシステムでは、大量の従業員データを一括管理できる能力や、多様な就業形態に対応する高度な機能が求められます。
一方、中小企業向けのシステムでは、基本的な勤怠管理機能を有しつつ、利用規模に応じた料金設定や手軽な導入・運用が可能であることが求められます。自社の規模や業務内容に応じて必要な機能を洗い出し、それに合致したシステムを選択することが重要です。
無料版と有料版の選び方
勤怠管理システムには無料版と有料版があり、無料版から始めて評価後に有料版への移行も可能です。無料版は、基本的な勤怠管理機能を有しつつ、利用規模や機能に一部制限があることが特徴です。初めて導入する企業や小規模な企業に適しています。
無料版を利用していて有料版への移行を検討する際には、移行作業の負担や料金、追加機能等を比較・検討することが必要です。
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中小企業で勤怠管理システムの自作は可能？
自作の勤怠管理システムも一つの選択肢ではありますが、結論から言うと勤怠管理システムの自作はおすすめできません。自作には多くのコストと時間が必要であり、その後の運用とメンテナンスも考慮する必要があります。
自作するメリット・デメリット
自作することで自社の業務フローに完全に合わせたシステムを構築できますが、反面、開発には技術的な知識が必要であり、膨大な開発コストや時間も考慮しなければなりません。
自作のメリットとして、業務に完全にマッチしたシステムが作れること、既存のシステムにない特殊な機能を追加できることなどが挙げられます。
一方、自作のデメリットとしては、開発には膨大な時間とコストがかかること、また自社でシステムの運用・メンテナンスを行わなければならないことが挙げられます。
勤怠管理システムの自作はおすすめしません
中小企業の場合、自作するよりも市販のシステムを導入した方がコストパフォーマンスが良いと言えます。システムを自作する場合、開発だけでなく、テスト、デバッグ、改修など、システム運用全般に対するコストと時間が必要となります。
また、システムを自作した後も、運用中のトラブル対応やシステム改修など、継続的なコストと時間が発生します。これらを考慮すると、自作はあまりおすすめできません。
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おすすめの中小企業向け勤怠管理システム7選
中小企業向けの勤怠管理システムは多数存在します。以下に、その中でも特におすすめのシステムを7製品ご紹介します。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、クラウド型勤怠管理システムで、業界トップシェアと20年近い実績を誇ります。導入企業も、小売業、飲食業、サービス業、建設業、製造業、運輸業など、あらゆる業種に渡っています。
「KING OF TIME」は、あらゆる業種や働き方に対応できるよう、ICカード打刻や生体認証打刻など、多彩な打刻方法を備えています。また、サポート体制も充実しており、導入時だけではなく、運用開始後も専門のスタッフによるサポートを受けられます。
なお、「KING OF TIME」は自社製品としての販売だけでなく、「Touch On Time（株式会社デジジャパン）」や「freee勤怠管理Plus（Freee株式会社）」など、さまざまな企業に対してOEM製品として提供されています。
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
「ジョブカン勤怠管理」では、出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理などの機能を自由に組み合わせて利用できます。
そのため、不要な機能に費用を払うことなく自社に合った機能を選ぶことができます。変形労働やフレックス制などの多様な勤務形態に対応可能で、GPS機能を備えています。
無料プランではすべての機能が30日間無料で利用できるため、導入前のトライアルに適しています。選べる機能についても、月ごとに柔軟に変更できます。
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
「jinjer勤怠」は、「人事業務をラクに、シンプルに」をスローガンに、バックオフィス業務の効率化を支援するクラウドサービスのうちの勤怠管理システムです。パソコン、スマートフォン、タブレットだけでなく、AppleWatchからも打刻が可能な点が特徴のひとつです。
また、GPS機能で打刻した場所を確認したり打刻時にカメラを起動したりといった方法で、不正打刻を防ぐこともできます。さらに、ChatWorkやSlackといったビジネスチャットツールと連携した打刻により、既存ツールを活用したスムーズな導入も可能です。
AKASHI（ソニービズネットワークス株式会社）
「AKASHI」は、ソニービズネットワークス株式会社が提供する勤怠管理システムです。システム全体としては、コストパフォーマンスに優れている点が魅力です。初期費用無し、月額2,200円(税込)から出退勤時刻の打刻や勤怠データの集計ができます。
また、より上位のプランを選択すると、ワーフクローやテレワークの勤怠状況可視化など、様々な機能が利用できます。30日間の無料トライアル制度も用意されており、無駄なコストを掛けずに必要な機能を明確化できます。
HRMOS勤怠 by IEYASU（IEYASU株式会社）
「HRMOS勤怠 by IEYASU」は、20,000社以上の導入実績があり、無料でICカード打刻、残業アラート、申請承認などの機能が、人数制限・期間制限なしに利用できます。
スマートフォンから簡単に打刻が可能で、管理者はリアルタイムで勤怠を確認できます。また、36協定に基づき労働時間を設定し、残業が発生した際にメールあるいは画面上にアラートを表示させることができます。
RecoRu(レコル)（中央システム株式会社）
「RecoRu（レコル）」は、中央システム株式会社が提供する、使いやすさと導入のしやすさを追求した勤怠管理システムです。
シンプルで使いやすい画面設定だからこそ、マニュアル不要で使えるため、導入負担が軽減できます。また、Slackと連携させることで、打刻だけでなく出退勤状況の共有も可能となります。
マネーフォワードクラウド勤怠（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワードクラウド勤怠」は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。在宅勤務やお弁当の回数など、任意項目を自由にカスタマイズでき、シフト管理や有休管理機能も備えています。
また、人事管理や給与、社会保険など、同社の「マネーフォワードクラウド」シリーズの製品とのシームレスに連携可能である点も特徴です。
勤怠管理システム選びは、マッチング率が重要
中小企業にとって、勤怠管理システムの選択は重要な課題です。様々な選択肢を比較検討し、自社に最適なシステムを選びましょう。
選択のポイントとしては、クラウド型が中小企業に向いており、まずは無料版からスタートして、より本格的に運用したい場合は有料版へのアップグレードを視野に入れるのが良いでしょう。
システムを選ぶ際には、自社の規模や業務内容、予算などを考慮し、必要な機能が揃っているかどうか確認しましょう。また、システム導入には事前の準備も重要です。社内での調整や設定作業などを計画的に進めましょう。
中小企業向けの勤怠管理システム選びに迷った際には、「ヨケン」の活用をおすすめしまし。「ヨケン」では、自社に必要な要件をピックアップするだけで、要件にマッチする製品を簡単に比較検討できるため、選定のコストを大幅に削減できます。
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