勤怠管理システムは、労働時間の記録を自動化し、ミスを減らし、管理業務を効率化するための強力なツールです。適切なシステムを導入することで、業務の負担を軽減し、法令遵守を容易にし、従業員の満足度を向上させることができます。
しかし、市場に多くの勤怠管理システムが存在する中で、自社に最適な製品を選ぶことは容易ではありません。この記事では、使いやすい勤怠管理システムとは何か？に焦点を当て、選び方のポイントや具体的なおすすめ製品をご紹介します。
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使いやすい勤怠管理システムとは
勤怠管理システムは、単なる労働時間記録のツールではなく、企業の経営を支える重要なツールです。導入することで、企業はより効率的で正確な人事労務管理を実現することができます。
勤怠管理システムの目的・役割
勤怠管理システムの主な目的は、労働時間の正確な記録と管理、法令遵守のサポート、そして労務管理業務の効率化です。勤怠管理システムは労働時間の適正管理を支援し、従業員の労働環境の改善に寄与します。
具体的には、多様な打刻機能やシフト管理、休暇管理などの機能を用いることで、労働時間の可視化、勤怠データの集計・分析、法令遵守といった様々なメリットを享受できます。勤怠管理システム導入により、従業員の働きやすさが向上し、企業全体の生産性向上も期待できます。
勤怠管理システムは手書きやExcelよりも使いやすい？
勤怠管理システムは手書きやExcelによる勤怠管理と比較して、以下のような優位性があり、はるかに使いやすく、効率的であるといえます。
- 効率性: 自動計算やデータ入力の補助機能により、入力作業を効率化し、作業時間を短縮できます。
- 正確性: 人為的なミスを減らし、データの正確性を高めます。
- 機能性: 勤怠管理だけでなく、シフト管理、休暇管理、残業管理など、様々な機能が搭載されています。
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勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムの機能は、製品ごとに異なりますが、一般的には以下のような機能を備えています。
- 打刻機能
- 申請・承認機能
- シフト管理機能
- 休暇管理機能
- 残業管理機能
打刻機能
打刻機能は勤怠管理システムの中核を担う機能であり、従業員の出退勤時間を正確に記録し、労働時間管理の基礎データとなります。正確な労働時間管理は法令遵守の基本であり、勤怠管理システムの打刻機能はこの要件を満たすために設計されています。
指紋認証、顔認証、ICカードなど、製品によって多様な打刻方法があり、不正防止機能も搭載されています。また、GPS連携機能を備えている製品では、リモートワークや外勤時の勤怠管理もスムーズになります。
申請・承認機能
申請・承認機能は、残業や休暇などの各種申請をオンラインで行い、管理者が迅速に承認または却下できる機能です。電子化された申請・承認プロセスは、紙ベースの申請に比べて処理時間を大幅に短縮します。
また、申請履歴の管理が簡単になるため、ワークフローの効率化や透明性の向上も図られ、法定休暇の管理など、法令遵守にも役立ちます。
シフト管理機能
シフト管理機能は、従業員の勤務スケジュールを作成、調整、共有するための機能です。従業員の勤務シフトを効率的に作成・管理し、シフト変更や調整を容易にします。
特にシフト制の多い小売業やサービス業の企業では、シフト管理機能を導入することで、シフト作成時間が大幅に削減され、シフト変更のトラブルを防止しつつ、職場の生産性向上も期待できます。
休暇管理機能
休暇管理機能は、有給休暇や特別休暇の申請・承認、有給休暇の自動付与、残数管理などを簡単に行える機能であり、休暇の取得状況を正確に管理できます。
休暇管理機能を活用することで、休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、休暇の計画的な取得が促進されることが期待できます。休暇管理機能は、従業員の健康維持とワークライフバランス向上に寄与し、適切な休暇の運用を実現します。
残業管理機能
残業管理機能は、残業時間の自動計算や残業申請の承認、残業時間の制限アラートなどで残業時間の記録と管理を行い、過重労働を防止します。近年の過労死問題などを受け、長時間労働防止のための適正な残業管理はその重要さを増しており、残業管理機能はこれをサポートする機能といえます。
