グローバル化が進む社会において、海外進出を狙う企業や外国人労働者の多い企業にとっては、システムの多言語化（とくに英語対応）が課題となっています。
全従業員が日々利用する勤怠管理システムは、その最たるものと言えるでしょう。では、実際に英語対応の勤怠管理システムは、どのように選んだら良いのでしょうか？
この記事では、英語対応の勤怠管理システム選びのポイントからおすすめ製品まで、わかりやすく解説します。
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勤怠管理システムとは
従業員の出退勤の打刻や労働時間の集計などを自動化し、勤怠管理業務を効率化するためのシステムのことです。
基本となる出退勤打刻（タイムカード機能）、労働時間集計のほかに、シフト管理や有休管理、申請承認管理機能など多彩な機能を備える製品もあります。
主に、自社サーバを利用するオンプレミス型と、ネットワーク上のサーバを利用するクラウド型に分けられます。現在は、すぐに導入できて初期コストも抑えられるクラウド型が主流です。
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英語対応の勤怠管理システムが必要となる企業とは
英語対応の勤怠管理システムが必要となる企業は、主に以下の2つが考えられます。
- グローバル企業
- 外国人労働者が多い企業
グローバル企業
既に海外にいくつか拠点がある企業は、現地での勤怠管理に英語対応の勤怠管理システムが使えると便利です。英語に限らず、拠点ごとの言語に対応できるのが望ましいでしょう。
また、これから海外進出を予定している企業も、英語や進出先の言語に対応したシステム導入をおすすめします。
外国人労働者が多い企業
小売・飲食業・製造業など、多くの外国人労働者を抱える企業にも、英語対応の勤怠管理システムが必要です。少子高齢化や労働者の意識変革により慢性化する労働力不足を解消するためには、外国人労働者の雇用や業務効率化ツールの導入が必要です。
日本人と外国人の労働者が同じ感覚で使えるよう、部署単位または従業員単位で言語を切り替えて利用できると便利です。
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英語対応の勤怠管理システム選びのポイント
英語対応の勤怠管理システムを選ぶ際は、以下5つのポイントを意識すると良いでしょう。
- 多言語に対応しているか
- タイムゾーンの切り替えは可能か
- 簡単に切り替えできるか
- クラウド型か
- 日本語以外のサポートがあるか
多言語に対応しているか
複数の国や地域から外国人労働者を雇っている企業の場合は、英語以外の言語に対応しているかが重要です。
現在はタイ語・ベトナム語・インドネシア語など、東南アジアでの利用を想定しているベンダーが多い傾向です。南米に多いスペイン語や中国語に対応しているシステムを選ぶと、市場シェア率や利益拡大を狙いやすくなります。
タイムゾーンの切り替えは可能か
タイムゾーンとは、いわゆる「標準時間帯」のことです。拠点が日本のみの場合は特に気にする必要はありませんが、海外拠点がある場合は必要となる機能です。
タイムゾーンが適切に設定されていないと、深夜労働や休日労働などが正しく記録されない可能性があります。すべて日本の標準時で記録された時間を、集計の際に現地時間に変換して再計算するのは、大変な手間となってしまいます。
簡単に切り替えできるか
管理者画面からだけではなく、従業員画面からも言語の切替可能であれば運用もスムーズです。
また、切り替えはすぐに反映されるのが望ましく、変更の反映に再起動が必要である場合は時間のロスが発生してしまいます。
クラウド型か
クラウド型の勤怠管理システムであれば、サーバを海外に移設・増設することなく、どこからでも利用可能です。
その他にも、オンプレミス型に比べて導入・運用コストを安く抑えられ、インフラ環境構築やメンテナンスも不要など、多くのメリットがあります。
日本語以外のサポートがあるか
勤怠管理システムのオンラインヘルプは通常日本語で書かれていますが、英語で参照できるヘルプページが用意されていれば、外国人労働者の方も自分で調べることができます。
また、海外拠点で直接問い合わせが必要となった場合に、オペレータによるサポートを英語で受けられると便利です。
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英語対応の勤怠管理システムおすすめ4選
英語表示やタイムゾーン設定に対応したユーザーからの評価が高い勤怠管理システムを4つ紹介します。それぞれの比較表も掲載しますので、是非システム選びの参考にしてみてください。
| KING OF TIME | injer勤怠 | 勤労の獅子 | ジョブカン勤怠管理 | |
|---|---|---|---|---|
| 対応言語 | ・英語 ・タイ語 ・中国語 | ・英語 ・タイ語 ・ベトナム語 ・インドネシア語 | ・英語 | ・英語 ・韓国語 ・スペイン語 ・タイ語 ・ベトナム語 ・中国語 |
| タイムゾーンの設定有無 | 全世界のタイムゾーンを設定可能。タイムゾーンの選択肢がない場合、サポートセンターへ連絡して追加 | 非対応 | 非対応 | 全世界のタイムゾーンを設定可能 |
| 海外向けサポート | シンガポールの現地法人が対応。システムの導入支援経験があるスタッフが対応 | 日本国内のみ | 日本国内のみ | タイと韓国向けのホームページ用意 |
| システム全体の特徴 | ・海外拠点で働く従業員の勤怠データを正確に把握 ・豊富な打刻方法 ・月額300円/1人ユーザーから利用可能 | ・優れたユーザーインターフェース ・24時間365日問い合わせ可能なサポート体制 ・ジンジャーシリーズと連携 | ・複雑なシフトにも対応 ・様々な就業形態に対応できるよう、機能が充実 ・導入～運用まで一貫したサポート体制 | ・業界に特化した機能を搭載 ・働き方改革関連法に対応 ・優れたカスタマイズ性 ・ジョブカンシリーズと連携 |
