近年急速に導入が進む勤怠管理システムですが、実際に導入したもののうまく運用できず、結局アナログな勤怠管理に戻したり、他のシステムに乗り換えたりという失敗事例も多く聞かれます。導入失敗の原因としては、勤怠管理システムの持つ特性によるものがほとんどです。
この記事では、勤怠管理システム導入を検討されている事業主やシステム担当者の方向けに、導入失敗事例を4パターンに切り分け、それぞれの対策と失敗しない導入の手引きをわかりやすく解説します。
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勤怠管理システムとは
日々の出退勤の記録や、労働時間の集計などを自動化し、客観的な労働時間の把握や正しい給与計算を行うためのシステムです。
「出退勤の打刻（タイムカード機能）」と「労働時間の集計」がメイン機能ですが、シフト作成・管理や申請・承認機能など、製品によってさまざまな機能を備えています。管理者は部下の勤怠や有給消化状況をリアルタイムで把握できるため、きめ細かいケアが可能です。
勤怠管理システムは大きく分けて、自社サーバを利用するオンプレミス型と、ネットワーク上でデータ管理するクラウド型に分かれますが、現在はコストパフォーマンスに優れているクラウド型が主流となっています。
| クラウド型 | オンプレミス型 | |
|---|---|---|
| メリット | ・導入後すぐに利用できる ・メンテナンスやアップデートはベンダーへ一任できる ・全体的にコストを抑えられる ・外出先からもアクセスできる ・法改正へのスムーズな対応も望める | ・カスタマイズ性に優れる ・セキュリティレベルが高い ・既存システムと連携しやすい ・サービス終了の心配をする必要がない |
| デメリット | ・カスタマイズの自由度が低い ・セキュリティレベルはベンダーに依存する ・ベンダー都合によって利用できなくなる可能性がある | ・多額の初期費用が必要になる ・サーバーやネットワーク機器は自社で選定しなければならない ・メンテナンスや障害復旧は自社で対応しなければならない |
勤怠管理システム導入失敗例は4パターン
勤怠管理システムの導入失敗例は、主に以下4つのパターンに分類できます。
- 規模と機能が合わなかった
- 従業員が使いこなせなかった
- 外部連携がうまくいかなかった
- サポートが不十分だった
勤怠管理システムの導入を検討している方は失敗例を参考にして、ミスマッチを回避してください。
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勤怠管理システムの失敗例1：規模と機能が合わなかった
多機能なシステムを導入しても、自社の規模がそこまで多くの機能を必要としていない場合は、使いこなせず持て余してしまいます。多機能なシステムは、一般的に導入費用も高額であるため、不要な機能が多いと無駄なコストが発生します。
逆に、コストを抑えすぎて必要な機能が備わっっていなかったケースもあります。後からオプションで追加できればまだリカバリ可能ですが、製品自体が機能に対応していなかった場合は、他製品に乗り換えなくてはなりません。
また、規模によっては、そもそもシステム化の効果が感じられない場合もあります。たとえば、従業員10人未満の事業場であれば、エクセルなどで十分対応できるケースがほとんどです。
対策：検討段階で、必要な要件を洗い出す
システムの選定作業に入る前に、勤怠管理システムの導入によってどのような目的を達成したいか、明確化することが重要です。
たとえば、リモートワークを導入している場合は、勤務場所を問わず出退勤時刻や労働時間が管理できるよう、導入形態はクラウド型となります。モバイル端末からの打刻機能・スケジュール管理・ワークフローなどが、最低限必要な機能です。
給与計算システムや労務管理システムなどと連携できれば、バックオフィス全般の効率化が望めます。上記のように導入目的の明確化や現状把握をおこなうと、必要な機能が自然と絞られます。勤怠管理における課題や効率化したい内容を洗い出しましょう。
勤怠管理システムの失敗例2：従業員が使いこなせなかった
UI（ユーザインターフェース）に乏しいシステムを選ぶと、操作性の悪さから一つひとつの作業を完結するのに時間が掛かります。導入前よりもかえって作業効率が低下し、従業員の勤怠管理システムを利用するモチベーションも上がりません。
また、打刻するために何ステップも手順を踏まなければならないと、つい億劫になって打刻漏れが発生する可能性もあります。その結果、業務効率化や労務担当者の負担軽減につながらず、無駄な費用となる可能性が高くなります。
対策：無料お試しで全従業員に使ってもらう
一部の担当者のみが扱う工数管理ソフトや会計ソフトと違い、勤怠管理システムは全従業員が日々利用します。全従業員が利用しやすいシステムを選ぶことが重要です。ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。