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勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムによって得られるメリットとしては、以下のようなものが考えられます。
- 勤怠管理の効率化
- 人件費削減
- 法改正への対応
- コミュニケーションの円滑化
勤怠管理の効率化
勤怠管理システムは、労働時間の記録と管理を自動化し、手動での入力や計算ミスを防止します。従来の手作業による勤怠管理に比べ、大幅に効率化を実現します。
打刻、集計、計算といった作業が自動化され、人為的なミスを大幅に削減できます。リアルタイムで勤怠データを確認できるため、迅速な対応が可能になり、ペーパーレス化も実現します。
人件費削減
勤怠管理システムは、正確な労働時間の記録により、適正な給与計算をサポートし、未払いや過払いを防止します。また、割増賃金の正確な計算や、勤怠データに基づいた客観的な人事評価を行うことで、人材の適正配置に繋がり、生産性向上を促します。
法改正への対応
勤怠管理システムは、最新の労働法規に対応した機能を提供し、法令遵守をサポートします。労働基準法をはじめとする労働関連法規の改正に対しては、ベンダー側で迅速に対応し、システムのアップデートにより、新たな法規制に対応できるため、法令違反によるリスクを最小限に抑えることができます。
コミュニケーションの円滑化
勤怠管理システムは、従業員と管理者の間のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を効率化します。勤怠データ、シフトスケジュールなどを共有し、従業員は自分の勤務状況を把握できます。
また、申請・承認プロセスをオンライン化し、コミュニケーションコストを削減できます。コミュニケーションの円滑化は、職場の協力関係を強化し、チームワークを促進します。
勤怠管理システムのデメリット
一方で、勤怠管理システムの導入には、以下のようなデメリットも考えられます。
- 導入コスト
- 学習コスト
導入コスト
勤怠管理システムの導入には、初期費用やランニングコストなど、さまざまな費用がかかるため、特に中小企業にとっては負担となる可能性があります。システム本体の購入費用、導入作業費用、月額利用料などが主なコストです。
システムの種類や規模によって費用は大きく異なりますが、導入前に十分な予算計画を立てる必要があります。
学習コスト
新しい勤怠管理システムの導入には、従業員が新しいシステムを習得するための学習コストが発生します。新システム導入後に従業員のトレーニングに数週間を費やし、通常業務に戻るまでの間に一時的な生産性の低下を招く可能性もあります。
特に、高齢者やITリテラシーが低い従業員にとっては、学習が難しい場合があります。従業員への丁寧な研修や、わかりやすいマニュアルの用意など、学習コストを軽減するための対策が重要です。
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使いやすい勤怠管理システムの選び方
ここでは、実際に勤怠管理システムを選定する際に、どういったことに注意すべきかいくつかポイントをお伝えします。
機能で選ぶ
勤怠管理システムは、必要な機能が備わっていることが重要です。必要十分な機能が搭載されていれば、業務効率化に繋がり、人件費削減にもつながります。
一方で、使いこなせないような過剰な機能を備えた製品では、かえって費用対効果が低くなる可能性があります。自社の業務内容や規模に合わせて、必要な機能を洗い出し、それらの機能が搭載されているシステムを選ぶようにしましょう。
料金体系で選ぶ
料金体系も重要な選定基準です。初期費用、月額費用、機能ごとの追加費用など、様々な料金体系があります。
予算に制限のある中小企業では、初期費用が無料で、月額料金が安価なシステムが多く選ばれています。自社の予算と利用状況に合わせて、最適な料金体系を選びましょう。
導入形態で選ぶ
システムの導入形態は、クラウド型とオンプレミス型の2種類が一般的です。クラウド型は、初期費用が安価で、導入が簡単、場所を選ばずに利用できるというメリットがありますが、セキュリティ面で不安が残る場合がある、機能のカスタマイズが難しい場合があるというデメリットもあります。
一方でオンプレミス型は、セキュリティ面が強く、自社で自由にカスタマイズできるというメリットがありますが、初期費用が高額、運用管理に手間がかかるというデメリットがあります。自社のIT環境やセキュリティレベル、将来的な拡張性などを考慮して、最適な導入形態を選びましょう。
