本記事では、「これから勤怠管理システムを導入したい」「新しい勤怠管理システムに入れ替えたい」とお悩みの方に向けて、勤怠管理システムの機能について分かりやすく解説します。
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勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録、休暇の申請・取得記録、シフト作成などを管理できるシステムのことです。近年の働き方改革の流れを受けて、中小企業においても導入が進められています。
勤怠管理システムの目的
勤怠管理システムを導入する主な目的は、業務効率化と法令遵守です。
これまで、手書きの出勤簿やタイムカードを見てExcelへ入力し、給与や労働時間を計算・記録していた作業。この作業を勤怠管理システムは自動で行なってくれるので、大幅な業務効率化につながります。
また、これまで長時間労働の注意喚起や休暇取得のアナウンスまで手が回らなかった企業においては、従業員の健康管理や働き方改革といった高度な領域まで労務管理を広げることができ、法令遵守に繋がるという効果も期待できます。
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勤怠管理システムの機能を判断するポイント
勤怠管理システムを検討する際、気になっている製品で「何ができるのか＝機能」を調べると思います。ところが、各製品サイトは概要しか掲載されておらず、製品紹介資料やデモを見てもアピールポイントばかりで、具体的に「何ができるのか」すべては分からないのが現実です。
無料トライアルができる製品は、実際の画面を触って体験できるものの、すべての機能を確認するとなると非常に大変です。そのため、まずは「自社にどのような機能が必要であるか」を先に整理することが大切になります。
機能には「幅」と「深さ」がある
そこで「自社にとって必要な機能を洗い出しましょう！」と言われても、初めて勤怠管理システムを導入する会社にとっては、考える基準がないと難しいと思います。
そこで、この記事では、勤怠管理システムの機能を「幅」と「深さ」に分解して、分かりやすく解説していきます。
機能の「幅」による評価とは
勤怠管理システムの機能をチェックする最初の視点は「幅」です。勤怠管理システムの機能でいう「幅」とは、その製品でできる勤怠管理業務の幅がどこまで広いのかということ。幅が狭い無料の勤怠管理システムであれば、勤務時間の打刻管理だけができます。
反対に、価格が高い最新の勤怠管理システムであれば、打刻管理や休暇管理といった基本的な勤怠管理に加えて、フレックスタイム制や裁量労働制といった様々な働き方に対応していることや、シフト管理まで勤怠管理システムで対応できます。
勤怠管理システムの「幅」チェックリスト
勤怠管理システムの「幅」をチェックするための項目を具体的にまとめます。
【勤怠管理業務の基本範囲】
- 打刻管理／打刻方法、修正方法
- 出退勤管理／早退、遅刻、振休、代休
- 法定休暇管理／年休、積立休暇、休業休暇
- 法定外休暇管理／夏季休暇、慶弔休暇
- 勤務実績管理／登録、修正、手当入力
- 締め処理／締め、集計、給与連携
- 労働時間管理／36協定、インターバル制度
※これらはどの企業でも必須となる業務範囲です。
【勤務形態】
- 管理監督者
- 事業場外みなし労働制
- 裁量労働制
- 高度プロフェッショナル制
- 時差勤務制
- フレックスタイム制（1～3ヶ月）
- 1ヶ月単位の変形労働制
- 1年単位の変形労働制
- 交代勤務制
※社員やアルバイトまで勤務形態を網羅しておかないと、システムを使えない人が出てしまいます。
【その他】
- シフト管理／変形労働制や交代勤務、パートアルバイト管理をしている業種・業態は必要
- 工数管理／原価管理のための工数を勤怠管理と合わせて管理したい場合は必要
※オプション対応になる製品が多いですが、会社によっては必須の機能です。
機能の「深さ」による評価とは
勤怠管理システムの機能をチェックするもう１つの視点は「深さ」です。勤怠管理システムの機能でいう「深さ」とは、1つの機能に対して「例外業務や特殊業務にも対応できるか」「便利な機能があるか」ということ。
例外業務・特殊業務とは、毎日発生するわけではないものの、数ヶ月に1回発生するような特殊な勤務体系など。また、便利な機能とは、長時間労働防止のため、注意喚起メールやアラート表示が自動で行なわれるといった、あると助かる機能のことです。
