- 前倒しで仕事に入っているわけではないのに、タイムカードだけ始業時間より早く打刻されている
- 出退勤時に打刻機に列ができて、記録時間に差が出る
勤怠管理にタイムカードを使っていると、こうした問題に直面することも多いのではないでしょうか？
タイムカードの打刻は統一したルールを定めておかないと、運用が曖昧になり不公平感や不正を生む可能性もあります。この記事では、タイムカードの打刻ルールの具体例と、根本的解決方法について、わかりやすく解説します。
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タイムカードの打刻ルールが無いと、どうなる？
タイムカードの打刻ルールが決まっていなかったり、形骸化していたりすると、不正打刻や打刻漏れを生む要因となり、客観的な労働時間の記録というタイムカード本来の役割が果たせません。
2019年の働き方改革関連法施行に伴い、使用者には従業員の労働時間を適切に把握する義務があることが明文化されたため、明確なルールに沿ってタイムカードを運用する必要があります。
同時に、勤怠管理の目的や労働時間を正確に把握する重要性を従業員へ説明し、ルール遵守の意識を高めることも重要です。
不正打刻
遅刻しそうな時に、同僚や後輩に代理で打刻してもらうことで、賃金カットや査定時のマイナス評価を避ける目的が考えられます。また、残業する他の従業員に代理打刻を依頼して自分は先に退社し、残業代を水増しすることも考えられます。
タイムカードを押さずに一旦退社して、付近で私用を済ませてから、再度打刻するためだけに会社に戻るというパターンもあります。この場合は、私用の時間も仕事をしていたと偽装していることになります。
打刻漏れ
従業員が多い割に備え付けの打刻機が少ないと、始業・就業時間帯に打刻機に行列ができることが珍しくありません。そのため、後回しにして先に作業を始めて、そのまま打刻を忘れるという事態が起こり得ます。
打刻ルールが徹底されておらず、後から自由にタイムカードを修正できる環境にあると、退勤する際もついタイムカードを打刻しないまま帰宅する従業員が増えます。
打刻漏れに気づかず日が経過してしまうと、後から本人の記憶を辿って記録しなければならず、労務管理者の負担が増えてしまいます。
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タイムカードの打刻ルールの具体例
タイムカードの打刻ルールやペナルティに関して以下のような具体例を紹介します。
- 出勤時の打刻ルール
- 休憩時の打刻ルール
- 退勤時の打刻ルール
- 直行直帰・在宅勤務の打刻ルール
- 本人による打刻の徹底
- タイムカードの打刻修正ルール
- 必要に応じてペナルティ
出勤時の打刻ルール
事業場に到着したら必ずタイムカードを打刻するよう、社内ルールとして徹底しましょう。打刻漏れを防ぐため、タイムレコーダーを置く場所はオフィスの出入り口や更衣室付近など、導線上の場所が適しています。
始業前にタイムカードだけ押してタバコ休憩や談笑をするといった行為への対策として、始業時間より前に打刻された場合は、原則として始業時間に打刻されたものとして扱うというルールも考えられます。
ただし、PCの操作ログや上長の現認などにより、実際に始業時間より前に業務を開始したことが明らかである場合は、当然ながら打刻された時間を業務開始時間として扱う必要があります。
たとえば、着替えや朝礼が終わってからタイムカードを打刻するというルールになっており、しかも記録された時間をそのまま始業時間として取り扱うという運用は、労働基準法違反となるため注意が必要です。
休憩時の打刻ルール
原則的に休憩時間にタイムカードを打刻させる必要はありません。ただし、休憩時間をきちんと確保できているかを客観的な方法で確認したい場合は、休憩時間の前後にタイムカードを打刻するようルール設定しましょう。
なお、休憩時間は「労働から解放されて自由に利用できる」ことが原則であるため、電話番や来客応対などは労働時間とみなされる点に注意が必要です。
退勤時の打刻ルール
終業時刻を過ぎてから処理すべき業務が残っていない場合、基本的に定時の終業時刻になった時点でタイムカードを打刻するようルール化しましょう。終業時刻を過ぎてからすぐに打刻をするよう習慣が根付くと、打刻漏れや不正打刻のリスクを最小限に抑えられます。
ただし、出勤時の場合と同様に、業務に付随する後片付けや着替えなどは労働時間とみなされるため、それらの行為が発生する場合はすべて終了してから打刻させるようにしましょう。
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直行直帰・在宅勤務の打刻ルール
外回りで直行直帰の従業員やテレワーク勤務の従業員など、物理的にタイムカードを打刻できない場合は、以下のようなルールが有効でしょう。
- メールやビジネスチャットツールによる業務開始・終了報告をもって打刻とする
- PCのログオン・ログオフ記録を打刻とみなす
本人による打刻の徹底
本人以外の打刻を認めないルールを周知徹底しましょう。交通機関のトラブルなど本人に非のない理由による遅刻であっても、代理打刻を安易に認めるのではなく、遅延証明書などを提出させて、あくまで本人の手入力による記録とすることが重要です。
タイムカードの打刻修正ルール
タイムカードの記録に誤りがあり、修正の必要がある場合、必ず上長や労務管理者の確認のもとで修正を行い、本人のみによる修正は認めないようにしましょう。
記録された時間と修正申告された時間の乖離が大きい場合は、申告する情報を証明する資料の提示を求めることも有効です。
必要に応じてペナルティも
打刻漏れが続く場合、必要に応じて懲戒処分を下すのも有効な選択肢です。打刻漏れが常習化しているにもかかわらず処分がないと、他の従業員からも不満が溜まります。職場の雰囲気が悪化し、コミュニケーション不足やチームワークの低下につながるでしょう。
ただし、不正打刻や改ざんほどの悪質さが認められない打刻漏れに対しては、まずは戒告などの軽いペナルティを科し、それでも常習化するようであれば、譴責～減給などのより重い処分も検討するのが無難でしょう。
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タイムカードの打刻ルールでよくある質問
タイムカードの打刻ルールに関して、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。
- Q必ずタイムカードの時間どおりに賃金を支払わなくてはならない？
- Qタイムカード打刻機に行列ができる場合は？
タイムカードのルールに限界を感じるなら勤怠管理システムがおすすめ
タイムカードで勤怠管理を運用する場合、明確なルールづくりは必須です。ルールを徹底すると、不正打刻や打刻漏れのリスクを減らせます。ただし、ルールは属人的な要素も強く、問題点を完全に解消できるわけではありません。
勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードで発生する課題を解決できます。従業員に貸与するモバイル端末を使って打刻できる方法も多く、行列ができる心配もありません。また、モバイル端末であれば、就業場所を問わず出退勤時間を打刻できます。
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低コストでハイスペックな機能を搭載している勤怠管理システムを多数扱っている点も、嬉しいポイントです。不正打刻や打刻漏れの発生にお悩みの方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。
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