近年、タイムカードやエクセルに代わって、勤怠管理にアプリを利用する会社が急増しています。しかし、「人気がある」「コストが安い」だけで選んでしまっては、経済的・時間的ロスを招く結果になりかねません。
この記事では、アナログな勤怠管理からの脱却を検討されている会社向けに、勤怠管理アプリを選ぶ際のポイントを解説します。
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勤怠管理アプリとは？
勤怠管理アプリとは、従業員の出勤、退勤、休暇などの勤怠情報をデジタルで管理するツールです。勤怠管理アプリにより、従業員の労働時間を正確に把握し、効率的な労務管理を実現します。
勤怠管理アプリには大きく二つのパターンがあります。一つはスマートフォンやタブレット上でのみ動作する単体アプリです。もう一つはブラウザ上で動作する勤怠管理システムのうち、出退勤打刻などの一部の機能をスマホアプリとして利用するものです。
勤怠管理アプリの目的
勤怠管理アプリの目的は、従業員の労働時間を正確に記録し、労務管理を効率化することです。これにより、法令遵守を徹底し、従業員の働き方改革を推進します。
近年の働き方改革による労働基準法の改正に伴い、企業は労働時間の客観的な記録を求められています。勤怠管理アプリを使用することで、タイムカードやICカードの使用時刻などのデータを自動的に記録し、労働時間の正確な把握が可能となります。
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タイムカードやエクセルによる勤怠管理の課題
企業が勤怠管理を行う手段としては、かつてはタイムカードやエクセルによる管理が主流でした。しかし、近年は勤怠管理システムへの移行が急速に進みつつあります。
背景としては、働き方改革による多様な働き方の増加や過重労働問題による企業コンプライアンスへの意識変化があります。タイムカードなどによるアナログな勤怠管理では、以下に挙げるような問題があるため、労働環境を取り巻く大きな変化に対応できないのです。
手作業での負担が大きい
まず挙げられるのは、手作業による負担が大きいという点です。
タイムカードによる出退勤管理の場合、打刻をする従業員の手間はそれほど大きくはありませんが、集計・管理する人事担当者の負担は大きくなります。打刻済のカードを集め、記載内容を確認したうえで転記し、集計・給与計算という作業が定期的に発生します。
また、エクセルによる管理の場合は、勤務時間の集計は関数やマクロを用いて自動で行うことが可能ですが、給与計算に反映させる転記作業などは結局人数分手作業になります。
ヒューマンエラーや不正が起きやすい
従業員が数人のうちは、アナログな勤怠管理でも深刻な問題になることは多くありません。しかし、従業員が増えるに従って、その分手作業の量が増えることになり、深刻なヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。
典型的なミスとしては、タイムカードに記載されている時刻の転記ミスや、記載内容を集計する際の計算ミスなどがあります。出退勤時刻のミスは給与計算にも影響し、給与額の過不足が生じることになるため、トラブルを招きかねません。
また、タイムカードやエクセルでの勤怠管理の場合、不正が起きやすいという問題点もあります。ほかの人のカードを代わりに打刻したり、あとから入力内容を改ざんしたりといった不正が起きやすく、また不正の検知も難しくなります。
違法状態に陥りやすい
タイムカードやエクセルによる勤怠管理では、意図していない違法状態に陥る危険性が高くなります。
2019年4月施行の働き方改革関連法改正により、36協定による時間外労働（残業）の上限や年間5日の有給休暇取得義務が罰則付きで明記されました。
タイムカードやエクセルでの勤怠管理の場合、締め日に人数分を取りまとめて集計します。そのため、リアルタイムに労働時間を把握できず、集計時に初めて残業時間が上限を超えていたことが判明するケースが多くなります。
また、有給の付与日や取得状況も分からないため、年間5日の取得義務を達成できない可能性が高くなります。企業のコンプライアンス重視という社会の流れからしても、適切な勤怠管理とは言い難い面があります。
多様な働き方、法改正に対応できない
タイムカードやエクセルによる管理では、多様な働き方や法改正に柔軟に対応することができません。
通常の勤務形態のみであれば、労働時間の集計はエクセルでも可能です。しかし、変形労働時間制やみなし労働時間制など労働時間の計算が特殊な制度に対して、エクセルで自動計算を行うことは非常に困難で、結局あとから手修正することになってしまいます。
また、タイムカードを使った出退勤管理の場合は、事業所内に設置された打刻機を使うことが前提です。そのため、コロナ禍で増えたリモートワークや外回り営業など、タイムカードの打刻が物理的に難しいケースに対応でません。
近年は労働法関係の法改正が多く、エクセルで労働時間を管理している場合は、こうした法改正の際に自分でマクロや関数を修正するか、テンプレートサイトのアップデート対応を待たなくてはならないことも、大きな問題点と言えます。
