ビジネスの現場で、突如として発生するトラブルやミス。そのような状況に直面した際、適切な対応や報告が求められることも多いかと思います。しかし、正確かつ適切な報告文書の作成は、思っている以上に難しいものです。
特に、顛末書や始末書といった文書は、その重要性からも正確な情報伝達が不可欠です。この記事では、顛末書と始末書の基本的な違いから、実際のビジネスシーンでの使用例、書き方のポイントまで、詳しく解説しています。
顛末書と始末書の基本的な違い
顛末書と始末書は、ビジネスシーンでよく使用される文書の一つです。しかし、これらの文書の違いを正確に理解している人は少ないかもしれません。このセクションでは、それぞれの文書の定義や目的、使用シーンを詳しく解説します。
顛末書の定義と目的
顛末書は、特定の事態やトラブルの経緯や原因を詳細に報告するための文書です。主に、事故やトラブルが発生した際の経緯や原因、対応策を明確にするために使用されます。
顛末書は、社内外のトラブルや事故が発生した際に、その事実や経緯を正確に伝えるために必要とされます。例えば、取引先との間に問題が発生した場合や、社内での大きなミスが発覚した際などに書かれることが多いです。
始末書の定義と目的
始末書は、自らのミスや不手際に対する反省や今後の改善策を記載する文書です。主に、社内ルールの違反や業務上のミスが発生した際に、その原因や反省点、再発防止策を明記するために使用されます。
始末書は、社内でのルール違反や業務ミスが発生した際に上司や関連部署に提出することが必要とされる文書です。具体的には、業務上の重大なミスや、社内ルールの違反が発覚した際などに書かれることが多いです。
反省文や報告書とどう違う？
反省文や報告書も、顛末書や始末書と同様にビジネスシーンで使用される文書です。しかし、それぞれの文書の目的や使用シーンは異なります。
反省文は、自らのミスや不手際に対して深く反省し、その原因や今後の改善策を記載する文書です。主に、自らのミスや不手際を認め、その原因や反省点を明確にするために使用されます。
報告書は、特定の事象や業務の進捗状況を上司や関連部署に報告するための文書です。主に、業務の進捗状況や成果、問題点などを明確に伝えるために使用されます。
顛末書と始末書の実際のビジネスシーンにおける使用例
ビジネスの現場でのトラブルやミスは避けられないもの。その際に活用されるのが顛末書や始末書です。このセクションでは、それぞれの文書がどのようなシーンで使用されるのか、具体的な例を交えて解説します。
顛末書の使用シーン
顛末書は、事故やトラブルが発生した際の経緯や原因を詳細に報告するための文書です。具体的な使用シーンとしては、取引先との間に問題が発生した場合や、社内での大きなミスが発覚した際などが考えられます。
事故やトラブルが発生した際、その原因や経緯、対応策を明確にするために顛末書が作成されます。例えば、取引先との間で商品の納期遅延が発生した場合、その原因や今後の対策を詳細に記載することが求められます。
顧客からのクレームや問い合わせに対する対応の経緯を記録するためにも顛末書が使用されることがあります。特に、重大なクレームの場合、詳細な経緯や対応策を記載し、上司や関連部署に報告することが必要となります。
始末書の使用シーン
始末書は、自らのミスや不手際に対する反省や今後の改善策を記載する文書です。社内ルールの違反や業務上のミスが発生した際に、その原因や反省点、再発防止策を明記するために使用されます。
社内でのルール違反が発生した際、その原因や反省点を明確にするために始末書が作成されます。例えば、機密情報を外部に漏洩してしまった場合、その原因や今後の対策を詳細に記載することが求められます。
業務上のミスが発生した際も、その原因や反省点を明確にするために始末書が作成されます。特に、取引先への影響が大きいミスの場合、詳細な経緯や対応策を記載し、上司や関連部署に報告することが必要となります。
顛末書と始末書の書き方とポイント
ビジネスシーンでの文書作成は、その内容だけでなく、書き方や提出のタイミングなど、多くのポイントを考慮する必要があります。
ビジネス文書の基本を守る
ビジネス文書としての顛末書や始末書は、一定の書式やマナーを守ることが求められます。正確で簡潔な文書作成は、相手に情報を正しく伝えるための基本です。
ビジネス文書の書式は、その企業や業界の慣習に従うことが一般的です。特に、日付や宛名、件名などの位置やフォーマットは統一されていることが多いです。また、敬語の使用や文の終わりの表現など、マナーも重要です。
作成した顛末書や始末書は、後で参照する可能性も考えて、適切に保管・管理することが必要です。特に、重要な事項や取引先とのやり取りを記載した文書は、証拠としての価値もあります。
5W1Hを明確にすること
事の経緯や原因を明確にするため、5W1Hの考え方を取り入れることが推奨されます。これにより、文書の内容が具体的かつ明確になります。
5W1Hとは、What（何を）、Why（なぜ）、Who（誰が）、When（いつ）、Where（どこで）、How（どのように）の略で、これらの要素を明確にすることで、事の経緯や背景を詳しく伝えることができます。
5W1Hを活用する際のコツは、必要な情報を簡潔にまとめ、余計な情報を省くことです。また、情報の優先順位を考慮し、重要な点を先頭に持ってくると、読み手にとってわかりやすくなります。
事実を客観的・正確に書く
顛末書や始末書は、事実を正確に伝えるためのものです。そのため、主観や感情を排除し、客観的な事実のみを記載することが求められます。
文書を作成する際、自分の感情や評価を入れず、事実のみを冷静に記載することが重要です。特に、トラブルや問題が発生した際は、感情が入り込みやすいため、注意が必要です。
文書に記載する事実は、確認作業を行い、間違いがないようにすることが必要です。特に、他者とのやり取りや取引先との関係に関する事実は、確認作業を徹底的に行うことが求められます。
提出タイミングに気をつける
顛末書や始末書の価値は、その内容だけでなく、いつ提出されるかにも左右されます。適切なタイミングでの提出が、問題の収束や改善に繋がります。
トラブルやミスが発生した際、早期に上司や関係部署に報告することで、早急な対策や対応が可能となります。また、早期報告は企業の信頼性を保つ上でも重要です。
顛末書や始末書を提出する際、適切な部署や担当者に直接手渡しすることが推奨されます。また、重要な文書は電子メールだけでなく、紙の書類としても提出することで、後のトラブルを防ぐことができます。
顛末書と始末書に関してよくある質問
顛末書と始末書に関して、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。
- Q顛末書と始末書はどちらも手書き？
- Q顛末書と始末書の提出は強制できる？
まとめ
顛末書と始末書は、ビジネスシーンでのトラブルやミスを報告・反省するための重要な文書です。顛末書は事の経緯を詳細に報告するもので、始末書は自らのミスや不手際を認め、今後の改善策を示す文書となります。
これらの文書は、企業の信頼性を保つための大切なツールとなります。また、反省文や報告書との違いも理解することで、それぞれの文書の役割や目的を正確に把握することができます。