就労証明書電子化で人事業務はどう変わる？改正後の手続きをわかりやすく解説

2022年末、政府より就労証明書の書式を統一し電子化を図ることが発表されました。現在、就労証明書は自治体により様式がバラバラで、特に複数の自治体に拠点を構える企業にとっては、その作成業務は大きな負担となっています。

では、就労証明書が電子化されることで、企業には具体的にどんなメリットがあるのでしょうか？また、電子化された場合の手続きはどのように進めるのでしょうか？この記事では、最新の改正情報を踏まえつつ、就労証明書の電子化についてわかりやすく解説します。

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就労証明書の電子化とは

就労証明書の電子化は、従業員の就労状況を証明する書類をデジタル化することを指します。これにより、企業は手書きでの作成から解放され、効率的な業務遂行が可能となります。また、電子化により、保育園の入園申請などで必要となる証明書の提出もスムーズになります。

就労証明書電子化の背景と目的

就労証明書の電子化は、企業の業務負担軽減と業務効率化を目指しています。従来、企業は従業員からの依頼により手書きで就労証明書を作成していましたが、これには時間と労力がかかっていました。電子化により、これらの負担が軽減されます。

特に大手企業では、多数の就労証明書を作成する必要があり、その負担は大きいのが現状です。電子化は、こうした企業の負担軽減を目指しています。また、従業員は自身の就労証明書をいつでも確認でき、必要な時にすぐに提出できるため、従業員の手続きの負担も軽減されます。

就労証明書電子化の具体的な変更点

就労証明書の電子化により、書式の変更と申請・発行手続きの変更が行われます。これにより、企業は人事情報をベースに自動的に就労証明書を作成でき、マイナポータルを利用して直接市町村に提出できます。

就労証明書の電子化により、書式が統一されるため、企業は個々の従業員の情報を入力するだけで、統一された書式の就労証明書を作成でき、企業の業務負担を軽減しながら、ミスの減少も期待できます。

また。従来は紙ベースでの手続きが必要でしたが、電子化により、企業はマイナポータルを通じて直接市町村に提出できま、企業の手続き負担が軽減されます。

就労証明書作成コーナーとは

就労証明書の書式が統一に先駆けて、マイナポータルサイト上に「就労証明書作成コーナー」が設けられています。

「就労証明書作成コーナー」は、マイナポータルの「ぴったりサービス」内に設けられた就労証明書作成支援サービスです。サイトに登録されている各自治体の様式を使って、Webから入力・申請が簡単に行なえます。

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就労証明書の電子化による効率化とメリット

就労証明書の電子化は、企業の業務効率化とコスト削減に大きく寄与します。また、従業員の利便性も向上し、手続きの負担が軽減されます。

電子化による業務効率化

電子化により、保育園の入園申請などで従業員から就労証明書の作成を求められた際も、企業は手書きでの作成から解放され、効率的な業務遂行が可能となります。

書式統一による手続きの簡素化

書式の統一により、企業は従業員が在住する自治体ごとに様式を検索して、その様式に合わせた就労証明書を作成するという手間がなくなります。

手続きを一元化されるため、照会先を調べることも不要になります。また、書式が統一・オンライン化されることで、記載漏れや入力ミスも減少します。

コスト削減と利便性の向上

就労証明書の電子化は、企業のコスト削減と利便性の向上に寄与します。具体的には、業務時間の短縮による人件費の削減や、ペーパーレス化による紙代・印刷代の削減が期待できます。

マイナポータルを利用した就労証明書の電子申請

マイナポータルを利用した就労証明書の電子申請は、企業と従業員の手続きの負担を大幅に軽減します。具体的には、企業は人事情報をベースに自動的に就労証明書を作成でき、マイナポータルを利用して直接市町村に提出できます。

改正後の手続きの流れ

改正後の手続きは、企業がマイナポータルを通じて直接市町村に就労証明書を提出し、発行される受付番号を従業員に通知、従業員はその受付番号を入所申請書類などに記載して自治体に提出するという流れになります。

1. 子の保育園入所を希望する従業員から、企業に対して就労証明書の作成を依頼
2. 企業は「マイナポータル」の「就労証明書作成コーナー」を通じて、書類を作成して所定の自治体へオンライン申請
3. 企業は申請後に発行される受付番号を従業員に通知
4. 通知を受けた従業員は、入所申請書などの書類に受付番号を記入して、それぞれの自治体に提出

就労証明書の電子化による影響と注意点

政府は就労証明書の様式統一化を2023年秋を目標に掲げていますが、完全な実現のためには決して低くないハードルが存在します。

統一様式の利用は自治体の任意

統一様式となった就労証明書の利用は、各自治体の「自治事務」の範囲つまり、任意とされており、引き続き自治体独自の様式を使用することも可能です。

現行法上、政府から自治体に対して統一様式の使用を強制することはできないため、果たしてどこまで様式統一が進むのかは不透明です。

業務煩雑化の懸念

また、改正後の手続きでは、企業が直接自体に対して就労証明書を提出することになりますが、就労証明書以外の書類は相変わらず従業員自身で各自治体に提出しなければなりません。

そのため、受付番号の受け取り、通知などでかえって企業事務が煩雑化するのではないという懸念も指摘されています。

まとめ

最後に解説したように、就労証明書の電子化・様式統一化には、まだクリアすべき壁もあり、制度改正も目標までに間に合うのか不透明です。

ただ、今後の大きな流れとしての制度改正は決定しており、いつ変更が適用されても良いように、企業としても備えておく必要はあるでしょう。

そのためにも、人事システムや勤怠管理システムを導入して、データベースからスムーズに電子申請を行える仕組みを整えておくことをおすすめします。

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