| 対応可能な主な就業形態 | ・在宅勤務 ・フレックスタイム制 ・裁量労働制 ・変形労働時間制 ・時差出勤 | ・在宅勤務 ・フレックスタイム制 ・裁量労働制 ・シフト制 ・時差出勤 | ・在宅勤務 ・フレックスタイム制 ・変形労働時間制 ・シフト制 ・ヘルプ勤務 | ・在宅勤務 ・フレックスタイム制 ・変形労働時間制 ・シフト制 |
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。英語・タイ語・中国語などでの画面表示に加え、タイムゾーンの設定も可能です。日本国内から海外拠点で働く従業員の勤怠状況を正確に把握できます。
また、システムの導入経験豊富なスタッフや語学力堪能なスタッフがサポートを担当するため、海外で導入する場合も安心して利用できます。システム全体の特徴は、機能が豊富な点が挙げられます。
特に打刻方法の選択肢が豊富で、GPS・モバイル打刻・Webブラウザなど、無料で利用できる打刻方法が多く搭載されています。生体認証を活用すれば、成りすましやタイムカード紛失に悩まされる心配もありません。
また、勤怠データ集計・有給休暇の取得状況管理・シフト管理など、勤怠管理に必要な基本機能に加え、働き方改革関連法にも対応しています。残業過多や休暇取得が遅れている従業員を発見した場合はアラートが発せられるため、素早い対応が可能です。
さらに、ベンダーがショールームを用意しており、操作性や機能性を事前に確認できる点も魅力です。
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 jinjer勤怠（jinjer株式会社）
jinjer勤怠は、jinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。英語に加え、タイ語・ベトナム語・インドネシア語など、多くの言語に対応しています。ただし、jinjer勤怠は日本国内での利用を想定してシステムを設計しており、タイムゾーンの設定はできません。
海外で出退勤時刻を打刻した場合、日本で表示される時刻と差が出るため、導入する場合は時刻に差が出る点を考慮に入れておきましょう。
システム全体の特徴としては、ユーザーインターフェースに優れている点が挙げられます。情報が整理されたシンプルな画面設計によって、直感的な操作を実現します。初めて勤怠管理システムを導入した場合でも、操作性に悩まされる心配はありません。
勤怠データの自動集計・有給休暇管理・ワークフローなど、勤怠管理に必要な基本的な機能は搭載されています。また、サポート体制が充実しており、24時間365日問い合わせが可能です。トラブルが起きた場合も早期解決が期待でき、安心して利用できます。
勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
勤労の獅子は、エス・エー・エス株式会社が提供する勤怠管理システムです。英語表示のみの対応で、タイムゾーンは設定できません。日本国内での利用を想定している勤怠管理システムです。
システム全体の特徴は、ユーザビリティに優れたシステムです。在宅勤務・フレックスタイム制・変形労働時間制など、多様な就業形態に対応しています。シフト管理は複数回の勤務や他店舗への応援など、複雑なシフトパターンにも対応可能です。
残業申請やシフト作成はシステム上で完結するため、何度も従業員と個別にやりとりを重ねる必要はありません。また、給与計算システムや労務管理システムとも連携しており、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。
さらに、導入～運用まで段階に応じたサポートが望める点も魅力の一つです。専任のコンサルタントが就くため、疑問点や不安をすぐに相談できます。サポート体制への評価は高く、サービス継続率99%を誇る原動力となっています。
ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供する勤怠管理システムです。英語・スペイン語・韓国語など、様々な言語表示に対応しています。タイムゾーンも設定でき、現地の従業員の労働時間を正確に把握できます。
システム全体としては、汎用性に優れている点が特徴です。出勤管理によって、各拠点で働く従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できます。労働時間・残業時間・有給休暇の取得状況は、システムが集計～反映までおこなうため、従業員が作業を行う必要はありません。
プロジェクトやタスクごとの工数も管理でき、コスト削減も図れます。また、医療機関など業界に特化した機能も搭載している点も特徴です。複数回の休暇を挟むシフトや5分単位でのシフトなど、複雑なシフトパターンにも対応できます。
シフト作成～共有まで自動化できるため、担当者は従業員と個別に日程調整を重ねる必要はありません。さらに、ジョブカンシリーズと連携すると、給与計算・人事労務・採用管理など、多くの業務を効率化できます。
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英語対応の勤怠管理システム探しは選定・比較ナビ
一言で英語対応のシステムと言っても、外国人労働者が多いのか、海外に拠点があるかによって、必要な要件が変わってきます。
外国人労働者が多い場合は、英語表示へ切り替えの早さや多言語対応が重要です。一方、既に複数の拠点を海外に持っている場合は、タイムゾーンの設定が必須でしょう。
まずは要件を整理して、従業員規模や予算に応じて最適なシステムを選ぶことをおすすめします。
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グローバル企業や外国人労働者を多く雇用している企業は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。
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