事業主や人事担当の方であれば、従業員から「在職証明書」の発行を求めらることも多いかと思います。在職証明書は決まった書式はないものの、必要とされる場面も多く、記載事項も微妙に変わってきます。

この記事では、在職証明書の書き方や疑問点に対する回答をわかりやすく解説します。無料でダウンロードできるテンプレートも用意しましたので、是非ご活用ください。

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在職証明書とは

在職証明書とは、従業員が会社に「現に在職していること」もしくは「過去に在職していたこと」を証明する書類のことです。以下のようにさまざまな呼び方がありますが、いずれも意味している書類は同じです。

  • 在籍証明書
  • 就労証明書
  • 就業証明書
  • 勤務証明書
  • 雇用証明書

公的な文書ではないため、特に決まった書式はありませんが、提出先によっては必要な記載事項が指定されていることもあります。

退職証明書との違い

「退職証明書」は、会社が対象従業員が退職したことを証明する書類で、こちらもハローワーク等に提出する公的書類ではありません。

必要となるケースとしては、転職先の会社から提出を求められた場合や、国民健康保険や国民年金の加入手続きで必要となる離職票がまだ発行されていない場合の代替書類などが考えられます。

退職時の証明として、退職者が「使用(雇用)期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」について証明を希望した場合は、会社はこれに応じる義務があります

離職証明書との違い

「離職証明書」は、「雇用保険被保険者離職証明書」のことで、ハローワークから離職票の発行を受けるために必要となる公的書類です。3枚綴り複写式の定型様式であるため、ダウンロードはできず、ハローワークからもらってくる必要があります。

離職票は失業給付の受給のために必要な書類であり、退職者の次の転職先が既に決まっており、特に退職者自身が希望しない場合を除き、会社は速やかに作成・提出しなくてはなりません。

在職証明書の発行は義務?

在籍証明書は、法律で発行が義務付けられている書類ではないため、発行しなくても会社が罰則を科されることはありません。

ただし、発行することで特に会社に不利益になることはまず考えられないため、請求に応じて発行するのが望ましいでしょう。

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在職証明書が必要となる場面とは

在職証明書の提出が求められるケースとしては、以下のような場面が考えられます。

  • 保育園の入園や児童クラブへの利用申込み
  • 転職時
  • 資格試験受験時
  • 外国人労働者のビザ申請・更新時

保育園の入園や児童クラブへの利用申込み

「保育の必要性」を判断するために、両親が働いていることの証明する書類として提出を求められます。入園時だけでなく、通園後も毎年提出を求められることが多いようです。

また、児童クラブの利用や、一部の私学でも同様の理由で提出を求めラルことがあります。

転職時

転職先の会社から、履歴書の職歴などの記載内容が事実に相違ないか照合するために、提出を求められるケースがあります。

また、会社員から公務員に転職する際も、募集要綱に一定期間の一般企業での就業期間が求められている場合は、提出が必要です。

資格試験受験時

IT系や法律系の資格試験の中には、受験資格として一定の業務に従事していたことを求めるものがあります。また、試験科目の中で一定の科目の免除を受けるために、業務従事経験の証明が必要な場合があり、在職証明書が必要になります。

外国人労働者のビザ申請・更新時

外国人労働者の滞在の名目が「労働」である場合、「就労ビザ」の申請に在職証明書が必要です。また、「定住資格」「永住資格」以外は有効期限があるため、これらのビザを更新する際にも必要です。

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在職証明書のテンプレート

無料でダウンロードできる「在職証明書」のテンプレートをご用意しましたので、以下のリンクより是非ご活用ください。

在職証明書の書き方

以下、テンプレート沿って、項目ごとの書き方を解説します。

従業員の基本情報

在籍を証明する従業員の「氏名」「生年月日」「性別」「住所」などを記載します。過去に在職していたことを証明する場合は、現時点の情報ではなく「在職していたとき」の情報を記載するよう注意しましょう。

入社年月日・雇用期間・勤務地

雇用期間は、現に在籍しており有期雇用契約でない場合は不要です。勤務地は、本社ではなく実際の就業場所を記載し、複数ある場合は列挙するか、主な就業場所のみを記載しても差し支えありません。

雇用形態・勤務時間

雇用形態は、「正社員」「パート」「有期契約社員」のように記載します。勤務時間は、所定労働時間を記載するのが基本ですが、日によって変動する場合は「シフトにより8時~17時、13時~21時のいずれか(実働8時間)」のように記載します。

勤務日数の記載を求められる場合は、「月曜日~金曜日の週5日」「シフトにより週4日」のように記載します。

職種・業務内容

役職がある場合は、「課長」「支店長」などと記載します。業務内容は、「企画部にて新規商品の発案・開発に従事」などと、なるべく具体的に記載するのが良いでしょう。

資格試験などで、特定の業務経験を求められる場合は、該当の業務にどのくらいの期間従事していたかを記載します。

給与など

在職中に支払った賃金総額や、現に支払っている月給など、求められる内容に応じて記載しますが、実際に給与に関する事項が必要とされるケースは少ないと言えます。

証明する会社の情報

発行する会社の名称、住所などを記載し、代表者印を押印します。なお、必ずしも代表者の証明でなくても良いケースもあるため、従業員を通じて提出先に確認しておきましょう

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在職証明書でよくある質問

在籍証明書に関してよく寄せられる質問を、Q&A形式でまとめました。

Q
発行するのは正社員だけ?パートやアルバイトには不要?
Q
派遣社員から発行を求められたら?
Q
退職した従業員から発行を求められたら?
Q
在職証明書に押印するのは、代表者印でなければならない?

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在職証明書の発行には協力的に

在職証明書は、提出先によって記載項目が変わります。本記事のようなテンプレートを活用し、必要に応じてカスタマイズするのがおすすめです。また、在籍証明書は、個人情報が多く掲載されている書類です。

「情報漏洩のリスク管理」や「直接本人に手渡す」など、慎重に取り扱わなければなりません。また、「証明された内容と実態が違う」と言われないためにも、普段から勤怠管理システムを活用して正確な勤怠管理をおこなうことが重要です。

勤怠管理システムを活用すれば、出退勤時刻・労働時間・有給休暇の取得状況など、勤怠データをシステムが自動で集計します。システムには常に最新の情報が反映されており、個々の勤怠状況を確認する必要はありません。

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