製造業の勤怠管理は、さまざまな雇用形態や勤務形態の従業員が混在しており、取りまとめや集計に大変な手間がかかるなど、業界特有の課題を抱えています。
一つ一つの課題を解決するためには、勤怠管理システムの導入が不可欠ですが、まずは製造業の勤怠管理に求められる機能を確認しておく必要があります。
この記事では、製造業に最適な勤怠管理システム選びのポイントと、オススメ製品についてお伝えします。
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製造業における勤怠管理の問題点
製造業における勤怠管理には、従業員の構成などによって以下のような問題点があります。
- 勤務形態が複雑
- 雇用形態が複雑
- タイムカードによる打刻が難しい
- 工数管理が難しい
勤務形態が複雑
製造業では、勤務形態が複雑であることが、勤怠管理を難しくしている大きな要因となっています。
24時間稼働の工場などは3交替制のシフトが組まれるため、定期的にシフト表作成の手間がかかります。一方で、事務職などは一般的なオフィスワーカーと同じような働き方をしているため、工員とは違った管理が必要とされます。
勤務形態が異なっていても、労働時間は正確な給与計算や過重労働の防止などの観点から正確に把握する必要があり、それぞれの従業員について法律に沿った働き方ができているかを確認しなければなりません。
雇用形態が複雑
製造業では、雇用形態も複雑になっていることが多く、フルタイムの正社員・有期契約社員・パートやアルバイト・派遣労働者など、さまざまな雇用形態の社員が混在しています。また日本語に慣れていない外国人労働者の割合も多くなっています。
雇用形態が変わると、適用される規定も変わります。また、有給休暇の取り扱いについても、付与するタイミングや付与日数がバラバラであるため、管理部門にとって把握が難しいところでもあります。
このように雇用形態が複雑になっているのも製造業の特徴の一つです。雇用形態によって従うべき法律や社内規定が異なってきますので、雇用形態に応じて管理を行うことが大切です。
タイムカードによる打刻が難しい
大人数を抱える工場では、タイムカードによる打刻も難しくなっています。交代制勤務を採用していることが多いため、シフトの入れ替わりのタイミングで打刻を待つ行列ができてしまうことがあります。
また、人数分のタイムカードを用意して管理する必要があり、行列ができないように整備しようと思うと複数台の打刻機を設置する必要があるなど、コストが莫大にかかってしまいます。さらに、オフィスワークのように1人1台のPCが割り当てられていないため、PCログイン認証などの打刻も向いていません。
工場の広さや従業員の多さによっては、管理者の目が行き届かず、行列に並ぶことを避けたい心理から、成りすましによる不正打刻が発生してしまう可能性もあります。
工数管理が難しい
製造業では、勤怠管理と工数管理を紐づけることが難しいと言われています。製造業にはいくつもの工程・ラインがあるため、手作業やExcelによる勤怠管理では、工程・ライン別の稼働率や工数を分析することが困難です。
また多様な勤務形態・雇用形態ごとに区分した集計も難しく、結局勤怠管理と工数管理を切り離して運用することになりがちです。
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製造業に勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入することで、製造業特有の課題を解決しつつさらに生産性も向上させることができます。
シフト管理が楽になる
工場のシフト管理は大変な業務の一つですが、システム導入によりシフト管理にかかる手間を削減することができます。
シフト管理機能を備えた勤怠管理システムを使うことで、シフトパターンに応じたシフト表を自動作成できるようになります。多くの担当者にとって煩雑な作業であるシフト作成を効率化することは、他業務への注力も可能にし、業務全体の生産性向上につながります。
また、管理者がリアルタイムでシフト状況を確認できるため、代替要員の確保なども容易になります。特に工場では生産を止めないためにスムーズに代替要員を確保することが必要なため、リアルタイムでの状況確認は重要となります。
集計作業が楽になる
システムの導入により、従業員の打刻データが自動で集計されるようになるため、給与計算システムとデータ連携することでミスなく正確に給与が算出できるようになります。
また、有給の付与日数や取得状況もリアルタイムで把握できるため、勤務形態に応じた正しい有休管理ができるようになります。年間5日の取得が義務付けられている有給休暇の取得率アップにも有効です。
膨大な勤怠データを手作業で管理をすると、転記ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーの可能性が高くなり、思わぬ労務トラブルを招きます。未然にトラブルを防止するという観点からも、勤怠管理システムの導入は有効と言えます。
工数管理と連携できる
システムの導入により、勤怠管理と工数管理も紐づけられるようになります。作業員ごとの勤怠管理だけでなく、工場別や工程別に従業員をグルーピングして管理できるため、様々な切り口での勤怠集計が可能となります。
また、出力した勤怠データを工数管理システムに連携させることで、手作業で転記する手間がなくなり、正確な分析が行えるようになります。原価の中に含まれる人件費を把握することが管理部門の重要な役割の一つであるため、システム導入による大きなメリットと言えます。
打刻時間が短縮できる
勤怠管理システムの顔認証や静脈認証などの打刻方法を利用することで、従業員の打刻時間も短縮することができます。業務効率を落とす原因となっていたタイムカード打刻の行列問題の解消につながります。
また、システムによる打刻は従業員個人と1対1で紐付いているため、成りすましによる不正打刻や打刻漏れも防止できます。こうした客観的で正確な勤怠管理は、コンプライアンスの観点からも有効に作用します。
