勤怠管理システム導入のメリットとは？システム選びのポイントを徹底解説

労働時間の管理は、企業運営の中で非常に重要な要素の一つです。しかし、従来の手書きやExcelでの管理では、ミスが生じやすく、データの一貫性や正確性が損なわれることがあります。これにより、法令遵守のリスクが高まり、企業の信頼性が問われることも少なくありません。

こうした背景から、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。勤怠管理システムは、労働時間の正確な記録やリアルタイムでの勤怠状況の把握、さらに最新の法改正への迅速な対応を可能にすることで、労務管理の質を向上させ、効率的な企業運営を実現しています。

しかし、システム導入には初期費用や運用コストがかかるため、企業の規模やニーズに合ったシステム選びが重要です。また、従業員が新しいシステムに慣れるまでには時間がかかることも考慮しなければなりません。

そこで本記事では、勤怠管理システム導入のメリット・デメリットから、システム選定のポイント、導入の具体的な流れまでを、わかりやすく解説します。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、企業の労働時間を正確に管理し、法令遵守と業務効率化を支援するツールです。多くの企業が導入することで、労務管理の質が向上し、コスト削減も可能となります。

勤怠管理システム導入の目的

勤怠管理システム導入により、正確な労働時間の記録・管理が容易となり、法令遵守が実現できます。システムによる適切な労務管理は、人為的ミスを減少させ、労務コストの削減や企業のリスク回避に繋がります。

また、勤怠管理システムは人件費の削減と業務効率の向上をもたらします。自動化されたデータ処理により、手動のミスを削減し、労働生産性を高めます。

紙やExcelによる勤怠管理との違い

システム化により、勤怠データの正確性と管理効率が向上します。紙ベースの管理簿への手書きではミスが多く、データの正確性に欠ける場合がありますが、システムは自動でデータを記録し、誤差を最小限に抑えます。

また、勤怠管理システムは、Excelに比べてデータの自動集計や法令対応が容易です。Excelではデータ量が増えると管理が複雑になりますが、システムは自動化されたプロセスでこれを解決します。また、法令改正にもベンダー側で迅速に対応可能です。

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勤怠管理システム導入でできること

勤怠管理システムが備える機能は製品によってさまざまですが、ここでは一般的に多くの製品が備えている機能をご紹介します。これらの機能は、企業の労務管理の質を向上させ、効率的な運営をバックアップします。

多様な打刻

勤怠管理システムは、ICカード、スマートフォン、指紋認証など多様な打刻方法を提供し、正確な出退勤記録を可能にします。これにより、打刻漏れや不正打刻を防ぎ、正確で客観的な労働時間管理が実現します。

各種申請・承認

勤怠管理システムは、有給休暇、残業、出張などの申請をオンラインで完結できるようにし、承認までのプロセスを自動化します。これにより、紙ベースのフローに比べて格段に業務全体のスピードアップが図られ、申請と承認の履歴が保存されることで、フローの透明性も確保されます。

シフト管理

シフト管理機能は、効果的な人員配置と業務計画の策定をサポートします。特に、シフト制の多い小売業やサービス業などにおいては、労働力の過不足を事前に調整し、最適な人員配置を実現します。

休暇管理

休暇管理は、有給休暇はもちろん、会社独自の特別休暇の管理を自動化し、従業員が計画的に休暇を取得できるようサポートします。年次有給休暇については、勤続年数や雇用区分などに応じて、毎年既定の日数を自動付与できる機能を備えている製品もあります。

残業時間や有給取得状況の確認

勤怠管理システムは、残業時間や有給取得状況をリアルタイムで提供し、労務管理の透明性を高めます。アラート機能などと組み合わせることで、有給取得率の低い従業員や長時間労働に陥っている従業員をいち早く検知できるため、有給休暇の取得率が向上や、従業員満足度の改善などが期待できます。

勤怠管理システム導入のメリット・デメリット

勤怠管理システムを導入する際は、メリット・デメリットをしっかりと抑えたうえで、比較検討する必要があります。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システム導入のメリットとしては、主に以下のような事項が挙げられます。

• 労働時間を正確に記録できる
• 勤怠状況をリアルタイムに把握できる
• 打刻漏れや不正を防止できる
• 法改正に素早く対応できる

労働時間を正確に記録できる

勤怠管理システムは、打刻された日時を正確なタイムスタンプで記録します。これにより、労働時間の計算誤りを防ぎ、残業時間や深夜労働時間の把握を正確に行うことができます。

また、労働時間や休憩時間、割増賃金などを自動計算するため、人為的なミスを大幅に減らすことができます。

勤怠状況をリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムは、従業員の出退勤状況をリアルタイムで確認できるため、出退勤時刻の異常や、長時間労働の兆候などを早期に検知し、管理者側で適切な対応を取ることができます。

打刻漏れや不正を防止できる

勤怠管理システムの打刻機能により、打刻漏れや不正が防止され、正確な出勤管理が可能になります。多様な認証方法でセキュリティが強化されます。

また、残業申請や代休申請などを承認フローに乗せることで、不正な申請を防止することができます。

法改正に素早く対応できる

労働基準法などの法改正が行われた場合でも、ベンダー側にて改正内容に対応したシステムアップデートが提供されるため、企業は最小限の負担でコンプライアンスを維持できます。

