人件費削減のために「無給休暇」を取得させるというケースをよく耳にします。
しかし、会社が一方的に無給休暇を取得させることは、違法となる可能性があります。そもそも、無給休暇は欠勤や休業とどう違うのでしょうか？また、なぜ違法となる可能性があるのでしょうか？
この記事では、こうした疑問にわかりやすくお答えしていきます。
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無給休暇とは
無給休暇とは、給与が発生しない休暇全般を指します。法律上「無給休暇」という言葉は存在しませんが、給与が発生する「年次有給休暇」などに対する言葉として広く慣習的に使われています。
一般的に、「賃金支払義務のない法定休暇」と「会社が独自に定めた特別休暇（法定外休暇）」の2種類が存在します。
賃金支払義務のない法定休暇
法定休暇は、労働基準法や育児・介護休業法において、労働者から請求があれば必ず取得させなければならないと定められている休暇制度です。
主な法定休暇としては、以下のものが定められています。
- 年次有給休暇
- 産前産後休業
- 育児休業
- 子の看護休暇
- 生理休暇
- 介護休業
- 介護休暇
年次有給休暇は「労働義務を免除しながら賃金を保障する」制度ですが、それ以外の法定休暇については、有給・無給を会社が任意に定めることができます。
一般的には無給とする会社が多いですが、産前産後休業、育児休業、介護休業については、一時金や給付金などの公的保障が受けられる仕組みになっています。
会社が独自に定めた特別休暇（法定外休暇）
年末年始休暇や慶弔休暇、リフレッシュ休暇など、法律で付与が義務付けられておらず、会社ごとに独自に設けられた休暇制度です。取得要件や付与日数などは、会社によってさまざまです。
有給・無給も会社が任意に定めることができますが、慶弔休暇などは有給としている会社が比較的多いようです。なお、就業規則等に「有給とする」旨の定めがある場合は、賃金支払義務が生じるため注意が必要です。
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無給休暇と欠勤の違い
無給休暇も欠勤も、労働日に休みを取得して、その日の賃金が支払われないという点においては同じです。ただし、労務管理上は区別して取り扱う必要があります。
まず無給休暇は、法律もしくは会社によってあらかじめ定められた制度を、目的に応じて利用して休むことになります。よって、正当な権利である無給休暇を取得したことをもって、懲戒処分やマイナス査定の対象とすることは認められません。
一方で欠勤は、理由にかかわらず、休暇制度を利用することなく労働者の都合により休むことを指します。よって、「無断欠勤があった」「欠勤日数が多い」という理由で、懲戒処分やマイナス査定の対象とすることが可能です。
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休暇と休日や休業の違い
休日や休業も、休暇と混同しやすい言葉ですので、ここで違いを解説しましょう。
休日とは
休日とは、元々労働義務が免除されている日のことで、法定休日と所定休日（法定外休日）に分けられます。
法定休日は、労働基準法において必ず付与しなければならないと定められている休日です。原則「週1日」で、例外的に「4週に4日」の付与も認められます。日曜日を法定休日とする会社が多いですが、曜日は会社が任意に定められます。
法定休日に労働させるには、「時間外労働及び休日労働に関する労使協定」いわゆる「36協定」の締結・届出が必要です。また、実際に発生した休日労働に対しては、割増率35%以上の休日割増賃金を支払わなくてはなりません。
一方の所定休日は、法定休日とは別に会社が独自に定める休日です。1日の所定労働時間が8時間の場合、週40時間という法定労働時間を守るためには、週1日の法定休日とは別に、週に1日所定休日を設ける必要があります。
所定休日に労働させたとしても、休日割増賃金の支払いは不要ですが、週の法定労働時間40時間を超過した場合には、別途割増率25%以上の時間外割増賃金を支払わなくてはなりません。
休暇が労働者からの請求により労働日の労働を免除する制度であるのに対して、休日は最初から労働義務のない日として定められている点が異なります。よって、休日に有給休暇を取得することは認められません。
休業とは
会社や店舗が営業を休むという意味と、労働者が仕事を休むという2つの意味で使われます。後者の場合は、法的に特に休暇と厳密に区分する必要はなく、先に挙げた「産前産後休業」や「育児休業」も、実態は「休暇」と同義で使われています。
なお、言葉のニュアンス的には、休業のほうが休暇よりも「やや連続した長期的な休み」という意味合いが強いと言えます。
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無給休暇は強制的に取らせると違法？
無給休暇は、取得のさせ方を誤ると、違法となる可能性があります。コロナ禍や円安などの影響により業績が悪化し、人件費削減のために従業員を休ませる場合、無給休暇として扱えるか？という問題があります。
まず、休暇は労働者からの請求により取得するものであるため、年次有給休暇の計画的付与（計画年休）の例外を除き、会社から一方的に取得させることはできません。
また、業績不振など会社都合により労働者に休業を命じた場合は、平均賃金の60%以上の休業手当を支払わなくてはなりません。
ただし、休業が「外部の事情に起因し（外部起因性）、通常の経営者として最大限の注意を尽くしても、避けることのできない（防止不可能性）」場合に限り、休業手当の支払いは不要とされます。
コロナ禍や災害時に自宅待機を命じた場合は、外部起因性には該当しますが、テレワークなどが可能であるならば防止不可能性は否定されることになります。個別のケースについては、社会保険労務士や管轄の労働基準監督署などに相談されることをおすすめします。
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勤怠管理システムで休暇制度に柔軟に対応
無給休暇は欠勤と本質的に異なるため、勤怠管理においても区別して記録することが重要です。無給休暇の取得を理由に、懲戒処分や人事評価でのマイナス評価を下すことは認められません。
また、特別休暇は有給や無給に関わらず、「誰がどの休暇をいつ取得したか」、休暇管理を正確に記録しなければなりません。特に有給休暇の取得状況は正確な管理が必要です。
2019年から施行された働き方改革関連法によって、年10日以上有給休暇が付与される労働者は、5日以上の取得が義務化されています。未達成者1人につき罰金が科せられるため、付与日や取得状況を細かく管理する必要があります。
正確な休暇管理をおこなうには、クラウド型勤怠管理システムの導入が有効です。休暇管理機能が充実した勤怠管理システムを導入すると、各従業員の休暇取得状況を一元管理できます。
常に最新のデータがシステム上に反映されるため、管理職は労務担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。また、ソフトウェアのインストールやインフラ環境の構築をおこなう必要はないため、スムーズな導入を実現できます。
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