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製造業の勤怠管理システムに求められる機能とは？
勤怠管理システムを選ぶには、製造業の勤怠管理の課題を全て解決できる機能を備えていることが必要になります。
シフト管理機能
製造業の勤怠管理システムには、シフト管理機能が必須です。従業員の勤怠データや属性（担当作業や作業スキル）を確認しながら、様々なパターンのシフト表が作成できるようなシステムを選ぶと良いでしょう。
また、シフトを組んだ時点で、法定労働時間を超過していたり法定の休日が確保されてなかったりした場合に、アラートで確認できる機能があるとさらに便利です。
手作業によるシフト管理は、時間コストががかかってしまい、即時の対応も難しくなってしまうため、簡易なものでもシフト管理機能が搭載されているものを選ぶことをオススメします。
スピーディな打刻方法
製造業にマッチした打刻方法が備わっているのかも重要です。具体的には、スピーディでかつPCに依存しないICカードや生体認証などの打刻方法があると良いでしょう。
自社の従業員にとってどの打刻方法が便利で好まれるかを検討し、どの程度のスピーディさが必要かも考慮に入れましょう。
工数管理との連携
勤怠管理システムは、工数管理と連携することで管理部門の効率化に繋がります。次のような機能があるか確認し、自社にとって必要な機能が備えられているものを選ぶと良いでしょう。
- 原価管理に役立つような工数管理機能
- 出力した勤怠データを他の工数管理システムに簡単に連携できる機能
- 工場別、ライン別などの区分で、工数の予実管理ができる機能
給与計算ソフトとの連携
給与計算ソフトとの連携機能も重要な要素です。とは言っても、現在の勤怠管理システムは連携自体は可能である製品が多いため、どういった形式で（自動連携、CSV出力など）連携できるのかという視点でチェックすることになります。
自動集計された勤怠データを給与計算ソフトに連携させることで、勤怠実績を正しく反映した給与を支給できます。給与を正しく支払うことは会社にとって最低限の義務であるため、給与計算ソフトとの連携機能もしっかり確認しましょう。
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製造業に実績のある勤怠管理システム5選
ここからは、製造業特有の勤務形態に対応できる勤怠管理システムを5つご紹介します。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIMEは、市場シェアNo.1を誇り、製造業を含む様々な業界で広く使われている勤怠管理システムです。
- クラウド型で接続が簡単
- 手持ちのパソコンとインターネットだけで高度な勤怠管理を簡単に行うことができる、クラウド型の勤怠システムです
- シンプルな画面
- 画面がシンプルで使いやすく、作業効率の向上とコスト削減を目指すことができます
- 打刻方法の種類が多い
- ICカード、静脈認証、顔認証のほか、入退室管理システム連動打刻も可能です
- 従量制である
- 当月に打刻利用があった人数分の従量制であるため、人の出入りが激しい製造業でも安心して利用ですることができます
勤怠管理システム市場シェアNo.1「KING OF TIME」 jinjer勤怠（jinjer株式会社）
jinjer勤怠は、多様な打刻方法・シフト管理などを搭載し、契約継続率99.4%を誇る高機能勤怠管理システムです。
- 打刻方法の種類が多い
- スマートフォンやICカードなど、多様な打刻方法で業務効率化をすることができます
- カスタマイズ機能
- それぞれの工場の勤務形態に合わせて、カスマイズをすることが可能です
- サポート体制
- 充実したサポート体制や法改正への対応支援に定評があります
e-就業OasiS（株式会社ニッポンダイナミックシステムズ）
e-就業OasiSは、自由度の高いカスタマイズが可能な勤怠管理システムです。
- フレキシブルな対応
- さまざまな勤務形態・雇用形態にフレキシブルに対応でき、長時間労働の抑制や職場環境の改善にもつなげることができます
- 工数管理との連携
- 勤務報告と同時にプロジェクト工数の報告も行えるようになっており、日ごと月ごとの工数管理が可能となっています
勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
勤労の獅子は、充実したサポート体制で高い継続率を誇る勤怠管理システムです。
- 多彩なシフト管理
- 1000以上のシフトに対応しているため、あらゆるパターンのシフト管理が可能となっています
- 給与計算システムとの連携
- ほとんどの給与計算システムと連携可能なため、安心して導入できます
ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計導入12万社を突破している、実績十分の勤怠管理システムです。
- 幅広い打刻方法
- ICカード・静脈認証・GPS・SNSなど豊富な打刻方法が選べます
- 設定の自由度
- 勤務形態や雇用形態ごとに細かい設定、運用を行うことも可能です
- 導入コスト
- 必要な機能だけを選べるような仕組みとなっているため、比較的コストを抑えた導入が可能です
製造業の勤怠管理はシステム化が不可欠
製造業の勤怠管理は、システム化が不可欠と言えます。多様な勤務形態・雇用形態の従業員が混在しているため、シムテムを介さない勤怠管理では担当者の負担が過重になり、ミスも多くなってしまいます。また、繁閑に応じた人員の増減やシフト調整に対応するためにも、リアルタイムに勤怠状況を把握できる仕組みは重要です。
勤怠管理システムを導入することで、シフト管理や集計作業が効率化され、工数管理や打刻時間の問題も解決できます。
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