勤怠管理システム導入のデメリット

勤怠管理システム導入によるデメリットとしては、以下のような事項が挙げられます。

• 導入コストがかかる
• 運用に慣れるまでに時間がかかる
• 就業規則等と合わない可能性も

導入コストがかかる

勤怠管理システムの導入には初期費用が発生します。ソフトウェアやハードウェア（打刻機）の購入、カスタマイズが必要となる場合もあり、中小企業にとって負担になることがあります。

また、システム導入に伴うコンサルティング費用や、月額利用料、従業員への研修費用、システムの保守費用などが発生する可能性もあります。

運用に慣れるまでに時間がかかる

新しいシステムの運用には、従業員のトレーニングが必要です。これにより、短期間の業務効率低下が生じる可能性があります。また、従来のやり方に慣れている従業員は、新しいシステムへの抵抗感を感じる場合があります。

就業規則等と合わない可能性も

勤怠管理システムの機能が既存の就業規則や企業文化と一致しない場合、カスタマイズが必要となります。また、システムの機能に合わせようとする場合は、就業規則の変更や個別の労働契約の見直しが必要となる可能性があるため、導入前にこれらの整合性を確認することが重要です。

勤怠管理システム選びのポイント

勤怠管理システム選びのポイントを考慮することで、企業に最適な勤怠管理システムの選択が可能となり、効果的な労務管理が実現します。

クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムには、大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。現在はクラウド型が主流になりつつありますが、自社の環境や規模に合わせて最適なものを選択することが重要です。

クラウド型は初期費用が低く、運用コストも抑えられます。システムのアップデートも自動で行われ、場所を選ばずアクセスできるというメリットがあります。ただし、セキュリティコントロールや機能のカスタマイズには一定の制約があります。

一方、オンプレミス型は高いカスタマイズ性と強化されたセキュリティを提供します。ただし、初期費用が高額になり、自社でサーバーを用意する必要があるなど、導入への障壁は高いといえます。

機能は必要十分か

システムが企業の業務フローに適合する機能を持っているか確認が必要です。必要な機能が不足している場合、追加のカスタマイズが必要となり、コストが増加する可能性があります。

一般的に、中小企業であれば基本的な勤怠管理機能があれば十分な場合が多いですが、大企業では豊富なシフト管理や勤怠分析など、より高度な機能が必要となることがあります。

初期費用と運用コストは適切か

初期費用と運用コストを総合的に評価することが重要です。初期費用が高くても、運用コストが低い場合は長期的なコスト削減が可能です。TCO（総所有コスト）を算出し、費用対効果を比較検討することが重要です。

ベンダーの導入実績とサポート体制

ベンダーの導入実績やサポート体制は、システム導入後の成功に大きく影響します。実績のあるベンダーは信頼性が高く、サポート体制も整っています。導入後のトラブルに迅速に対応できるベンダーを選ぶことで、運用リスクを低減できます。

勤怠管理システム導入の流れ

勤怠管理システム導入は、企業の体制や提供元のベンダーによって多少の違いはあるものの、一般的には以下のような流れに沿って進めます。

1. 導入前の準備
2. システムの選定
3. 初期データ設定
4. 従業員への周知とテスト運用
5. 本稼働

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導入前の準備

勤怠管理システムを導入する前に、現行の勤怠管理方法を見直し、改善点を明確にします。導入前の準備が不十分な場合、システム導入後に様々な問題が発生する可能性があります。

例えば、必要な機能が不足していたり、従業員がシステムに抵抗を感じたりすることが挙げられます。システム導入によって何を達成したいのかを明確にし、システムに求める機能や性能を具体的に定義しましょう。

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システムの選定

企業のニーズに最適な機能を持つシステムを選定します。システムの機能や価格、操作性、ベンダーのサポート体制など、様々な要素を比較検討し、企業の特定のニーズに合った製品を選ぶことが重要です。

初期データ設定

従業員データ、勤務シフト、休暇ルールなど、システムに必要な基本情報を設定することで、システムの運用がスムーズに開始できます。初期データ設定が誤っていると、計算結果に誤差が生じたり、システムが正常に動作しなかったりすることがあります。

従業員への周知とテスト運用

従業員にシステムの使用方法を説明し、実際の業務でテスト運用を行います。従業員がシステムの使い方を理解していなければ、システムの利用率が低くなったり、誤操作によるトラブルが発生する可能性があります。

従業員への周知とテスト運用の際には、ベンダーから提供されるマニュアルを自社用にカスタマイズするなど、従業員がシステムに慣れ、実際の運用での問題点を事前に解消できるような工夫が必要です。

本稼働

システムの全機能が正式に稼働し、全社的に導入されます。この段階で、システムが日常業務に組み込まれ、データ管理がリアルタイムで行われます。また、システム導入後も、法改正や業務内容の変化などに対応していく必要があります。

勤怠管理システム導入は比較検討が重要

労働時間の管理は、企業の効率的な運営と法令遵守に不可欠です。従来の手書きやExcelによる管理では、ミスが発生しやすく、データの正確性に問題があります。このような課題を解決するために、本記事では、企業が最適な勤怠管理システムを選ぶためのポイントや導入の流れを解説してきました。

最適なシステム選びには、多くの製品を機能要件ごとに比較検討することが必要です。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用いただくと、勤怠管理システムの中から、自社に最もマッチングするシステムを探し出せます。

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