離職票は、退職者が失業手当を受給するために必要となる重要な書類で、会社としては発行が遅れないように、期限を守ってスムーズに手続きを進めなくてはなりません。
この記事では、離職票発行の流れや注意点、万が一遅れた際の対応などについて、わかりやすく解説します。
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離職票とは
「離職票」は、退職者が失業手当を受けるために必要となる書類で、正式名は「雇用保険被保険者離職票」と言います。
退職者本人が希望する場合は、会社は速やかに発行手続きを進めなくてはなりません。一方で、既に転職先が決まっており、失業手当を受給する予定がないなど、特に本人が希望しない場合は、発行手続きをする義務はありません。
ただし、退職者の年齢が59歳以上である場合は、本人の希望の有無に関わらず発行手続きが必要です。これは、60歳以上64歳までの労働者が「高年齢雇用継続給付」を受給するために、ハローワークに離職票を提出しなくてはならないためです。
離職票の発行元はハローワークで、それぞれ異なる定型様式の「離職票-1」「離職票-2」という2種類があります、両方同時に交付されるため、手続きの際も両方揃えて提出する必要があります。
「離職票-1」は「資格喪失確認通知書」とも呼ばれ、退職者の基本的な情報や失業手当の振込希望口座などが記載される、OCRカード型の書類です。
「離職票-2」は、会社がハローワークに提出する「離職証明書」の複写3枚目がハローワークから返却されたものを指し、退職者が雇用保険被保険者だった期間の賃金や退職理由などが記載されています。
離職証明書との違い
離職証明書は、正式には「雇用保険被保険者離職証明書」と呼ばれる書類です。従業員が退職した際、会社がハローワークへ提出する書類です。
3枚綴り複写式の定型書類で、1枚目が事業主控、2枚目がハローワーク提出用、3枚目が「離職票-2」としてハローワークから返却される仕組みです。
用紙は定型の複写式のため、ハローワークのサイトなどからダウンロードすることはできません。よって、以下のような方法で入手する必要があります。
- 最寄りのハローワーク備付けのものを取りに行く
- ハローワークから郵送で取り寄せる
- 電子申請を利用する
- ハローワークへ事前申請し、専用用紙以外での印刷物で提出する
原則は専用用紙によることとされていますが、大企業などで発行を希望する退職者が多く、すべて専用用紙にて記入することが困難である場合などは、例外的にハローワークへの事前申請することで、専用用紙以外の印刷物も認められています。
退職証明書との違い
「退職証明書」は、会社が対象従業員が退職したことを証明する書類で、ハローワーク等に提出する公的書類ではないため、決まったフォーマットなどはありません。
必要となるケースは、転職先の会社から提出を求められた場合、国民健康保険や国民年金の加入手続きで、本来提出すべき離職票がまだ発行されていない場合、などが考えられます。
記載項目のうち、「使用（雇用）期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」については、本人が希望する項目のみ記載が必要で、希望しない項目は記載してはなりません。
離職票の発行期限
離職票の発行を受けるために必要な離職証明書は、退職日の翌々日から10日以内に管轄のハローワークに提出しなければなりません。
かりに期限に遅れたとしても発行自体はしてもらえますが、手続き遅延の罰則として「懲役6ヶ月または30万円以下の罰金」が科される可能性があります。
また、失業手当を受給できる期間は、退職理由などにもよりますが、基本的に退職日翌日から1年間であるため、遅れるとその分、受給期間が短くなる可能性があります。退職者の離職中の生活に直結するため、必ず期限は守りましょう。
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離職票発行の流れ
離職票発行は、以下の流れに沿って手続きを進めていきます。
- 退職日までに会社から退職者に対して、離職票が必要かどうか確認しておく
- ハローワークから「離職証明書」をもらい、会社側が必要事項を記入する
- 退職者に離職証明書の内容を確認してもらい、必要箇所に記入してもらう
- 退職日翌日から10日以内に、管轄のハローワークに離職証明書を提出する
- ハローワークから会社宛に「離職票-1」及び「離職票-2」が発行される
- 会社は届いた2つの離職票を速やかに退職者に郵送するか、本人に連絡して取りに来てもらう
なお、4.の離職証明書の提出の際は、同時に「雇用保険被保険者資格喪失届」も提出します。
離職票発行まで、どのくらいかかる？
一般的には、退職後（上記の流れで4.～6.まで）10日前後かかります。退職者には、あらかじめスケジュールを伝えておくことはもちろん、問い合わせがあった場合も、現在どの段階であるのかを伝え、必要であればハローワークに進捗を確認しましょう。
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離職票発行についての注意点
離職票は、失業手当の受給つまり退職者が再就職するまでの生活保障に関わる書類であるため、常にスピーディーな対応が求められます。
離職票発行に必要な添付書類
離職証明書には、雇用保険被保険者であった期間の賃金支払基礎日数などを記載する欄があります。そのため、賃金支払状況を確認するために労働者名簿、出勤簿、賃金台帳などの添付が必要です。
また、離職理由に応じて、その事実を証明する雇用契約書や就業規則なども必要となるため、あらかじめ必要書類を確認し、早めに用意しておきましょう。
離職理由に相違があった場合
離職証明書に記載する離職理由には、会社記入欄と退職者記入欄がありますが、双方の認識が違っているケースも考えられます。離職理由は、失業手当の受給期間や受給開始時期に影響があります。
そのため、安易に「自己都合退職」と記載すると、異議を唱えられる可能性もあります。一方で、本当は「自己都合退職」にも関わらず、退職者への便宜を図って「会社都合」としてしまうと、虚偽記載になるばかりか、助成金などの申請が通らない可能性も出てきます。
離職理由は事前にしっかり話し合い、双方の認識を合わせておき、間違いがあれば速やかに訂正に応じる姿勢が必要です。
離職票の発行が遅いとクレームを受けた場合
失業手当の受給に関わるため、退職者としても発行が遅れると不安になり、クレームが入ることも考えられます。退職後に滞りなく手続きを進めるために、退職が決まった時点で発行までの流れを押さえて準備を整えておくことが重要です。
離職票の再発行について
離職票を破損・紛失した場合は、再発行手続きが可能です。退職者本人が再発行請求するだけでなく、会社を通じて再発行を請求できます。
退職者から再発行請求の依頼があった場合は、速やかに応じることが重要です。また、再発行請求書には離職票の交付年月日と交付番号を記入する必要があるため、紛失時に備えてあらかじめ番号を控えるように伝えておき、会社側でも番号を控えておきましょう。
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離職票の発行はシステム利用でスピーディーに
離職票の発行は、退職者の再就職までの生活に直結するため、滞りなく手続きを進めることが重要です。手続きを効率良く進めるためには、電子申請の利用がおすすめです。オンライン上で手続きが完結するため、わざわざハローワークへ行く必要はありません。
また、勤怠管理システムを利用すると、システム上で必要な期間のデータをすぐに検索できるため、スピーディーに手続きを進められます。添付書類として必要な賃金台帳・労働者名簿・出勤簿の法定三帳簿もシステム上に保存できます。
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