新型コロナウィルスの影響で、テレワークの導入が進んでいます。企業にとっても、感染予防だけではなく、オフィスのスペースをコンパクトにできるなど多くのメリットがあります。
出社する必要がないので、交通費を従業員に支給する必要がないこともありますが、その代わりに在宅環境を支援するためのテレワーク手当も考える必要があります。
テレワーク手当とは本当に必要なのでしょうか。また金額や平均相場はどのくらいなのでしょうか。
この記事では、テレワーク手当の必要性や、金額の相場などを実際に導入している企業の事例をもとにわかりやすく解説します。
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テレワーク手当とは
テレワーク手当とは、従業員にテレワーク勤務をお願いし、実際にテレワークによる勤務を始めた従業員に対して支払われる手当です。
自宅でテレワークをすると、光熱費やパソコンやネット環境などの設備投資の費用などが必要となってきます。そのような費用の補填のために支払われる手当が、テレワーク手当です。
テレワークの導入で新しく登場
テレワークや在宅勤務は、先進的な企業や成果主義の一部の職種でしか、なかなか浸透してきませんでした。
しかし、新型コロナウィルスの感染防止策の一環として、政府主導で積極的にテレワーク普及が呼びかけられ、これまで導入してこなかった業種や中小企業においても、急速に導入が進んでいます。
このように新しい働き方を進める中で、テレワーク手当という概念も新たに登場しました。企業によっては「在宅勤務手当」「リモートワーク手当」など、呼び方はさまざまです。
テレワーク手当が支給される背景
自宅でテレワークすると、ネットワークの環境の充実はもちろんのこと、仕事で使う専用のパソコンやプリンターなどが必要となってきます。さらに、自宅にいる時間が長くなるので光熱費なども会社に出勤するよりは高くなることでしょう。
このようにテレワーク勤務によって、社員が負担しなければならない部分を補填するための手当がテレワーク手当です。
テレワーク手当は必要？
テレワーク手当は法律による義務ではありませんが、テレワークを推奨する多くの企業が導入しており、テレワーク手当を導入で自費負担が増える社員は不満を抱いてしまうリスクがあります。そのため、テレワークを導入する際は、少額でも手当の支給を考えると良いでしょう。
テレワーク手当は、現金を支給する現金支給と、パソコンなどを支給する現物支給をするタイプがあります。いずれにせよ、テレワークを始めるには、オフィスで働いていた時と同等のパフォーマンスが出せる環境を自宅に用意しなければなりません。
もともと容量無制限のWi-Fi環境が整っていたり、オフィスで使用していたノートパソコンをそのまま在宅で使用できるのであれば、そこまで負担はないケースもあります。しかし、水道光熱費の増加、オフィスならタダで使用できた文房具、印刷のインク代やコピー用紙など、何かしらの費用は発生するでしょう。
テレワーク手当のメリット
テレワーク手当のメリットは、主に以下の4つです。
- 多様な働き方に対応できる
- 従業員のモチベーションが上がる
- 交通費を削減できる
- 業務効率を維持できる
多様な働き方に対応できる
テレワークは、ワークライフバランスの実現に大きく貢献します。新型コロナが収束した後でも、子育てや介護などの家庭環境と仕事の両立は、これからの社会において欠かせないテーマとなってきます。
テレワークは、こうした時代の要請に応えることのできる柔軟な働き方であり、テレワーク手当の支給により、従業員に働き方の選択肢を用意しておくことは、離職率の低下や企業のイメージアップに繋がるでしょう。
従業員のモチベーションが上がる
テレワークが柔軟な働き方であるからと言って、社内勤務に比べて従業員の負担が増えるようであれば、利用する従業員が不満を抱き業務効率にも悪影響が出かねません。
そこで、テレワーク手当を支給して負担を補填することで、安心してテレワークに取り掛かることできます。また、現金支給で余剰が発生した場合は貯蓄に回すといった選択もあるため、テレワークの積極的な利用にも繋がります。
交通費を削減できる
テレワークにより通勤の必要がなくなった場合、社内勤務のときに支給していた定期代などの交通費が不要となります。浮いた交通費をテレワーク手当に回すことになりますが、一般的にテレワーク手当の相場は交通費よりも安くなります（詳しくは後述）。
かりに月に何度か出社日を設ける場合でも、つどつど精算するという運用にすれば、定期的な交通費の支給は不要となります。
業務効率を維持できる
テレワーク手当の支給により、従業員はテレワークを開始するのに必要な業務環境をすぐに整えることができます。
テレワークには、業務用のPCや通信機器、プリンタ、事務用品など、さまざまな初期投資や定期利用料金が必要となります。社内勤務からテレワークに切り替えた従業員は、これらを揃えなければ十分な業務を行うことができません。
そこで、テレワーク手当を支給することで、必要な設備や機器を早急に揃えてもらい、スムーズにテレワークに移行することが可能となります。
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テレワーク手当のデメリット
一方で、テレワーク手当のデメリットとしては、以下の2つが挙げられます。
- 経費の計算が煩雑になる
