従業員を新たに雇ったとき、雇用契約書は作成されているでしょうか?

雇用契約書は、法律で義務付けられた書類ではないものの、労働契約の根幹を成す重要な書類であり、労使トラブル防止のためにも必ず作成されることをおすすめします。

本記事では、【正社員編】として、主に正社員向けの雇用契約書の記入例をわかりやすく解説します。テンプレートもダウンロードできますので、是非ご活用ください。

なお、パート従業員用には【パート・アルバイト編】として別記事で解説していますので、併せてご覧ください。

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雇用契約書とは

雇用契約書とは、雇用主と労働者との間で労働契約の内容について、合意したことを証明する書類です。

契約書なので、基本的には2通作成して、労使双方が署名・押印し、各1通ずつ保管し合います。

雇用契約書はなぜ必要?

雇用契約書作成の目的は、一般の契約書同様にトラブル防止にあります。法律上は、労働契約は労使の合意のみで成立するため、口頭のみの合意でも契約としては有効です。

ただし、雇用期間中に労使トラブルが発生した際に、雇用契約書に合意し署名・押印しているか否かによって、会社の言い分がどのくらい認められるかが変わってきます。つまり、雇用契約書が無いと労働者から「聞いていない」と主張される可能性が高くなるのです。

また、使用者は労働者に労働条件を明示する義務を負っています。そのため、労働条件を記載した雇用契約書を交わすことで、この義務を果たすことができるというメリットもあります。

労働条件通知書とどう違う?

主な違いは、法律上の交付義務があるか、労働者の同意が確認できるか、という点です。

労働条件通知書は、労働時間や勤務地、賃金などの労働条件について記載した文書で、雇用主から労働者に対して交付されるものです。新たに労働者を雇い入れた際は、労働条件通知書の交付が義務付けられています。

ただし、あくまでも雇用主から労働者に対する通知書であり、労働者の署名・押印が無いため、合意を示すものではありません。

なお、実務上は事務簡略化のため、雇用契約書を兼ねた「雇用契約書兼労働条件通知書」を作成することも多くあります。

雇用契約書の効力は?

原則、労使ともに雇用契約書の内容に拘束されますが、一部雇用契約書の内容に優先される規定が存在します

まず、労働基準法を下回る基準の労働(雇用)契約は無効とされます。たとえば労働基準法では「労働時間が6時間を超える場合は、必ず途中に45分以上の休憩を与えなければならない」と規定されているため、「所定労働時間7時間・休憩なし」という取り決めは無効です。

無効となった取り決めは、労働基準法上の最低基準で上書きされ、上記の場合は「所定労働時間7時間・休憩45分」となります。なお、法の基準を上回る契約は有効で、「所定労働時間5時間・休憩45分」という取り決めは、労働者に有利になるためそのまま有効です。

また、雇用主と労働組合との間で交わされた合意を「労働協約」と呼びますが、この労働協約に違反する労働契約の内容は、その部分につき無効とされます。ただし、労働協約の内容が適用されるのは、労働組合員である労働者のみです。

さらに、就業規則で規定された基準に達しない労働契約の内容は、その部分につき無効とされます。このように労働契約は、労使双方の合意による取り決めを基本としながらも、さまざまな法律や規則による制約を受けるという点に注意が必要です。

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正社員雇用契約書の無料テンプレート

雇用契約書を効率的に作成・交付するためには、テンプレートを活用するのが便利です。以下に無料でダウンロード頂けるテンプレートを用意しましたので、是非ご活用ください。

雇用契約書のわかりやすい記載例

テンプレートの各条項について、記載例を解説します。労働者に書面にて必ず明示すべきとされている労働条件(絶対的記載事項)は、以下のとおりです。

  1. 労働契約の期間
  2. 就業の場所及び業務に関する事項
  3. 労働時間、休日等に関する事項
  4. 賃金に関する事項(昇給に関する事項を除く)
  5. 退職に関する事項

別途、上記が網羅された「労働条件通知書」を交付している場合は、雇用契約書にこれらの項目を記載する必要はありませんが、本テンプレートは労働条件通知書も兼ねているため、絶対的記載事項はすべてカバーしています。

なお、退職金や教育訓練など、会社が制度として導入している場合に明示する義務がある項目を、相対的記載事項と呼びます。不要なトラブルを避けるためにも、相対的明示事項も雇用契約書に盛り込んでおくのが無難でしょう。

タイトル及び当事者の表示

文書のタイトルは、「雇用契約書」「労働契約書」など、契約の趣旨がわかれば名称に決まりはありません。

雇用主・会社(甲)と労働者(乙)双方の名称・名前は明記して、労働契約において対価関係にある「労務提供義務」と「賃金支払義務」について記載します。

労働契約の期間

正社員の場合は、基本的に無期契約であるため「雇用開始日から期間の定めなし」のように記載します。

一方で有期契約の従業員の場合は、期間満了日を明記します。こちらについては、「パート・アルバイト編」として別記事にて解説します。

就業場所

「甲の本社内」「○○支店」「△△工場」のように、できる限り具体的に記載します。ただし、就業場所が一定でない場合は、「○○地域内」のような記載でも差し支えありません。

