事業主の皆様は労働条件通知書は作成されていますでしょうか？
「うちは就業規則通りだから、一々作ってない」などという方も少なくないかも知れません。しかし、労働条件通知書は法律で作成が義務付けられている書類であり、交付していない場合は罰則を受ける可能性もあります。
この記事では、労働条件通知書がないことのリスク、また作成することでどのようなメリットがあるのかについて、わかりやすく解説します。
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労働条件通知書はないと違法です
労働条件通知書は、新規雇用の際に交付が義務付けられているため、ないというのは違法状態であり、30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。
労働基準法では使用者に対して、新たに労働者を雇用した際は、一定の労働条件につき書面にて労働者に明示するよう義務づけています。この労働条件を記載した書面というのが労働条件通知書に当たります。
労働条件通知書とは
労働条件通知書は、雇用した労働者の労働時間や賃金など、個別の労働条件について、雇用主から労働者に通知した文書です。契約書ではなく、あくまでも通知書であるため、労働者の同意を示す署名・押印がないのが一般的です。
なお、「雇用契約書」などの書面で、記載が必要な労働条件をすべて明示している場合は、これが労働条件通知書も兼ねることになります。この場合は「雇用契約書兼労働条件通知書」と呼ばれ、実務上は事務簡略化のために多く採用されています。
雇用契約書との違いは？
雇用契約書は、労働契約の内容について労使双方の合意を証明する書面です。双方の合意を証明するため、労使それぞれが署名・押印し、各1通ずつ持ち合うのが一般的です。
雇用契約書は労働契約法において、作成が望ましいとされていますが、あくまでも努力義務にとどまっており、作成していないことで罰則が科されることはありません。ただし、労使トラブル防止のためにも、作成しておくことをおすすめします。
労働条件通知書の記載事項
労働条件には、無条件に労働者に明示しなければならない「絶対的明示事項」と、制度として導入している場合のみ明示しなければならない「相対的明示事項」があります。
| 絶対的明示事項 | 相対的明示事項 |
|---|---|
| 1. 労働契約の期間、有期の場合は更新の有無や判断基準 2. 就業場所及び従事すべき業務 3. 始業・終業時刻、所定外労働時間の有無、休憩時間、休日、休暇 4. 賃金の決定・計算方法、支払方法、締め日・支払、昇給に関する事項 5. 退職（解雇の事由を含む） | 1. 退職金 2. 臨時の賃金（賞与） 3. 食事、作業用品その他の費用負担 4. 安全衛生 5. 職業訓練 6. 災害補償 7. 表彰及び制裁 8. 休職 |
絶対的明示事項の内、「昇給に関する事項」以外については、書面にて明示する必要があります。つまり、労働条件通知書には「昇給に関する事項」を除く絶対的明示事項を、必ず記載しなければならないということになります。
また、パート・アルバイトなど、正規雇用の労働者に対して労働時間が短い労働者（短時間労働者）に対しては、原則の記載事項に加えて以下の事項も明示する義務があります。
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与の有無
- 短時間・有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口
それぞれの項目ごとの具体的な記載例は、以下の記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
FAXやメールでも交付可能に
2019年4月より、それまで紙媒体でのみ認められていた労働条件の明示が、FAXやメール、LINEなどのチャットツールを利用した電磁的方法でも認められるようになりました。
ただし、この電磁的方法による明示は、労働者が書面以外での交付を希望しており、かつ即座に紙媒体に出力（印刷）できる状態であることが条件です。
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労働条件通知書のNG事例
以下のような例は、労働条件通知書の交付義務を果たしたことにならないため、注意が必要です。
- 求人票や就業規則と同じであると伝えるだけ
- 雇用契約締結時に交付しない
- 労働者が希望していないのにメールで通知する
- 書面を見せるだけで労働者に渡さない
求人票や就業規則と同じであると伝えるだけ
たとえ、雇用後の労働条件が求人票に記載していた条件と変わらないとしても、雇用契約時にはあらためて労働条件を明示する義務があります。
また、就業規則の周知のみをもって交付に代えることもできません。ただし、就業規則に必要記載事項がすべて網羅されている場合は、該当箇所を書面にて明示しても差し支えないとされています。
