労働条件通知書の電子化で業務効率UP！メリットや注意点も解説

近年、働き方改革やデジタル化の波により、労働環境も大きな変化を遂げています。その一つが、労働条件通知書の電子化です。電子化により、業務の効率化やコスト削減といったメリットを受けられる一方で、要件やリスクなどに注意が必要となります。

この記事では、労働条件通知書の電子化について、その意義からメリット・デメリット、具体的な方法、違反した場合の罰則まで、わかりやすく解説します。

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労働条件通知書の電子化とは

労働条件通知書の電子化とは、2019年4月から従来認められていなかった労働条件通知書の電磁的方法による交付が可能になったことを指します。

「労働条件通知書」とは

労働条件通知書は、労働契約（雇用契約）の締結に際して、労働者に対して一定の労働条件を明示した文書です。労働基準法において、使用者の義務として定められています。

労働条件通知書において明示すべき労働条件には、従事する業務や労働時間、賃金に関する事項などがあります。雇用契約書と異なり、労使双方の合意を示す文書ではないため、基本的には使用者から労働者に一方的に交付されます。

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労働条件通知書電子化の背景

元来、労働条件通知書は書面による交付しか認められていませんでした。しかし、近年のデジタル化、ペーパーレス化、押印廃止などの流れを受けて、特に毎年多くの新規雇用が生まれる大企業を中心に、電子化を要望する声が高まっていました。

そこで、一連の働き方改革、労働関連法規の改正の中で、労働条件通知書の電子化解禁も盛り込まれ、2019年4月から紙ベースの書面によらない労働条件通知書の交付も可能となりました。

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労働条件通知書を電子化する要件

労働条件通知書の電子化は無条件に認められるものではなく、あくまでも「書面による交付が原則」であることには変わりありません。電子化には、以下の要件を満たすことが必要です。

労働者が電子化を希望したこと

まず、交付対象の労働者本人が、電子化された労働条件通知書の交付を希望していることが必要です。

この場合、それぞれの労働者に対して個別に、そして明示的に確認を取る必要があります。よって、採用ページや内定通知書に記載していただけでは、個別同意を得たことにはなりません。

出力して書面を作成できるものであること

電子化された労働条件通知書は、必要に応じてすぐに紙媒体として出力できる状態であることが求められます。具体的には、以下の3つの方法が認められています。

• FAX
• 電子メール（メールの本文もしくは添付ファイル）
• SNSメッセージ

第三者が閲覧できないこと

労働者の個人情報を含む労働条件通知書は、業務上必要な者以外に閲覧されることは許されません。よって、ブログや個人のホームページなど、第三者に閲覧させることを目的とした場所への書き込みは、電磁的方法として認められません。

労働条件通知書の電子化のメリット

電子化により、企業は業務の効率化やコスト削減、柔軟な人材採用などのメリットを享受できます。

業務の効率化

通知書の印刷や封入、発送といった業務をカットでき、人事担当業務の負荷を軽減できます。また、間違った情報や誤字の訂正も紙ベースの書類に比べ容易になります。

コスト削減

電子化により、紙代や郵送代、印刷費用など、物質的なコストを削減できます。これは特に従業員規模の大きい企業など、大量の通知書を発行する必要がある場合に有益です。

また、労働条件通知書は控えを企業側で保管するのが一般的であるため、紙ベースの場合は物理的な保管スペースが必要です。一方、電子化された労働条件通知書は物理的な保管スペースが不要になるため、保管コストも大幅に削減できます。

時間や場所にとらわれない柔軟な人材採用

電子化により、時間や場所にとらわれない柔軟な人材採用を可能になります。特に近年はリモートワークの需要が高まっているため、面談から労働契約の締結、労働条件通知書の発行までをすべてオンラインで完結させることで、柔軟な人材採用活動が可能になります。

労働条件通知書の電子化のデメリット・注意点

セキュリティリスク

特に、電子メールやSNSメッセージなどの方法により労働条件通知書の発行を行う場合は、情報漏洩のリスクに対する対策が必要です。企業は、顧客情報だけでなく、従業員に関する情報も個人情報として厳格に管理することが求められます。

保管義務

労働条件通知書は「雇入に関する重要な書類」に該当するため、原則5年間の保存義務があります。この保存義務は紙ベースであろうと電子データであろうと変わりません。

なお、この5年間の保存期間は「雇入れのとき」からではなく、「退職または死亡のとき」から起算する点に注意が必要です。

労働条件通知書の電子化でよくある質問

労働条件通知書の電子化に関しては、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

電子化に合わせて勤怠管理システムの導入も

労働条件通知書の電子化は現代社会の進化に合わせて、企業の人事業務を効率化させると言えるでしょう。今後も、このようなペーパーレス化、オンライン化の流れはますます加速することが予想されます。

企業にとっては、次々と新たな対応を迫られ苦慮されている方も多いかと思いますが、これは大きな転換を図る機会でもあります。特に勤怠管理をアナログ的手法で行っている場合は、勤怠管理システムを導入することで、電子化による相乗効果を得られます。

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