「復職証明書」とは？必要なケースと注意点をわかりやすく解説

復職証明書とは、育児休業等で一度会社を休職した労働者が、会社に復職したことを証明するための書類です。主に、保育園に入園するために自治体から提出を求められる書類ですが、事業主や人事労務担当者にとって、あまり馴染みのない書類なのではないでしょうか？

この記事では、復職証明書が必要になるケースや記載内容、注意点などについて、事業主や人事労務担当者の方向けにわかりやすく解説します。

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復職証明書とは

「復職証明書」とは、休業または休職した従業員が会社に復職したことを証明する書類のことです。一般的には、育児休業から復帰した従業員が保育園や学校などの施設を利用する場合に、その施設を管轄する自治体に対して提出します。

復職証明書は、復職した従業員からの申し出に応じて、会社が該当欄に記入し、本人に交付します。法律で交付が義務づけられている書類ではありませんが、特に支障がない限りは申し出に応じるのが良いでしょう。

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「復職証明書」が必要になるケース

復職証明書を求められるケースとしては、主に産休や育休、または休職により保育園を利用していなかった従業員が、職場に復帰した際に、保育園の利用申込みのために各自治体より提出を求められる場合がほとんどです。

育児休業期間中などは、保育園による育児の必要性がないとされ、入園の申し込みができず入園中であっても退園扱いとなるのが一般的です。よって、休業を終えて職場に復帰する際は、あらためて利用の申込みが必要となります。

また、金融機関などから融資を受ける際に、収入を証明する書類として「復職証明書」の提出を求められる場合がありますが、こちらはレアケースと言えます。

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「復職証明書」とよく似た書類

復職証明書と名称や用途が似ている書類には、以下のようなものがあります。

在職証明書

「在職証明書」は、従業員が会社に「現に在職していること」もしくは「過去に在職していたこと」を証明する書類のことです。「在籍証明書」や「勤務証明書」などとも呼ばれます。

保育園の利用申込み時に提出することもありますが、転職時や資格試験の科目免除申請など、より幅広いケースで必要になります。

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退職証明書

「退職証明書」は、従業員が会社を退職した事実を証明するための書類です。転職先から提出を求められるほか、国民健康保険などの加入手続き時に離職票がない場合の代替書類として提出する場合もあります。

なお、会社は退職者から雇用期間や退職の事由などの一定の事項につき、証明書の交付を求められた際には、これに応じる義務があります（労働基準法第22条）。

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離職証明書

「離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）」は、退職した従業員が離職票の発行を受けるために、会社からハローワークに提出する書類です。退職者が離職票の発行を希望する場合は、「雇用保険被保険者資格喪失届」と同時に提出することになります。

3枚綴り複写式の定型書類で、1枚目が事業主控、2枚目がハローワーク提出用、3枚目が「離職票-2」としてハローワークから返却されます。会社は「離職票-2」と、同時にハローワークから交付されるOCRカード様式の「離職票-1」の両方を退職者に送付します。

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休職証明書

「休職証明書」は、従業員が一時的に職場を離れている事実を証明する書類です。休職期間や理由などが記載され、主に保険や公的機関への手続き等に利用されます。

復職証明書の記載事項

復職証明書の記載事項は、自治体の書式によっても異なりますが、基本的に「復職者の氏名・住所などの基本情報」「 会社名・会社住所」「休職期間」「復職日」「勤務状況」「証明者の署名・押印」などを記載します。

復職証明書のテンプレート

復職証明書は、通常は自治体が提供している様式を使用しますが、特定の様式がない場合や提出先が金融機関などの場合は、自社で用意する必要があります。以下に、無料でダウンロード頂けるテンプレートをご用意しましたので、本記事の解説と併せてご活用ください。

復職証明書はいつまでに提出？その他の注意点

復職証明書の提出期限は、保育園を管轄する自治体などによって異なりますが、概ね復職日から2週間程度というケースが多いようです。

なお、自治体によっては、休職前と同じ労働条件で復職することが施設利用申込みの条件となっている場合もあります。そのため、復職時の労働条件については、あらかじめ確認した上で従業員としっかり協議しておきましょう。

復職証明書を求められた場合は、協力しましょう

復職証明書は、法律で発行が義務付けられているものではありませんが、子どもを養育する従業員が安心して働くことができるように、証明書の記載には協力すべきでしょう。また、提出期限も自治体ごとに決められているため、速やかに発行に協力することが必要です。

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