勤怠管理のタイムカードとして、エクセルを利用している会社も多いと思います。エクセルは手軽に導入・使用できる反面、大きな問題点やリスクも抱えています。
この記事では、タイムカードにエクセルを用いるメリットや問題点、その解決策などをわかりやすく解説します。
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エクセルによるタイムカードとは
紙のタイムカードの代わりとして、あるいはタイムカードと併用して、出退勤時刻の記録や集計にエクセルを用いることを指します。
勤怠管理の「記録」「集計」「給与計算」のどの部分をエクセルが担うかによって、さまざまなパターンがあります。
打刻（記録）のみエクセルで行う
出勤簿への記入やタイムカード打刻機の自動印字の代わりに、出退勤時刻の記録のみをエクセルでおこなう形です。
単に入力シートとしての役割であるため、特に計算のための関数などは使用されません。
集計のみエクセルで行う
出勤簿に手書き、または紙のタイムカードに印字された出退勤記録をエクセルに転記して、集計する形です。主に集計や時刻・数値変換用の関数が用いられます。
日々の記録は別で行うため、エクセルでの作業は基本的に給与締め日以後数日間に集中して発生します。
記録と集計をエクセルで行う
日々エクセルに手入力で出退勤を記録しつつ、同時に時間集計も行う形です。ペーパーレスを実現でき、「転記」のステップも省略できます。
集計した勤怠データはCSVなどで出力して、給与計算ソフトに連携するのが一般的です。
記録、集計、給与計算まですべてエクセルで行う
日々の出退勤入力、時間集計から給与計算までをエクセルで一括で行う形です。
テンプレートや関数、マクロなど、作成までは手間がかかりますが、作業が集約され情報も一元化されるため、その後は一番コストがかからない方法と言えます。
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タイムカードにエクセルを利用するメリット
エクセルをタイムカードとして利用するメリットは、主に以下の4つが挙げられます。
- コストが抑えられる
- 誰でも簡単に使える
- ペーパーレスを実現できる
- データを共有しやすい
コストが抑えられる
エクセルで出退勤の記録から集計までを行う場合、タイムカード打刻機や勤怠管理システムを導入するコストがかかりません。
ビジネス向けのPCにはエクセルが標準搭載されているのが一般的で、既存のリソースを利用できる点も大きいと言えます。
誰でも簡単に使える
エクセルは業務での使用頻度も高く、一般に馴染みの深いソフトであるため、誰でも簡単に使えます。
かりに操作に慣れていない従業員でも、参考書やインターネットサイトで手軽に調べられるため、スキル習得へのハードルも高くありません。勤怠記録の集計程度であれば、シリアル値や関数の基礎的な知識だけで作ることが可能です。
ペーパーレスを実現できる
出退勤の記録からエクセルで行う場合は、紙のタイムカードも不要となるため、ペーパーレス化を実現できます。
また、タイムカードは5年間（現在は経過措置により3年）の保存が義務付けられていますが、エクセルで管理していれば、紙のタイムカードのように保管スペースを確保する必要もなく、紛失したり誤って破棄するリスクもありません。
データ共有しやすい
データ共有しやすい点もエクセルを活用するメリットの一つです。社内ネットワークにファイルを配置しておけば、従業員が簡単に勤怠データを記録・閲覧できます。社内LANであれば、外部からの不正アクセスを心配する必要もありません。
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タイムカードにエクセルを利用するデメリット
タイムカードにエクセルを利用するデメリットは、主に以下の4点です。
- ミスが起こりやすい
- 多様な働き方や法改正に対応できない
- 客観的な記録とみなされない
- 改ざんのリスクがある
ミスが起こりやすい
エクセルに手入力で記録する場合、自動で印字記録されるタイムカードと違って、入力ミスが起きやすいと言えます。
また、手書きの出勤簿や紙のタイムカードに印字された記録をエクセルに転記する際にも、入力ミスのおそれがあります。
勤怠管理は高いレベルでの正確性が常に問われる業務です。勤怠データに基づいて給与計算をおこなうため、集計や転記でミスが起きると給与の未払い・過払いにつながります。給与計算ミスは従業員との信頼関係悪化に直結するため、特に注意が必要です。
多様な働き方や法改正に対応できない
変形労働時間制やフレックスタイム制、裁量労働制など、労働時間の取り扱いが通常と異なる勤務形態への対応が困難と言えます。
作るのは不可能ではありませんが、労働法務に対する正しい知識とそれを関数などに落とし込むだけのスキルが必要で、膨大な工数がかかることを考えると、最初から勤怠管理システムを導入したほうが早いでしょう。
また、法改正で労働時間や休暇についての取り扱いに変更が必要となった場合、また作り直す必要がある点もデメリットです。
客観的な記録とみなされない
2019年に施行された働き方改革関連法により、「従業員の労働時間の客観的な把握」が会社の義務とされました。厚生労働省の指針によると、エクセルのタイムカードは自己申告制に該当するとされています。
