労働条件通知書は、従業員を新たに雇い入れた際に必ず交付が義務付けられている書類です。

では、具体的に何を記載すべきなのでしょうか?また、正社員とパート・アルバイトでは必要な項目が違うのでしょうか?

この記事では、労働条件通知書のわかりやすい記載例と、無料でダウンロードできるテンプレートをご用意しましたので、是非ご活用ください。

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労働条件通知書とは

労働条件通知書は、業務内容や就業時間など個別の労働条件について、雇用主から労働者に通知した書類です。

労働基準法では使用者に対して、新規雇用に際し一定の労働条件を書面にて労働者に明示することを義務付けています。

(労働条件の明示)
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

労働基準法第15条1項|法令検索 e-Gov

労働条件通知書を交付していない、または交付していても必要な事項が記載されていない場合、労働条件明示義務違反に問われ、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

また、明示された労働条件が事実と異なっていた場合には、労働者は即時に労働契約を解除することができ、さらに労働者が就業のために引越しをしていた場合は、使用者はその帰郷のための旅費を負担しなければなりません。

メールやLINEでも通知可能に

従来、労働条件通知書は紙媒体による明示のみ認められていましたが、ペーパーレス化の流れを受け、2019年4月より、FAXやメール、LINEなどのチャットツールを利用した電磁的方法による明示も認められるようになりました

ただし、この電磁的方法による明示は、書面以外での交付を労働者が希望し、かつ即座に紙媒体に出力(印刷)できる状態であることが必要です。

雇用契約書とどう違う?

法的に作成義務があるか、労働者の同意が確認できるか、といった点に違いがあります。

雇用契約書は、労働者が労務を提供し、雇用主がそれに対して賃金を支払うという、労働契約の内容について、労使双方が合意したことを証明する文書です。合意したことを証明するため、労使双方が署名・押印してそれぞれ1通ずつ持ち合うのが一般的です。

労働条件通知書のように法律で作成が義務付けられているわけではなく、記載内容も任意とされています。ただし、将来のトラブルを未然に防ぐ意味でも、作成することをおすすめします。

なお、実務的には事務簡略化のため、両者を合わせた「雇用契約書兼労働条件通知書」を交付するのが一般的です。

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労働条件通知書の無料テンプレート

労働条件通知書を効率的に作成・交付するためには、テンプレートを活用するのが便利です。以下に無料でダウンロード頂けるテンプレートを用意しましたので、是非ご活用ください。

労働条件通知書のわかりやすい記載例

上記のテンプレートをもとに、具体的な記載例を解説します。なお、労働条件には、必ず労働者に明示すべき「絶対的明示事項」と、制度として導入している場合のみ明示しなければならない「相対的明示事項」があります

絶対的明示事項相対的明示事項
1. 労働契約の期間、有期の場合は更新の有無や判断基準
2. 就業場所及び従事すべき業務
3. 始業・終業時刻、所定外労働時間の有無、休憩時間、休日、休暇
4. 賃金の決定・計算方法、支払方法、締め日・支払、昇給に関する事項
5. 退職(解雇の事由を含む)
1. 退職金
2. 臨時の賃金(賞与)
3. 食事、作業用品その他の費用負担
4. 安全衛生
5. 職業訓練
6. 災害補償
7. 表彰及び制裁
8. 休職
絶対的明示事項と相対的明示事項

さらに、パート・アルバイトなど、正規雇用の労働者に対して労働時間が短い労働者(短時間労働者)に対しては、原則の記載事項に加えて以下の事項も明示する義務があります。

  1. 昇給の有無
  2. 退職手当の有無
  3. 賞与の有無
  4. 短時間・有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

労働契約の期間

正社員の場合は、基本的に無期契約であるため「雇用開始日から期間の定めなし」のように記載します。

一方でパートやアルバイトなどの有期契約の場合は、「雇用開始日から満了日」を記載します。また、「契約更新の有無」「更新する場合の判断基準」「無期転換ルール」についても記載します。

就業場所

「甲(会社)の本社内」「○○支店」のようにできる限り具体的に記載します。ただし、就業場所が一定でない場合は、「○○地域内」のような記載でも差し支えありません。

正社員はもちろん、パートであっても、転勤の可能性がある場合は、「転勤を命じることがある」旨を記載します。

従事すべき業務

「事務職」「技術職」「調理スタッフ」など具体的に記載します。基本的には雇入れ時の業務を記載するだけで足りますが、将来的に従事する可能性のある業務を網羅的に明示しても差し支えありません。

労働時間と休憩時間

1日8時間・週40時間の法定労働時間の範囲内で定めた所定労働時間を記載します。なお、常時10人未満の労働者を使用する、商業や接客娯楽業などの事業場は「特例措置対象事業場」と呼ばれ、週の法定労働時間が44時間まで拡張されます。

所定時間外労働、つまり残業を命じる可能性がある場合は、その旨を記載します。休日労働の可能性がある場合も同様です。

休憩時間は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上という法定基準に合わせて設定します。

また、以下で変形労働時間制などの特別な勤務形態についての記載例を解説しますが、これらは記載が膨大になる場合は、始業・終業の時刻などに関する考え方を示した上で、就業規則上の関連条項を網羅的に記載することでも足ります。

変形労働時間制の場合

変形労働時間制の対象労働者である場合は、考えられる勤務パターンを網羅して記載します。たとえば1ヶ月単位の変形労働時間制の場合であれば「1ヶ月単位の変形労働時間制として、以下の勤務時間の組み合わせによる」などと記載し、以下のようにパターンを列挙します。

  1. 8:00~17:00(適用日:第2週・第3週)
  2. 8:00~18:30(適用日:第1週)
  3. 9:00~16:30(適用日:第4週)