現在は無料お試し期間が設けられている製品が多く、コストを掛けずに操作性や機能性を確認できます。試用期間中は、一部部署のみテスト運用させるのではなく、全従業員がスムーズに打刻や申請機能を使えるか、見極めることが重要です。
また、一つのシステムに固執することなく、機能や特徴が異なる複数の製品をテストすることもおすすめです。
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勤怠管理システムの失敗例3：外部連携がうまくいかなかった
外部システムとの連携がスムーズにいかないと、業務効率を落としかねません。勤怠管理システム導入のメリットの一つに、勤怠データをさまざまな他システムに活用でき、バックオフィス業務全般の効率化が望めるという点があります。
しかし、給与計算ソフトとダイレクトに連携できなかったり、出力したデータのフォーマットが合わず毎回手修正が必要だったりすると、かえって手間が増えてしまいます。
対策：事前に機能を確認し、実態に即した運用テストを行う
事前に機能を確認する際は、打刻や休暇管理などのメイン機能だけでなく、外部連携機能もしっかり確認しておくことが重要です。
運用テストの際は、給与締め日をまたいで集計データが給与計算ソフトにスムーズに連携できるか、など月次単位の業務に即した流れに沿って行うのが良いでしょう。
一般的にクラウド型のシステムは、拡張性に優れた製品が多く、他システムとの連携もスムーズな傾向があります。また、給与計算ソフトの販売元が勤怠管理システムも扱っている場合があるため、確実に連携可能な同社製品から選ぶというのもおすすめです。
勤怠管理システムの失敗例4：サポートが不十分だった
法改正が行われたにも関わらず、アップデート対応がなく、いつの間にか違法状態になっていたということがあります。
また、サポート担当が労務に関する知識が不十分であるため、導入の際に適切な設定が行えないというケースもあります。
そして最悪なのが、販売元が勤怠管理システム事業から撤退してしまい、サポートが終了してしまうケースです。こうなると、また一から新たな勤怠管理システムを探さなければなりません。
対策：実績のある会社の製品を選び、お試し期間でサポートを活用
導入～運用まで手厚いサポートが受けられるベンダーを選定することが重要です。無料トライアル期間がある場合は、トライアル期間中にサポートデスクのレスポンスや対応の質などを確認しましょう。
導入事例が多く勤怠管理システムとして実績が十分で、サポートの評価も概ね良い会社の製品から選ぶのが無難です。
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失敗しない勤怠管理システム選びのポイント
失敗事例や対策を踏まえた上で、打刻方法の選択肢やカスタマイズ性の充実度もあわせて確認をしましょう。
打刻方法は複数用意する
打刻方法の選択肢が豊富なシステムを選択しましょう。勤怠管理システムは事業場に勤務する全従業員が毎日利用するため、「システムを使えない」従業員を出さないことが重要です。
外回りの多い営業担当者や在宅勤務で働く従業員など、就業場所を問わず出退勤時刻を打刻できる環境の整備が求められます。GPS・Webブラウザ・チャットなど、モバイル端末から簡単に出退勤時刻を打刻できると、多様な働き方に対応できます。
自社の業種や勤務形態に合わせてカスタマイズ可能か
カスタマイズ性に優れているかも重要なポイントです。フレックスタイム制や変形労働時間制など、複数の勤務形態へ対応できると働き方の柔軟性が高まります。複雑なシフトパターンを組む場合は、シフト管理機能が充実しているシステムを選びましょう。
また、拡張性に優れたシステムを選ぶと外部システムやアプリと連携し、自社の業態に合った機能を追加でき、利便性が高まります。
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失敗しない勤怠管理システム選びは、無料お試しがポイント
勤怠管理システムの導入に失敗すると、一つひとつの作業が進めづらくなり、かえって業務効率が悪化します。システムを選定する前に、導入目的や業務課題を明確化しておくことが重要です。求める機能が明確になり、システムを絞りやくなります。
また、無料トライアルを活用しておくと、操作性やユーザーインターフェースを実際に確認できます。コストが掛からないため、失敗しても自社にダメージは残りません。しかし、初めて勤怠管理システムを導入する場合、不安なことも多いでしょう。
「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用いただくと、必要な要件を満たしている勤怠管理システムの中から、自社に最もマッチングする製品を探し出せます。低コストでハイスペックな機能を搭載している勤怠管理システムを多数扱っている点も、嬉しいポイントです。
勤怠管理システム導入を検討している方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。
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