顛末書の書き方をわかりやすく解説！社内・社外別のテンプレートと文例つき

顛末書は、業務上での不始末やトラブルなどが生じた際に、会社に報告するための文書です。読者の中には、顛末書の正しい書き方や内容、提出のタイミングなどがよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、顛末書の基本的な知識から、実際の書き方、テンプレートの活用方法、よくある質問まで、顛末書にしてわかりやすく解説しています。

顛末書とは

顛末書は、業務上発生したトラブルや問題に関する事実を正確に記録する文書です。ビジネスの現場で起きた出来事の一部始終を客観的に記載することで、その経緯や原因を明確にして、関係者間で事実を共有するために作成されることが多いです。

顛末書の目的

顛末書の主な目的は、トラブルや問題の正確な記録を残すことです。これにより、事実の共有と理解の促進が図られます。また、再発防止のための対策を検討する際の資料としても利用されます。

業務中に発生したトラブルやミスの経緯を詳細に記録することで、事実を明確にし、今後の対応や改善策の検討に役立てます。顛末書を通じて、関係者や上司と事実を共有することで、問題の本質や原因を共通の理解として持つことができます。

始末書や報告書とどう違う？

顛末書、始末書、報告書は、それぞれ異なる目的や背景で提出される文書です。顛末書は事実の記録に重点を置きますが、始末書は自らのミスや過ちを認め、反省や改善策を述べる文書です。報告書は、あるテーマや課題に関する情報をまとめて提出するものです。

顛末書は事実の詳細な記録、始末書は反省や謝罪の意を込めた文書、報告書は情報の提供や提案を目的とした文書となります。

目的の違いとしては、顛末書は事実の確認や共有を目的として提出されます。始末書はミスや過ちを認め、その反省や改善策を示すために提出されます。報告書は、情報の共有や提案を目的として提出されることが多いです。

顛末書の正しい書き方

顛末書を書く際のポイントは、事実を正確に、客観的に記述することです。5W1Hを活用して詳細に書くことや、感情や主観を排除することが重要です。また、社内向けと社外向けでの書き方にも違いがありますので、注意が必要です。

5W1Hを活用して正確に書く

5W1Hとは、Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)の略で、事実を詳細に記述する際の基本的なフレームワークです。

5W1Hを用いて記述する際のコツは、具体的な情報を簡潔に、客観的に書くことです。余計な情報や感情を入れず、事実のみを記載することが重要です。

事実のみを正直に書き、反省の意は不要

顛末書は事実の記録であるため、感情や主観を排除し、事実のみを正確に記述することが求められます。反省の意や謝罪の言葉は不要です。

感情や主観を入れると、事実が曖昧になる可能性があります。また、事実の共有や理解を目的とする顛末書に、そもそも感情や主観は不要です。

社内向けと社外向けの書き方の違い

社内向けの顛末書と社外向けの顛末書では、書き方や内容に違いがあります。社内向けは、企業内の関係者への情報共有を目的としていますが、社外向けは取引先や外部の関係者への情報提供を目的としています。

社内向けの顛末書は、企業内の関係者が事実を正確に理解するためのものです。そのため、専門的な用語や業務の内容を詳細に記述することができます。しかし、余計な情報や感情を入れないよう注意が必要です。

社外向けの顛末書は、外部の関係者に事実を伝えるためのものです。そのため、一般的な言葉を使用し、業務の内容をわかりやすく説明することが求められます。また、企業の情報や機密情報を漏らさないよう注意が必要です。

提出期限を守る

顛末書の提出期限は、事実の早急な共有や対応を目的として設定されることが多いです。そのため、期限を守ることが重要です。

提出期限を守ることで、関係者が事実を早急に把握し、適切な対応や改善策を検討することができます。そのためにも、事実の確認や記述を迅速に行い、提出の手続きや方法を事前に確認しておくことが重要です。

顛末書のテンプレート（フォーマット）と文例

顛末書を作成する際のテンプレートやフォーマットは、社内向けと社外向けで異なる場合があります。以下では、それぞれのテンプレートや文例について解説します。

社内向け顛末書

社内向けの顛末書は、企業内の関係者が事実を正確に理解するためのものです。そのため、業務の内容や専門的な用語を使用して詳細に記述することができます。

社内向けの顛末書のフォーマットは、日付、作成者、関連部署、事実の詳細な記述、5W1Hに基づく内容の記載などが含まれます。

「日時：2023年10月19日、場所：会議室、事実：A部署とB部署の間でのコミュニケーションミスが発生し、納品が遅れる事態となった。」といった具体的な事実を記述することで、関係者が状況を正確に把握することができます。

社外向け顛末書

社外向けの顛末書は、外部の関係者に事実を伝えるためのものです。そのため、一般的な言葉を使用し、業務の内容をわかりやすく説明することが求められます。

社外向けの顛末書のフォーマットは、日付、作成者、関連企業や取引先、事実の詳細な記述、5W1Hに基づく内容の記載などが含まれます。

「日時：2023年10月19日、場所：A社、事実：当社とA社との間でのコミュニケーションミスが発生し、納品が遅れる事態となった。」といった具体的な事実を記述することで、取引先や外部の関係者が状況を正確に把握することができます。

顛末書に関してよくある質問

顛末書に関して、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。。

まとめ

顛末書は、ビジネスシーンでのトラブルや問題を正確に記録し、共有するための重要な文書です。その目的や始末書、報告書との違い、正しい書き方など、顛末書に関する基本的な知識を理解することは、ビジネスパーソンとして必須です。

特に、事実を正確に伝えることの重要性や、適切なフォーマットでの記載方法など、顛末書の作成には細心の注意が必要です。