日本のビジネスにおいて、長く伝統的に行われてきた「押印」文化が、現代のデジタル化を受けて大きく変わりつつあります。また、民間に追従する形で、官公庁や自治体の行政においても、「押印廃止」という言葉を耳にすることが増えてきました。
この記事では、押印廃止の背景やメリット、具体的な進め方などについて、わかりやすく解説します。
押印廃止とは
押印廃止は、近年の行政手続きやビジネスの現場での印鑑使用を見直す動きの一環として注目されています。この動きは、オンライン化やデジタル化の推進と連動して、手続きの簡素化や効率化を目指すものです。
脱ハンコとの違い
「脱ハンコ」と「押印廃止」は、言葉としては異なりますが、ほぼ同じ意味を持ちます。
あえて使い分けるとすれば、「脱ハンコ」は主に民間企業において印鑑を使用するビジネス文化を見直す考え方を指すことが多いです。対して「押印廃止」は、主に行政の手続きにおける印鑑使用をなくす取り組みを指すことが多いという違いはあります。
押印廃止の背景と目的
押印廃止の背景には、デジタル化の進展や行政のオンライン化が挙げられます。これにより、手続きの効率化やコスト削減が可能となり、多くの企業や団体が取り組んでいます。
日本の押印文化は古くから続いていますが、近年ではその必要性が問われるようになってきました。特に、デジタル技術の進化に伴い、オンラインでの手続きが増える中、印鑑の役割が変わってきています。
行政のデジタル化推進や、新型コロナウイルスの影響でのリモートワークの普及。これらの変化が、押印廃止の必要性を高めています。
押印廃止のメリット
押印廃止には多くのメリットがあります。業務の効率化、コスト削減、多様な働き方の実現、そしてコンプライアンスの強化など、ビジネスの現場での利点は数多くあります。
業務の効率化
押印の手間を省くことで、業務のスピードアップが期待できます。特に、書類の提出や承認のプロセスがスムーズになります。印鑑を使用しないことで、書類の手続きが簡素化。これにより、業務の効率が大幅に向上します。
オンラインでの手続きが増えることで、物理的な書類のやり取りの時間が削減され、業務の迅速化が実現します。
コスト削減
印鑑や関連する経費の削減はもちろん、紙ベースの業務コストも大幅に削減可能です。印鑑やその関連商品の購入コスト、保管コストなどが削減されることで、企業の経費を大幅に節約できます。
また、紙の購入や印刷、保管、郵送などのコストが削減されることで、業務のコスト効率が向上します。
多様な働き方に対応
押印廃止は、リモートワークや柔軟な業務スタイルの実現をサポートします。印鑑が不要になりオンラインでの手続きや承認が容易になることで、場所を選ばずに業務が可能となり、リモートワークなどの多様な働き方に対応できます。
コンプライアンスの強化
法的リスクの低減やセキュリティの向上など、押印廃止は企業のコンプライアンスを強化します。印鑑の不正使用や紛失のリスクが低減されることで、法的なトラブルを避けることができます。
また、デジタル化された手続きは、セキュリティ面での対策が強化され、情報の漏洩リスクが低減します。
押印廃止の進め方
押印廃止を進めるには、具体的なステップや注意点があります。書類のカテゴリー分けや社内周知、電位印鑑の導入検討など、計画的に取り組むことが重要です。
廃止可能/不可の書類を切り分ける
どの書類で印鑑を廃止するか、明確に切り分けることが第一歩です。書類をカテゴリーごとに分け、印鑑の必要性を検討します。全ての書類で一斉に印鑑を廃止するのではなく、優先順位を設定して段階的に進めることが効果的です。
社内周知する
社員全員が押印廃止の取り組みを理解し、実践するための周知が不可欠です。押印廃止の意義や方法を社員に伝えるための講習会や研修を開催するなど、効果的な周知方法やタイミングを検討し、計画的に進めることが重要です。
電子印鑑の導入も検討
完全な押印廃止が難しい場合、電子印鑑の導入も一つの選択肢となります。電子印鑑は、デジタル化された印鑑で、セキュリティや効率性に優れています。導入に際しては、費用対効果を十分に考慮したうえでどのような製品を選ぶのかを検討しましょう。
取引先との契約は電子契約サービスで
取引先との契約も、電子契約サービスを利用することで、スムーズに進めることができます。多くの電子契約サービスが提供されている中、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。
ただし、取引先となる相手方が電子契約に対応してなければ意味がないので、あらかじめ電子契約は可能であるのかを確認して了解を得ておきましょう。
まとめ
押印廃止は、日本の伝統的な「ハンコ文化」を見直し、デジタル化や効率化を推進するための取り組みです。押印廃止により、業務の効率化、コスト削減、多様な働き方の実現、そしてコンプライアンスの強化が期待されます。
具体的な進め方としては、廃止可能な書類の切り分け、社内の周知、電位印鑑の導入検討、そして取引先との電子契約が挙げられます。このようなデジタル化の波に乗り、業務効率化を図るためには、適切なワークフローシステムの選定が不可欠です。