導入実績で選ぶ
導入実績のあるシステムは、信頼性と実績があることを示しています。多くの企業で利用されている実績があるということは、そのシステムが安定して稼働し、信頼性が高いことを意味します。
また、多くの導入実績がある企業は、充実したサポート体制を整えている可能性が高いです。さらに、多くのユーザーからのフィードバックを受けて、機能がアップデートされる頻度も高い傾向にあります。
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使いやすいおすすめの勤怠管理システム
これまでの解説を踏まえて、使いやすいおすすめの勤怠管理システムを5つご紹介します。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、クラウド型勤怠管理システムで、業界トップシェアと20年近い実績を誇ります。小売業、飲食業、サービス業、建設業、製造業、運輸業など、あらゆる業種に渡って導入されています。
操作性と柔軟性に優れたインターフェースを備えており、ICカード打刻や生体認証打刻など、多彩な打刻方法が用意されています。運用開始後も専門のスタッフによるサポートを受けられるなど、実績を裏付けるようにサポート体制も充実しています。
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社Donutsが提供するクラウド型勤怠管理システムです。出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理などの機能を自由に組み合わせて利用できるため、不要な機能に費用を払うことなく自社に合った機能を選ぶことができます。
無料プランであっても、すべての機能が30日間無料で利用できるため、導入前のトライアルに適しています。変形労働やフレックス制などの多様な勤務形態に対応可能で、GPS機能も備えているので、多様な業種に適しているといえます。
ジンジャー勤怠（jinjer株式会社）
「jinjer勤怠」は、jinjer株式会社が提供する、バックオフィス業務の効率化を支援するクラウドサービスのうちの勤怠管理システムです。
パソコン、スマートフォン、AppleWatchなど様々なデバイスからの打刻方法を備え、ChatWorkやSlackといったビジネスチャットツールと連携した打刻により、既存ツールを活用したスムーズな導入も可能です。
HRMOS勤怠 by IEYASU（IEYASU株式会社）
「HRMOS勤怠 by IEYASU」は、IEYASU株式会社が提供するクラウド型サービスで、20,000社以上の導入実績があります。無料でICカード打刻、残業アラート、申請承認などの機能が、人数制限・期間制限なしに利用できます。
スマートフォンから簡単に打刻が可能で、管理者はリアルタイムで勤怠を確認できます。また、36協定に基づき労働時間を設定し、残業が発生した際にメールあるいは画面上にアラートを表示させることができます。
マネーフォワード勤怠（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワードクラウド勤怠」は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。在宅勤務やお弁当の回数など、任意項目を自由にカスタマイズでき、シフト管理や有休管理機能も備えています。
また、人事管理や給与、社会保険など、同社の「マネーフォワードクラウド」シリーズの製品とのシームレスに連携可能である点も特徴です。
使いやすい勤怠管理システム選びは比較サイトが便利
企業にとって、勤怠管理システムの選択は重要な課題です。システムを選ぶ際には、自社の規模や業務内容、予算などを考慮し、必要な機能が揃っているかどうか確認しましょう。また、システム導入には事前の準備も重要です。社内での調整や設定作業などを計画的に進めましょう。
様々な選択肢を比較検討し、自社に最適なシステムを選びましょう。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」を利用すると、自社に必要な要件をピックアップするだけで、要件にマッチする製品を簡単に比較検討できるため、選定のコストを大幅に削減できます。
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