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勤怠管理アプリのメリット
勤怠管理アプリは、タイムカードやエクセルによる勤怠管理の課題を解決できる以下のようなメリットがあります。
- 労務管理コストが抑えられる
- ミスや不正を防止できる
- 違法状態に陥りそうな状況をいち早く検知できる
- 多様な働き方や法改正に柔軟に対応できる
労務管理コストが抑えられる
勤怠管理アプリの導入により、出退勤の情報が即時に自動反映されるため、人事担当者の負担が軽減できます。従業員数が増えても作業量はほとんど変わらないため、会社規模が大きくなった際に人事部門が回らなくなるといった事態も防止できます。
また、勤怠管理アプリの多くが給与計算システムとデータ連携可能であるため、手間や転記ミスもなくなります。人事担当者や管理者の負担が減ることで、他の業務に注力でき、会社全体の生産性も向上します。
ミスや不正を防止できる
出退勤を手入力ではなく、ICカードやログインデータによる打刻に切り替えることで、データが自動反映・集計され、入力ミスや計算ミスが起こらなくなります。
また、各従業員が自身に紐付いたアカウントから打刻を行うため、第三者による打刻を防ぐことが可能で、生体認証やGPS機能を活用することで、より不正打刻防止の効果を高めることも可能です。
データの編集権限も、管理者・人事担当者・一般従業員などの区分によって段階的に付与が可能で、修正履歴を残すこともできるため、改ざん防止効果もあります。
違法状態に陥りそうな状況をいち早く検知できる
勤怠管理アプリでは、日々の出退勤状況が自動で反映・集計され、本人だけでなく管理者や人事担当者も各従業員の勤務状況をリアルタイムに把握できます。そのため、残業時間の上限を超過しそうな従業員がいた場合には、早めに検知して個別に適切な対応を取ることが可能です。
有給休暇の取得状況も簡単に確認できるため、取得率の低い従業員に対して取得を勧奨するなどして、年間5日の取得義務を達成することが可能です。
多様な働き方や法改正に柔軟に対応できる
勤怠管理アプリでは、各自が保有しているスマートフォンやタブレットからアクセスできるため、働く場所にとらわれずに出退勤の打刻が可能です。
変形労働時間制やみなし労働時間制についても、アプリの設定を変えるだけで対応できるため、複数の勤務形態が混在している場合でも柔軟に管理できます。
また、法改正が行われた際でも、基本的にはアプリの開発・提供元がアプリを修正しアップデートしてくれるため、特別な対応をすることなく安心して利用できます。
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自社に合った勤怠管理アプリの選び方
勤怠管理アプリはさまざまなものが開発されており、勤怠管理アプリの導入を決めたとしても、どの勤怠管理アプリを選んだらよいか迷うこともあるでしょう。
勤怠管理アプリを選ぶには、「機能」「ユーザビリティ」「コスト」「サポート」などの観点から総合的に判断する必要があります。
必要な機能・不要な機能をピックアップする
まずは勤怠管理アプリを使って何をしたいのか、自社の就業規則や勤務形態に照らして必要な機能は何かを検討します。
必要な機能が備わっていない場合はもちろんのこと、不要な機能が多すぎてもコストが余計にかかったり操作が複雑になったりするため、注意が必要です。勤怠管理システムの機能としては、以下のようなものがあります。
- 工数管理
- 業務ごとに要した時間を管理する機能です。工数管理によって生産性が向上し、スケジュール管理、プロジェクト管理がしやすくなります。プロジェクト管理と勤怠を連動して管理する場合は必要な機能です。
- シフト管理
- 小売業や飲食サービス業など、一律の勤務時間ではなくシフトで働く場合に便利な機能です。各自のシフト希望の集計やシフト作成、共有を効率化できます。
- 有給管理
- 出退勤時間だけでなく有給の取得日数の管理を行います。人によって有給付与のタイミングや日数が異なると管理が煩雑になるため、勤怠管理システムで管理すると効率的です。
- 他システム連動
- 代表的なものが給与計算システムとの連携で、勤怠管理システムで集計した勤務実績データを連携させることで、給与計算や給与明細出力を自動化できます。人事業務を総合的に効率化させたい場合にあると便利な機能です。
- GPS機能
- 出退勤の打刻の際にGPS機能を使って各自の現在地を把握できる機能です。直行直帰や出張、在宅勤務などで働く場所が多岐にわたる場合には欲しい機能です。
- 労働時間制度対応
- フレックスタイム制やみなし労働時間制を採用している場合、勤怠管理アプリの設定により使い分けることができるため、柔軟な勤怠管理ができます。
従業員・管理者が無理なく長期的に使えるか
いかに多くの機能を有していても、それを活用できなければ期待した効果は得られません。インターフェイスが見づらく直感的に操作ができない場合、人事担当者は照会に追われることになり、全体の生産性を下げてしまう可能性もあります。
特に、全従業員が日常的に利用する打刻については、単純な操作（1クリック、1タッチ）で完結することが不可欠と言えるでしょう。
コストに見合った恩恵を受けられるか