これは勤怠管理システムなどを用いる原則的な方法と比較して客観性が弱いとされ、管理者が日々エクセルシートを現認するなどの運用が求められます。
単に、日々の入力は従業員に一任し、集計のときだけ管理者として確認するといった運用では義務を果たしたことにならない点に注意が必要です。
改ざんリスクがある
簡単に共有できて誰でもアクセスができるというエクセルのメリットは、裏を返せば簡単に改ざんされるリスクがあるということでもあります。
たとえば、「遅刻をした場合に賃金カットや人事評価のマイナス評価を避ける」「残業時間を過大申告して残業代を水増しする」といった目的で、出退勤時刻を改ざんする従業員が出てくることも否定できません。
一度改ざんされてしまうと、本来の正しいデータとの照合・復元が難しい点も、エクセルのデメリットと言えます。労務担当者も多くの仕事を抱えており、従業員一人ひとりの勤怠データに不正がないか、チェックする余裕があるとも限りません。
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タイムカードとして使えるエクセルのおすすめテンプレート
一から勤怠管理用のシートを作成するよりも、テンプレートを活用した方が効果的です。自社のスタイルに合わせてカスタマイズできるだけでなく、無料で利用できるものもおおくあります。ご参考までに、おすすめのサイトを2つご紹介します。
- おすすめサイト①：EXCEL勤怠テンプレート
- おすすめサイト②：bizocean
エクセルのタイムカードより勤怠管理システムがおすすめな理由
クラウド型の勤怠管理システムはエクセルと比べると、一定の導入コストが掛かります。その一方で、エクセルのデメリットをすべて解決できるため、総合的に勤怠管理システムを利用するほうがおすすめです。
勤怠管理システムの導入によって得られる具体的なメリットは、主に以下の4つです。
- ミスが起きにくい
- 多様な働き方や法改正に柔軟に対応できる
- 客観的な記録として認められる
- 改ざんを阻止できる
ミスが起きにくい
出退勤記録は自動入力され、それぞれの時間も自動集計されるため、ヒューマンエラーが非常に起きにくくなります。また、システムには常に最新の勤怠データが反映されるため、管理者は部下の勤怠状況に関して何度も労務担当者に確認する必要はありません。
また、設定条件に応じたアラート送信機能を利用することにより、打刻漏れや過重労働も防止できます。
多様な働き方や法改正に柔軟に対応できる
変形労働時間制やフレックスタイム制など、特殊な管理が必要な勤務形態であっても、設定に応じて柔軟に使い分けることが可能です。
また、法改正が行われたとしても、サービス提供元でアップデート対応してくれるため、安心して利用できます。
客観的な記録として認められる
勤怠管理システムによる記録は、先に述べた「労働時間の客観的な把握方法」において、原則的な方法として認められています。
また、かりに労働基準監督署から調査を受けた場合ても、即座に出退勤記録や給与計算データを提示できる点もメリットです。
改ざんを防止できる
不正打刻や改ざんのリスクを最小限に抑えられる点も、勤怠管理システムの導入によって得られるメリットの一つです。
まず、打刻方法に応じたIDや生体情報と従業員が一対一で紐付けられるため、成りすましによる不正打刻が防止できます。
また、データに対する登録・閲覧・編集ごとにアクセス権限を使い分けることで、改ざんリスクを大幅に減らせます。たとえば「ユーザレベルが従業員なら登録・閲覧のみ可」「ユーザレベルが管理者ならすべての操作が可」といった具合です。
さらに、かりにデータを改ざんされたとしても、操作ログや履歴から不正の特定ができ、バックアップを利用してデータの復元も可能です。
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エクセルよりも勤怠管理システムがおすすめ
エクセルによるタイムカードは手軽で低コストな反面、問題点やリスクも多いです。誰でも簡単に利用できるため、不正打刻や改ざんがいつ発生しても不思議ではありません。不正行為が発生しないかどうかは、従業員のモラルに強く依存している危険な状態です。
待遇や人間関係が原因で企業に不満を持っている従業員がいた場合、不正行為が発生する確率が高くなります。エクセルで課題とされる勤怠データの客観性と正確性を確保するためには、クラウド型の勤怠管理システムを導入するのが有効です。
勤怠データを客観的に記録する方法として認められているだけでなく、業務効率改善にもつながります。近年は初期費用が発生せず、従業員数に応じた料金体系を採用するベンダーも多く、予算に制限がある企業も導入しやすい状態です。
「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用いただくと、多様な打刻方法を備えた勤怠管理システムの中から、自社に最もマッチングする製品を探し出せます。低コストでハイスペックな機能を搭載している勤怠管理システムを多数扱っている点も、嬉しいポイントです。
勤怠管理の工数増大にお悩みの方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。
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