業務中のミスやトラブルが発生した時、上司や関係者に対して提出することの多い「始末書」ですが、正しい書き方や提出のタイミングを分からないという方も多いのではないでしょうか？
この記事では、始末書の基本から、ケースに応じた実際の書き方、よくある質問まで、わかりやすく解説します。
始末書とは
始末書は、業務上のミスや不始末を犯した際に、その事実や原因、反省点、今後の対策を明確に記載した文書です。企業内でのトラブルやミスの報告として、上司や関係者に提出されることが一般的です。
始末書の目的
始末書の主な目的は、自らのミスや不始末を認識し、その原因や経緯を明確にし、再発防止策を考えることです。また、社内での認識統一や情報共有のためにも役立ちます。
業務上のミスや事故、就業規則の違反など、様々なケースで始末書の提出が求められます。例えば、顧客情報の紛失や業務上の重大な過失など、企業の信用を損なう可能性のある事態が発生した際には、始末書が必要となります。
始末書を提出することで、本人は自らのミスを深く反省し、再発防止のための具体的な行動計画を立てることができます。また、上司や関係者は事実を正確に把握し、適切な対応や指導を行うための参考とすることができます。
始末書と顛末書の違い
始末書と顛末書は、ともにミスや事故の報告を目的とする文書ですが、その内容や使用シーンが異なります。
始末書は、自らのミスや不始末を認め、反省や謝罪、再発防止策を明記するための文書です。一方で顛末書は、事故やトラブルの経緯や事実を客観的に報告する文書で、特に本人の謝罪や反省は書かれません。
始末書の正しい書き方
始末書を書く際のポイントは、事実を正確に、簡潔に、そして感情を排除して記載することです。また、具体的な再発防止策や改善策を明記することが求められます。
事実を正直に、簡潔に書く
始末書は、事実を正確に伝えるための文書です。 主観的な意見は避け、事実のみを簡潔に記載することが重要です。
感情や主観を排除するためには、事実を中立的な言葉で記述し、具体的な状況や経緯を詳細に説明することがポイントです。また、他者の意見や評価を引用する場合は、その出典を明記することが必要です。
事実を誤って記載すると、信用を失うだけでなく、誤った情報が社内で共有されるリスクもあります。したがって、事実の確認や検証を徹底的に行うことが求められます。
年月日、日時の正確な記載
始末書には、事故やトラブルが発生した正確な年月日や日時を記載することが必要です。これにより、事実の確認や検証が容易になります。
事故やトラブルの発生日時は、目撃者や関係者の証言、監視カメラの映像、ログデータなどを参照して確認することが推奨されます。
改善策、再発防止策を具体的に書く
始末書には、ミスや事故の再発を防ぐための具体的な改善策や再発防止策を記載することが求められます。
「今回のミスを深く反省しております」といった表現を用いることで、自らのミスを真摯に受け止めていることを示すことができます。
「今後は、毎日の業務終了時にチェックリストを使用して、業務の進捗やミスの有無を確認する」といった具体的な行動計画を記載することで、再発防止の意志を示すことができます。
提出期限を守る
始末書は、指定された期限内に提出することが求められます。遅れる場合は、事前に上司や関係者に連絡を行うことが重要です。
ミスや事故が発生した際は、速やかに上司や関係者に報告し、始末書の提出を求められた場合は、指定された期限内に提出することが適切です。始末書の提出が遅れる場合は、事前に上司や関係者にその理由と新たな提出予定日を連絡することが求められます。
始末書のテンプレート（フォーマット）と文例
始末書のテンプレートやフォーマットは、企業や組織によって異なる場合があります。しかし、一般的には、事実の記載、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載などが含まれることが多いです。
一般的なミスや事故に関する始末書
ミスや事故が発生した際の始末書は、事実の記載、原因の分析、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載などが求められます。
始末書の文章は、以下のように事実の記載、原因の分析、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載の順に構成されることが一般的です。また、具体的な事例やデータを用いて、事実を明確に伝えることがポイントとなります。
「2023年10月17日、私は業務中に顧客データを誤って削除してしまいました。このミスは、データのバックアップを取らずに作業を行ったことが原因です。深く反省しており、今後はバックアップの取得を徹底することで、同様のミスを防ぐよう努力いたします。」
物品の紛失や破損に関する始末書
物品の紛失や破損に関する始末書は、事実の記載、原因の分析、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載などが求められます。
物品の紛失や破損に関する始末書は、事実の記載、原因の分析、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載の順に構成されることが一般的です。また、具体的な事例やデータを用いて、事実を明確に伝えることがポイントとなります。
「2023年10月17日、私は業務中に会社のPCを落としてしまい、画面が割れてしまいました。この事故は、PCをデスクの端に置いていたことが原因です。深く反省しており、今後はPCの取り扱いに細心の注意を払うよう努力いたします。」
遅刻に関する始末書
遅刻に関する始末書は、事実の記載、原因の分析、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載などが求められます。
遅刻に関する始末書は、事実の記載、原因の分析、反省や謝罪の表現、再発防止策の記載の順に構成されることが一般的です。また、具体的な事例やデータを用いて、事実を明確に伝えることがポイントとなります。
「2023年10月17日、私は業務開始時間に遅れて出勤しました。この遅刻は、アラームの設定ミスが原因です。深く反省しており、今後はアラームの設定を確認することで、遅刻を防ぐよう努力いたします。」
始末書に関してよくある質問
始末書に関してよく寄せられる質問とその回答を、Q&A形式でまとめました。
- Q始末書を書くと人事評価に影響する？
- Q始末書の提出は拒否できる？
まとめ
始末書は、業務上のミスや事故を報告するための文書であり、その目的や書き方、テンプレートなどについての理解が求められます。
始末書の提出は、ミスの事実を正確に伝え、反省や謝罪の意を示すとともに、再発防止策を明確にするためのものです。
始末書などの管理をはじめ、業務フローの効率化を図るためには、適切なワークフローシステムの導入が考えられます。適切なシステムを選ぶことで、業務の効率化や文書管理の向上が期待できます。