近年のデジタルトランスフォーメーション(DX)の広がりや労働条件通知書の電子化解禁を受けて、雇用契約書の電子化を進める企業が急増しています。この記事をご覧の皆様も、雇用契約書の電子化を検討されている方が多いと思われます。

では、雇用契約書の電子化には、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?また、どのような手順で進めれば良いのでしょうか?

この記事では雇用契約書の電子化について、基本的な知識から実際の進め方、運用上の注意点まで、わかりやすく解説します。

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雇用契約書の電子化とは

雇用契約書の電子化とは、紙の形で行っていた雇用契約の手続きをデジタル化することを指します。企業の人事・労務業務において、情報の一元管理や業務効率化の観点から注目されています。

雇用契約書とは?

雇用契約書とは、雇用主と労働者との間で労働契約の内容について、合意したことを証明する書類です。基本的には2通作成して、労使双方が署名・押印し、各1通ずつ保管し合います。

雇用契約書の役割は、労働者と雇用主である会社間の労働条件を明確にすることです。具体的な内容は労働時間、賃金、休日などの労働条件が詳細に記載されます。

労働条件通知書との違いは?

労働条件通知書は、労働時間や勤務地、賃金などの労働条件について記載した文書で、雇用主から労働者に対して交付されるものです。労働基準法により、新たに労働者を雇い入れた際は、労働条件通知書の交付が義務付けられています

雇用契約書のように、双方の合意を示す文書ではないため、労働者の署名や捺印は必要ありません。なお、実務上は事務簡略化のため、雇用契約書を兼ねた「雇用契約書兼労働条件通知書」を作成することも多くあります。

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雇用契約書を電子化するメリットと注意点

雇用契約書を電子化することで、契約手続きの迅速化やコスト削減、誤記の減少などのメリットがあります。一方、電子化には法的な制約や情報セキュリティへの配慮が必要です。

雇用契約書の電子化のメリット

電子契約により、契約書の作成、修正、署名、配布、保管などの過程がデジタル化されるため、手間と時間を大幅に削減できます。誤記による手修正や再作成なども発生しないため、人事・労務業務の効率化が図られます。

また、紙の契約書に必要な印刷や保管コスト、郵送コストなどが不要となります。迅速な契約手続きにより、ビジネスのスピードアップも期待できます。

雇用契約書の電子化の注意点

雇用契約書を電子化する際には、電子署名法などの法的な制約を遵守する必要があります。労働条件通知を兼ねる場合は、必要記載事項に漏れがないか確認しなくてはなりません。

また、個人情報の取扱いには十分な配慮をし、情報の不正アクセスや紛失、漏洩などを防ぐためのセキュリティ対策も求められます。

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雇用契約書電子化のための法令ガイド

雇用契約書を電子化する際には、電子署名法や労働契約法、労働基準法など、複数の法令を理解する必要があります。

なお、労働条件通知書を兼ねる場合を除いて、雇用契約書の作成そのものは義務ではありません。よって、紙媒体による雇用契約書も電磁的方法による雇用契約書も、基本的にはどちらも有効ということになります。

民法と労働契約法、労働基準法

民法では、契約の一般原則が示されており、その中の「公序良俗」や「誠実義務」などは、雇用契約の原則を定めた労働契約法にも反映されています。

また、労働基準法は労働者の権利保護を目的に、労働条件の最低基準が定められており、労働契約の内容はこの基準を下回ってはなりません

電子署名法

電子署名法は、電子情報の信頼性を確保するための法律です。電子契約においても署名の信頼性を確保するため、この法律の理解は必須となります。

雇用契約書を電子するには、改ざん防止のため、安全な電子署名システムを使用する必要があります。また、電子署名は、その発行者が信頼できる第三者機関(CA: Certification Authority)から発行されたものを使用することが推奨されます。

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雇用契約書の電子化手順

雇用契約書の電子化は、企業の労務管理をスムーズにするための重要なステップです。具体的な手順と注意点を押さえておきましょう。

電子化に必要な準備

電子契約を可能にするためのシステムの選定は重要です。システムの特性を理解し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが求められます。

電子契約には電子署名法や労働基準法など、さまざまな法令が関わります。これらの法令の理解が不十分である場合は、あらかじめ概要や重要規定だけでも確認しておきましょう。

雇用契約書の作成と送信

電子化された契約書は、紙の契約書と同じ効力を持ちます。ただし、契約の当事者双方が電子契約書及び電子署名の使用に同意していることが必要です。

雇用契約書を電磁的方法により送信する場合には、適切な方法と確認の手順が求められます。具体的には、第三者が閲覧できない方法により送信し、また、確実に受信したことを確認しなくてはなりません

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雇用契約書の電子化でよくある質問

雇用契約書の電子化について、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

Q
雇用契約書を電子化するには何が必要ですか?
Q
雇用契約書を電子化は無料でできますか?
Q
従業員が電子化した雇用契約書を希望しない場合は強制できますか?

まとめ

雇用契約書は、近年電子化が解禁になった労働条件通知書と異なり、法的に作成する義務がないこと、またその媒体も任意であることから、早くから電子化していた企業もありました。

ただし、上記の労働条件通知書の電子化解禁を受けて、一気に採用数が多くなっています。電子化を検討される際は、単に今までの紙媒体をそのまま電磁的方法に置き換えれば良いというものでもなく、電子署名などのルールをしっかり理解しておく必要があります。

また、データ化された従業員情報や労働条件などの情報を一元管理するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用頂くことで、自社の要件にマッチした製品を短時間でピンポイントに見つけ出すことができます。

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