- 支給方法によっては不公平感が出る
経費の計算が煩雑になる
テレワーク手当として電気代や通信費を経費精算する場合は、どこまで業務利用分として計上するのかという問題があります。この計算方法や運用をあらかじめルール化した上で、従業員に周知しておかないと、あとからトラブルの原因となる可能性があります。
また、テレワーク手当は課税対象になる部分と非課税対象となる部分があり、所得税の計算を行う経理担当は給与システムの設定変更などの作業負担が増えることになります。
なお、テレワーク手当の課税対象や費用負担の精算については、国税庁が公開している「在宅勤務に係る費用負担等に関するＦＡＱ（源泉所得税関係）」にまとめられているため、参考にしてみてください。
支給方法によっては不公平感が出る
テレワーク手当の支給方法を現物支給とした場合は、従業員間に不公平が生じる可能性があります。
詳しくは後述しますが、現物支給ではテレワークに必要となる機器や備品を会社が指定し、必要なものを選んでもらうという形式が取られます。その場合、既に必要な機器を所持している従業員は、テレワーク手当として何も受け取ることができないという事態が起こり得ます。
こうした不公平感をなくすためには、現物支給をメインとする場合でも、個々の従業員の環境などに応じて、現金支給も併用するなどの運用が必要となります。
テレワーク導入状況
テレワークの導入状況は、現在どれくらいなのでしょうか。東京商工会議の資料によると、テレワークを導入している企業は、サービス業が全体の38.6%、製造業が29.4%でした。
従業員の規模別に見てみると、300人以上が20.6%、100人〜300人未満が18.6%、50人〜100人未満が19.7%、30人〜50人未満が17.5%、30人未満が23.6%でした。このようにほぼ均等に分かれており、従業員の人数による導入状況の違いはあまりありません。
テレワーク導入企業が急増
2020年の緊急事態宣言が発令されて以降、多くの企業がテレワークの導入を進めています。
東京都による「テレワーク実施率調査」によると、それまでのテレワークの実施率は24%だったのに対して、2020年の調査時には62.7%にも増えています。2021年に入り緊急事態宣言の発令などにより上下動はあったものの、2022年2月には62.7%と高い水準にあります。
今後も、新型コロナの感染状況に応じて50%～60%前半の間で推移していくものとみられています。
テレワークには初期投資と維持費が必要
テレワークにはパソコンの購入などの初期投資と、その後の維持費が必要となってきます。特にデザイナーや設計などを業務としている場合、ハイスペックで高価なパソコンが必要なため初期投資が多くかかります。
維持費の中には通信費などに加え、故障したときの修理代なども含まれる場合もあり、様々な用途に使うことが可能です。
また、テレワークで使用するソフトによってはサブスクリプションの定期購入タイプで、毎月一定額がかかる場合もあり、この料金は経費として別途会社が負担する場合が多いでしょう。会社が社員に対してテレワークをお願いする際は、このような初期投資や維持費等を支払う必要が出てきます。
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テレワークの通勤手当
テレワークでの通勤手当はどのように捉えれば良いのでしょうか。テレワークが基本的な働き方になった場合、通勤手当を支払う必要はあるのでしょうか。テレワーク勤務での通勤費や定期代の考え方、税金のことも含めてご紹介します。
出社と在宅勤務を併用する場合
出社と在宅勤務を併用する場合は、「出社を原則とするか」「在宅勤務を原則とするか」によって異なります。出社を原則とし、時々テレワークを行なう場合だと、通常の勤務通り通勤手当を支払う企業が多いです。
税制面においても、出社を原則とする通勤手当は非課税であり、時々在宅勤務をする状況であっても、非課税であることには変わりありません。定期代として支払うかどうかは、出勤日数によって変わってくる場合が多いですある日数以上出勤すると、定期代を通勤手当として支払った方が安くなります。
その一方で、一定数以下の出勤日数の場合は、毎回会社に出勤にかかる通勤費を通勤手当として支払ったほうが安い場合もあります。会社までの運賃と定期の値段を比較して、安い方を支給するようにしましょう。
在宅勤務を原則とする場合
会社への出社と在宅勤務を併用する場合であっても、在宅勤務を原則とする場合、通勤手当は支払われないことが多いです。
税制面においても在宅勤務が原則の場合は、通勤手当は非課税とはならないので要注意です。通勤手当がない代わりに、テレワーク手当として一定額の手当を支払うことになります。
テレワーク手当の支給方法
テレワーク手当の支給方法には、現金支給と現物支給の2つのパターンがあります。それぞれメリットやデメリットがあるので、会社にとって都合の良い方を選択しましょう。
現金支給
現金支給のメリットは、一律の金額を全社員に支払うことで、本人に必要なものは何なのか判断してもらえて、想定しきれなかった費用についても補填できる点です。社員それぞれの状況により、テレワークを導入するにあたってどのような設備が必要なのかは異なります。
プリンターやモニターなどの家電を購入する社員もいれば、もともと設備が整っていて準備が必要ない社員もいます。このように様々な環境が違う社員に対して、一律の手当を現金支給することで社員に対して公平感を与えることができます。