雇用契約締結時に交付しない
労働条件通知書は、「労働契約の締結に際し」交付しなければなりません。よって、入社後しばらくしてから交付したり、試用期間が終了してから交付したりという扱いは認められません。
また、有期契約労働者の契約を更新する際や、有期雇用から無期雇用に転換する際にも、新たな独立した雇用契約とみなされるため、あらためて労働条件通知書の交付が必要です。
労働者が希望していないのにメールで通知
さきほど解説したように、メールなどの電磁的方法により書面の交付に代えることができるのは、労働者が書面以外での明示を希望しており、かつ紙の書類として即時印刷可能な状態である場合のみです。
労働者が書類の交付を希望しているにもかかわらず、メールなどで労働条件を明示しても、義務を果たしたことにはなりません。
書面を見せるだけで労働者に渡さない
労働条件通知書を書面として提示して労働者に閲覧させたのち、そのまま手渡さずに会社が引き取って預かるということは認められません。
労働条件通知書は、必ず労働者に交付し、いつでも労働者自身が確認できる状態でなければなりません。
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労働条件通知書を作成するメリットとは
労働条件通知書を作成しないことは、法令違反や労働者とのトラブル発生など、無用なリスクを抱えるだけです。むしろ、作成することで労使双方に以下のようなメリットがあります。
- 労働者が安心して働けるため、雇用が安定する
- 試用期間、契約期間が明確になる
- 会社を守る重要な証明書類となる
- 雇用助成金が受けられる可能性が高くなる
労働者が安心して働けるため、雇用が安定する
労働者は、労働条件通知書を見ることで、自分がどういった労働条件で働いているのか、求人票との食い違いはないかなどについて確認できます。
その結果、しっかり労働環境が整っている会社であるという意識が生まれ、大切な人材の流出を防止できます。
試用期間、契約期間が明確になる
試用期間や契約期間が明確になる点も、労働条件通知書を作成するメリットの一つです。
試用期間を設ける場合は、期間の長さや試用期間中の待遇、本採用の条件などを明示しておく必要があります。
また、有期契約の場合、契約期間が明示された労働条件通知書があることで、いつ契約が満了するのか分からない不安定な状態から解放されます。さらに、更新の可能性や判断基準が明確になることで、契約継続に向けて励みにもなります。
会社を守る重要な証明書類となる
労働条件通知書を交付していない会社は、雇用契約書も交わしていない可能性が高いです。そなると、労使トラブルが発生した場合に、会社の言い分が認められる可能性は極めて低くなってしまいます。
労働条件通知書を交付しておくことで、少なくとも会社側が個別の労働条件を明示したという証明になります。さらに、労働者が労働条件に同意していたことを証明するためには、雇用契約書も交わしておくのが無難でしょう。
雇用助成金が受けられる可能性が高くなる
雇用助成金の活用を検討している場合、労働条件通知書を交付しておくことで、申請が認められる可能性を高めることができます。
雇用助成金は、雇用保険料を財源に、従業員の採用への積極的な取り組みや労働環境の改善に対して、一定の金額が支給される制度です。
助成金の申請には、労働関係帳簿の他に個別の労働条件通知書の添付が必要なものもあり、作成しておくことで助成金受給の可能性が高くなります。
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会社を守るためにも労働条件通知書は必要
労働条件通知書は、「作成しないと労働基準法違反に該当する」といった理由だけで、作成する書類ではありません。作成することで、労使トラブル防止・雇用の安定・エンゲージメント向上など、さまざまなメリットが見込めます。
労働条件通知書で明示した労働条件が正しく反映されているかをチェックするには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムは労働時間・時間外労働・休日労働など、従業員の労働時間を自動で集計・反映するシステムです。
常にシステムには最新の情報が反映されており、いつでも勤怠状況を確認できます。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、初期費用を抑えられます。システムを導入する際に、インフラ環境構築やソフトウェアのインストールは必要ありません。
メンテナンスやアップデートもベンダーへ一任できるため、ランニングコストも抑えられます。予算が厳しい企業も十分導入を検討できるでしょう。
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