勤怠管理アプリには、基本的に初期導入費用と月額利用のランニングコストがかかります。勤怠管理アプリはクラウド型システムが多いため、オンプレミス型といわれるパッケージ形式のシステムよりも初期導入費用は安く抑えられる傾向にあります。
それでも、不要な機能を多く備えたアプリを導入してしまうとコストと効果が見合わない可能性があります。勤怠管理アプリのなかには、無料お試しができるものもあるため、どの勤怠管理アプリを導入するか絞りきれない場合は、一度無料版で試してみることもオススメします。
サポート体制は十分か
勤怠管理アプリに限らず、システム導入にはサポート体制が重要になります。
操作に行き詰まったり、エラー発生時に即座に対応できるヘルプデスクがあるか、チャットでの照会ができるか、電話やメールによる問い合わせはいつまで対応しているか、などさまざまな観点で確認が必要です。
利用者が多いアプリであれば、その分ユーザーからの問い合わせも蓄積されており、QAが充実していたり、修正アップデートも頻繁に行われていたりするため、アプリ選びの際のポイントのひとつにもなります。
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オススメの勤怠管理アプリ5選
ここまでの内容を踏まえ、幅広い要件に対応できるオススメの勤怠管理アプリを5つご紹介します。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIMEは、37,000社以上、200万人以上が利用している実績十分の勤怠怠管理アプリです。多様な勤務形態に対応しており、法改正への対応も含め、安心して利用できます。
打刻方法も、働き方に応じてWeb打刻・ICカード打刻・顔認証・生体認証といった多数の選択肢のなかから自社にあったものを選ぶことができます。また、英語表示や海外タイムゾーンの切り替えなど、グローバル企業にも対応できます。
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
ジョブカン勤怠管理では、出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理などの機能を自由に組み合わせて利用できます。
そのため、不要な機能に費用を払うことなく自社に合った機能を選ぶことができます。変形労働やフレックス制などの多様な勤務形態に対応可能で、GPS機能を備えています。
無料プランではすべての機能が30日間無料で利用できるため、導入前のトライアルに適しています。選べる機能についても、月ごとに柔軟に変更できます。アプリはiOSに対応しており、iPhoneとiPadから利用可能です。
スマレジ・タイムカード（株式会社スマレジ）
スマレジ・タイムカードは利用方法に応じた４つのプランがあり、勤怠管理のほかにもシフト管理、休暇管理など必要な機能を有したプランを選択可能です。GPS機能も備えているため、万が一の際には安否確認に役立てることもできます。
スマレジ・タイムカードアプリでは、スマートフォンからの打刻が可能ですが対象はiOS端末のみとなっています。Android端末を使って打刻をする場合には、Webブラウザから打刻する必要があるので注意が必要です。
スマレジ・タイムカードも無料トライアル期間があり、最初の60日間はすべての機能が制限なく利用できます。
シュキーン（株式会社インフィニットループ）
シュキーンは、パソコン、Andoroid・iOSのいずれからでも利用可能な勤怠管理アプリです。さまざまな打刻方法が用意されており、ブラウザから打刻する以外にも、ICカードを使った打刻や親機端末の近くを通るだけで打刻ができる親機通過打刻などがあります。
勤怠管理情報はエクセルおよびCSVで出力できるため、給与計算ソフトと連携も可能です。また、勤怠状況はグラフ表示ができ、残業の多い部署や前月比での労働時間の増減などを視覚的に把握できるという特徴もあります。
人事労務freee（freee株式会社）
人事労務freeeは、会社の規模や成長フェーズによって異なる人事管理上の課題に応じたサービスを提供している勤怠管理アプリです。勤怠管理だけでなく、給与計算や休暇管理、入退社手続きといった人事業務を総合的に効率化できます。
長時間労働をAIが判定してアラート通知を行う、といったコンプライアンスの観点から有用な機能を多く備えています。勤怠打刻はiOSとAndroidの双方に対応しており、スマートフォンアプリからは打刻および給与明細の閲覧ができます。
無駄なく勤怠管理アプリを選ぶには
働き方改革により残業時間に上限が設けられ、有給取得が義務化されるなど、これまでのタイムカードやエクセルによる勤怠管理は限界を迎えています。システムによる勤怠管理は、企業にとって急務とも言えます。
導入後に後悔しない勤怠管理アプリを選ぶには、自社の勤務形態や課題にいかにマッチしたアプリを探し出せるかにかかっています。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」であれば、詳細な条件を指定して自社に最もマッチングする勤怠管理システムを探し出すことができます。
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