また、テレワークで必要な光熱費や通信費などは、現金支給でしかカバーできない出費もあるので、現金支給だと柔軟に補填できます。
現物支給
現物支給は、社員に対してヒアリング調査をして、会社の業務に対して必要な電子機器などを現物として与えることです。会社としては現金を支給するよりも無駄に使われるリスクが少なく、すべての社員に同一スペックのパソコンや通信機器などを支給することで、在宅環境による格差を軽減できます。
しかしながら、すでに家にある設備でテレワークをする社員がいた場合、テレワーク手当として何ももらえないため不公平感が生まれる恐れがあります。そのため、現物支給に加えて、光熱費分として現金支給も併用する方法もあります。
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テレワーク手当の金額相場
テレワーク手当の金額相場は大体どのくらいなのでしょうか。もちろん業種によって整えなければならない環境にかかる費用が異なるため、業種によって値段は異なります。
簡単な通信環境のみでテレワークが可能な職種もあれば、デザイナーや設計のようにハイスペックなパソコンが必要な場合など状況は様々です。
月平均いくらくらい？
テレワーク手当や在宅勤務手当の相場は、会社によってかなり差が大きく、月3,000円の企業もあれば、月1万円支給する企業もあります。平均すると月5,000円程度と言われています。
支給方法も、毎月一律の手当を支給し続けるパターン、導入時に一時金としてまとまった金額を支給するパターン、従業員が負担した実費を後から請求することで会社から戻ってくるパターンがあります。社員数やリモートワークの頻度によって、どの支給方法が最適かを検討してみてください。
テレワーク手当の事例
それでは実際にテレワーク手当を支給している企業事例を紹介します。テレワーク手当を実施している企業は、どのような方針でいくらくらい支給しているのでしょうか。
ヤフー株式会社では、2014年からオフィス以外の好きな場所で働ける『どこでもオフィス』というリモートワーク制度を導入しました。2020年の10月1日からは、それまで月5回を上限としていたリモートワークの回数制限を解除して、無制限のリモートワークを開始しています。
その結果、ヤフー株式会社のプレスリリースによると95%の従業員が在宅勤務で業務に従事しており、92.6%の従業員が「リモート環境でも仕事の影響はなかった、あるいは向上した」と回答しています。リモートワーク手当は最大月7000円となっています。
富士通では『FUJITSU Work Life Shift』という働き方改革を実施し、2020年度からテレワークを推奨しています。13万人が利用できるテレビ会議システムや、チャット機能を用意したり、オンラインによるサポート体制を整えたりと、リモートワークに関して様々な環境整備を進めています。在宅勤務手当として月5000円支給しています。
株式会社メルカリでは、生産性を最大化し成長につなげるための新しいワークスタイルとして『メルカリ・ニューノーマル・ワークスタイル』の確立を目指して、2020年の7月1日からトライアルを開始しました。
『メルカリ・ニューノーマル・ワークスタイル』では、個人やチームの裁量に合わせて出社時間や、出社の頻度などを自由に選択できます。この中でリモートワークによる在宅勤務の推奨を進めています。メルカリのリモートワーク手当は、6ヶ月で6万円です。
テレワーク手当の注意点
テレワーク手当にはどのような注意点があるのでしょうか。最初に多くの人が思い浮かばれる注意点として、課税対象になるのかどうかといった疑問があるのではないのでしょうか。例えば通常の交通費は非課税対象となっていますが、テレワーク手当は非課税対象にはなるのでしょうか。
テレワーク手当は課税対象？
国税庁によると従業員らがテレワークをした際に、勤め先から受け取るテレワーク手当は、一部は非課税として認められています。ただし、課税対象にならない部分の計算は少し複雑です。
具体的には、テレワークでかかった通信費と電気代の一部が非課税となります。通信費は1ヶ月の勤務日数により計算され、電気代は自宅の床面積、仕事に使ったスペース、在宅勤務日数により計算されます。
具体的な計算方法は非常に複雑なので、職場の担当者に算出方法を確認してください。はじめてテレワーク手当を導入する際は、非課税計算の基準をどうするのか、従業員からの申告方法はどうするのかなどを検討する必要があります。
テレワーク手当の管理は勤怠管理システムがおすすめ
今回はテレワーク手当について紹介しました。テレワーク手当は社員が充実した環境を整えるために必要なもので、まったく支援がないと、従業員の自己負担が増えてしまうこともあります。
テレワークを導入する際は、テレワークに必要な設備や手当の準備、在宅勤務で円滑に業務を進めるためのサポート体制を整え、社員にとって働きやすい制度を整えるようにしましょう。
勤怠管理システムを導入することで、テレワークを行う従業員の勤怠状況を適切に把握することができます。また、給与管理システムと連動させることで、テレワーク手当の経費精算や給与計算の負担が大幅に軽減されます。
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