勤怠管理システムの「深さ」の具体例
勤怠管理システムの機能における「深さ」を、分かりやすく解説するため、具体例をひとつ見ていきましょう。
■上限月45時間の時間外労働を遵守するため、月の時間外労働が20時間を超過した部下がいる上長へシステムで注意喚起する場合を想定します。
- 上長の勤怠画面に、部下の残業時間を表示させる
- 画面にわかりやすく表示させるため、20時間超えた数値の色を変える
- 20時間を超えた部下毎に、上長へ注意喚起メールを送る
- 20時間を超えた部下を集約して、上長へ注意喚起メールを送る
上記1～2は、ほとんどの勤怠管理システムが対応しています。
3になると対応する製品は少し減り、4になるとかなり減ります。
4は大企業になると出てくる課題であり、中小企業には不要であるため対応していない製品が多いのです。4の機能が大企業にだけ必要な理由は、たくさんの部下を抱える上長に同じような注意喚起メールが何通も自動送付されると処理が大変になるからです。
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勤怠管理システムの主な機能
ここまでの解説を踏まえて、勤怠管理システムに求められる主な機能をみていきましょう。
打刻機能
勤怠管理システムにおける最も基本的な機能です。打刻機能により正確に記録された従業員の出退勤時間や休憩時間は、労働時間管理の基礎データとなります。
製品によって、ICカードやスマートフォン、指紋認証など多様な打刻方法が用意されており、成りすましや改ざんなどを防止することで、正確な出退勤記録を可能にします。また、GPS連携打刻が可能な製品は、リモートワークや外勤時の勤怠管理もスムーズになります。
各種申請・承認機能
残業申請や休暇申請などをオンライン化して、従業員の申請から管理者の承認・却下までのプロセスを効率化できる機能です。
紙ベースのフローに比べて格段に業務全体のスピードアップが図られ、申請から承認までの履歴も照会できるため、フローの透明性も確保されます。
シフト管理機能
従業員のシフトスケジュールを作成、調整、共有するための機能です。従業員の勤務シフトを効率的に作成・管理し、シフト変更や調整を容易にします。
担当業務や必要技能・資格などの条件と従業員情報を突き合わせて、シフトを自動作成してくれる製品もあります。特に、シフト制の多い小売業やサービス業などにおいては、シフト作成時間が大幅に削減され、効果的な人員配置や職場の生産性向上が期待できます。
休暇管理機能
有給休暇や特別休暇の付与、申請・承認、残数管理などを効率的に行える機能です。有給休暇については、勤続年数や雇用区分などに応じて、自動付与のタイミングや日数を細かく設定できる製品もあります。
休暇管理画面や各種アラート機能と組み合わせることで、有給取得率の低い従業員や連続勤務の多い従業員をいち早く検知できるため、有給休暇の取得率が向上や、従業員満足度の改善などが期待できます。
残業管理機能
残業時間の自動計算や残業申請の承認、残業時間の制限アラートなどで残業時間の記録と管理を行う機能です。
近年の過労死問題などを受け、長時間労働防止のための適正な残業管理はその重要さを増しており、残業管理機能は過重労働防止をサポートするための機能といえます。
まとめ
本記事の解説を見て、勤怠管理システムは、機能の「幅」と「深さ」に着目して選ぶ必要があることはお分かりいただけたでしょうか。
それならば、多機能で便利な機能がたくさんついた勤怠管理システムを選んでおけば間違いないか？というと、そうではありません。多機能になると、それだけメンテナンスする箇所が増えるため、システム運用に労力やコストがかかるのです。
また、多機能すぎて担当者や社員が使いこなせない…という事態も起こりがちです。ですから、自社にとって「どんな機能が必要か」「どんな業務を効率化したいか」をしっかり検討し、ちょうどいい勤怠管理システムを選ぶことをおすすめします。
「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」を利用すると、自社に必要な要件をピックアップするだけで、要件を実現するための機能を備えた製品を簡単に比較検討できるため、選定のコストを大幅に削減できます。
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