正社員の場合は、転勤の可能性も考えられるため、「転勤を命じることがある」などの文言も盛り込んでおきます。

従事すべき業務

「営業職」「事務職」「技術職」など、労働者の業務内容を記載します。将来的な配置転換の可能性がある場合は、従事する可能性がある業務内容も記載しておきます。

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労働時間と休憩時間

1日8時間・週40時間の法定労働時間の範囲内で、所定労働時間を定めます。なお、常時10人未満の労働者を使用する、商業や接客娯楽業などの事業場は「特例措置対象事業場」と呼ばれ、週の法定労働時間が44時間まで拡張されます。

休憩時間は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上という法定基準に合わせて設定します。

所定時間外労働、つまり残業を命じる可能性がある場合は、その旨を記載しておきましょう。

変形労働時間制の場合

変形労働時間制を採用している場合は、考えられる勤務パターンを網羅して記載します。たとえば1ヶ月単位の変形労働時間制の場合であれば「1ヶ月単位の変形労働時間制として、以下の勤務時間の組み合わせによる」などと記載し、以下のようにパターンを列挙します。

  1. 8:00~17:00(適用日:第2週・第3週)
  2. 8:00~18:30(適用日:第1週)
  3. 9:00~16:30(適用日:第4週)

フレックスタイム制の場合

フレックスタイム制を採用している場合は、「始業および終業の時刻は、労働者の決定に委ねる」と記載し、フレキシブルタイム及びコアタイムを設けている場合はその時間帯も併記します。

また、清算期間に応じた月の所定総労働時間も記載します。期間ごとの労働時間の総枠は以下を参考にしてください。

1ヶ月単位 2ヶ月単位 3ヶ月単位
暦⽇数 法定労働時間の総枠 暦⽇数 法定労働時間の総枠 暦⽇数 法定労働時間の総枠
31日 177.1時間 62日 354.2時間 92日 525.7時間
30日 171.4時間 61日 348.5時間 91日 520.0時間
29日 165.7時間 60日 342.8時間 90日 514.2時間
28日 160.0時間 59日 337.1時間 89日 508.5時間

裁量労働制の場合

裁量労働制を採用している場合は、労働時間の設定を労働者に委ねることになりますが、「8:00~17:00を基本として、労働者の決定に委ねる」のように目安となる所定労働時間も記載しておくと良いでしょう。

別途労使協定にて定めた「みなし労働時間」も必ず記載します。

休日と休暇

原則、週1日の法定休日が必要です。例外的に、就業規則で定めがある場合に限り、4週を通じて4日の法定休日の付与(変形休日制)も認められます。

休日が週固定の場合は、その曜日を記載します。不定期の場合は「日曜日を起算点とする週2日、シフトにより付与する」のように記載します。

年次有給休暇は、法定どおり付与する場合でも前倒しで付与する場合でも、付与基準日と最初の付与日数を記載します。

賃金や賞与

賃金については、支給単位(月給、日給、出来高給など)と基本給、支給対象の手当をすべて記載します。

賃金の支払い方法は「直接払い(現金支給)」が原則ですが、実際には口座振込が一般的であるため、労働者の同意のもとで指定口座に振り込む旨を記載します。

賞与を支給する場合は、支給回数と時期、会社の業績によっては支給しないことがあることなどを記載します。

退職

退職に関しては、退職時の手続きの流れや退職届の提出期限などに関して記載をします。労働者からの申し出による「任意退職」と、死亡などにより就業不能となった場合の「当然退職」について漏れが無いよう記載しましょう。

なお、女性従業員の結婚や妊娠、出産などを退職事由とすることは、男女雇用機会均等法違反となり認められません。また、解雇の該当事由として列記していても、解雇権の濫用と判断された場合は、解雇が無効とされる可能性があるため注意が必要です。

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雇用契約書は必ず作成しましょう

雇用契約書は、労働基準法などの法律に沿って作成しなければ、契約締結時点で違法となる危険性があります。本記事で提供したテンプレートも、そのまま使用するのではなく、会社の実情に合わせてカスタマイズやアップデートが必要です。

また、雇用契約書で合意した労働条件と入社後の労働条件に、大きなギャップが生まれないよう、正確な勤怠管理が求められます。勤怠管理を正確かつ効率的におこなうには、クラウド型勤怠管理システムの導入が有効です。

勤怠管理システムは、労働時間・時間外労働・有給休暇の取得状況など、従業員の勤怠データを自動で記録・集計するシステムです。管理者は常に最新の勤怠データを確認でき、過重労働に陥ったり有休が取れていなかったりする従業員をいち早く検知して対応できます。

また、導入の際にインフラ環境構築やソフトウェアのアップデートは必要ありません。オプションを利用しなければ、選択したプランの料金以外費用は発生しません。初期費用とランニングコストを大幅に抑えられるため、予算の確保が厳しい企業も導入しやすいでしょう。

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