フレックスタイム制の場合

フレックスタイム制の対象労働者である場合は、「始業および終業の時刻は、労働者の決定に委ねる」と記載し、フレキシブルタイム及びコアタイムを設けている場合はそれぞれの時間帯も併記します。

また、清算期間に応じた月の所定総労働時間も記載します。期間ごとの労働時間の総枠は以下のとおりです。

1ヶ月単位 2ヶ月単位 3ヶ月単位
暦⽇数 法定労働時間の総枠 暦⽇数 法定労働時間の総枠 暦⽇数 法定労働時間の総枠
31日 177.1時間 62日 354.2時間 92日 525.7時間
30日 171.4時間 61日 348.5時間 91日 520.0時間
29日 165.7時間 60日 342.8時間 90日 514.2時間
28日 160.0時間 59日 337.1時間 89日 508.5時間

事業場外みなし労働時間制の場合

事業場外みなし労働時間制の対象労働者の場合は、所定の始業時刻と終業時刻を記載します。

裁量労働制の場合

裁量労働制の対象労働者である場合は、労働時間の設定を労働者に委ねることになりますが、「8:00~17:00を基本として、労働者の決定に委ねる」のように目安となる所定労働時間も記載しておくと良いでしょう。別途労使協定にて定めた「みなし労働時間」も必ず記載します。

シフト制の場合

シフト制が適用される場合は、変形労働時間制の例にならって、通常見込まれる始業・終業時刻のパターンをできる限り記載します。

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休日と休暇

原則、週1日の法定休日が必要です。例外的に、就業規則で定めがある場合に限り、4週を通じて4日の法定休日の付与(変形休日制)も認められます。

休日が週固定の場合は、その曜日を記載します。不定期の場合は「日曜日を起算点とする週2日、シフトにより付与する」のように記載します。

年次有給休暇は、法定どおり付与する場合でも前倒しで付与する場合でも、付与基準日と最初の付与日数を記載します。パート・アルバイトなど、週の所定労働時間が30時間未満である従業員に対する付与日数は、週の所定労働日数などにより以下のように比例付与となります。

週所定労働日数 1年間の所定労働日数 継続勤務年数(年)
0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5~
4日 169日~216日 7 8 9 10 12 13 15
3日 121日~168日 5 6 6 8 9 10 11
2日 73日~120日 3 4 4 5 6 6 7
1日 48日~72日 1 2 2 2 3 3 3
週所定労働日数4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の労働者の付与日数

また、時間単位年休及び代替休暇を導入している場合は、その旨も記載します。

賃金に関する事項

賃金に関する事項は、支給単位(月給、日給、出来高給など)と基本給、支給対象の手当をすべて記載します。

具体的な支給額を記載するのが原則ですが、賃金規程等に記載の賃金等級にて額を確定できる場合は、当該等級を記載しても差し支えありません。また、各割増率は、法定以上の水準としなければなりません。

賃金控除について

法定控除(源泉徴収や社会保険料など法律で認められている賃金控除)以外に、労使協定に基づく賃金支払い時の控除がある場合は、該当する控除対象を記載します。具体的には、以下のような項目が該当します。

  • 社宅費用
  • 組合費
  • 弁当代
  • 貸付金の返済金

昇給について

昇給については、制度として設けている場合は、昇給の時期などを記載します。なお、パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合は、制度の有無について記載が必須です。

賞与について

賞与を支給する場合は、支給回数や時期、会社の業績によっては支給しないことがあることなどを記載します。パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合は、賞与の有無について記載が必須です。

退職金について

退職金制度を設けている場合、支給基準・支給時期・金額などを記載します。こちらも賞与などと同様に、パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合は、退職金制度の有無について記載が必須です。

退職に関する事項

退職の事由(解雇含む)、退職手続きなどを具体的に記載します。労働者からの申し出による「任意退職」と、死亡などにより就業不能となった場合の「当然退職」について漏れが無いよう記載しましょう。

定年制を設ける場合は、60歳を下回ってはならず、また65歳未満を定年とする場合は、高年齢者雇用確保措置を講じる必要があります。

その他の記載事項

その他の記載事項として、社会保険の加入状況、雇用保険の適用有無を記載します。また、以下の事項については、制度として設けている場合は記載が必要です(相対的明示事項)。

  1. 労働者に負担させるものに関する事項(制服代や作業用品)
  2. 安全衛生に関する事項
  3. 職業訓練に関する事項
  4. 災害補償に関する事項
  5. 表彰や制裁に関する事項
  6. 休職に関する事項

また、パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合は、「短時間・有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口」について記載が必要です。

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労働条件通知書についてよくある質問

労働条件通知書について、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

Q
管理監督者に労働条件通知書は必要?
Q
試用期間がある場合、労働条件通知書に記載は必要?

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労働条件通知書は作成が義務

労働条件通知書は法律で作成が義務付けられており、記載する項目も決まっています。本記事で提供したテンプレートを利用する際も、そのまま丸写しではなく、会社の実態に応じてカスタマイズしましょう。

また、労働条件通知書で明示した労働条件に沿った勤怠管理をおこなうには、クラウド型勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠管理システムは労働時間・時間外労働・有給休暇の取得状況など、従業員の勤怠データを自動で集計するシステムです。

従業員一人ひとりに貸与したスマートフォンやノートPCから出退勤時刻を打刻するため、代理打刻が起きる心配もいりません。労務担当者は工数の掛かる業務をシステムへ一任でき、他の作業に集中して取り組めます。

そして、システムを導入する際、サーバーやネットワーク機器の調達などは必要ありません。初期費用を大幅に抑えられるため、予算の確保が厳しい企業も導入しやすいでしょう。

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