電子承認システムのメリット・デメリットは？導入方法もわかりやすく解説

電子承認システムは、その名の通り電子的に承認プロセスを管理することを目的としたシステムです。紙ベースのステップから電子化されたプロセスへ移行することで、請求書、経費報告、契約等の書類が組織内の承認者間でスムーズかつ効率的に流通し、適切に管理できます。

本記事では、電子承認システムの基本的な定義から、メリット・デメリット、具体的な導入方法までを、わかりやすく解説します。

電子承認システムとは

電子承認システムとは、ビジネスの承認プロセスをオンラインで管理・適用するためのシステムです。具体的には、紙ベースの申請書・稟議書を作成し、承認者に回覧、承認者は内容を確認して署名・押印して次の承認者に回覧する、という一連の流れを電子化します。

電子承認とは

電子承認とは、紙の書類を使用せずに、デジタルデータとしての申請や承認を行うことを指します。従来の手書きの署名や印鑑を必要とせず、電子的な手段での認証や確認が可能となります。

特に現代のテレワークやリモートワークが一般的となる中で、電子承認は業務効率化の鍵となっています。

紙ベースとの違い

紙ベースの承認と電子承認の最大の違いは、物理的な書類や場所に縛られない点です。電子承認では、どこからでもアクセスして申請や承認が可能で、時間や場所の制約を受けません。

また、データの保存や管理もクラウド上で行えるため、文書の紛失や改ざんのリスクが低減し、物理的な保管スペースも不要となります。

電子承認システムのメリット

電子承認システムには、以下のようなメリットがあります。

• コストや手間の削減
• 業務スピードがアップする
• 内部統制が強化できる
• 柔軟にワークフローが運用できる

コストや手間の削減

電子承認システムの導入により、印刷や郵送などのコストを削減できます。また、物理的な書類の整理や保管の手間も不要となり、業務の効率化が図れます。

業務スピードがアップする

従来の紙ベースの承認には時間がかかることが多いですが、電子承認ではリアルタイムでの申請や承認が可能となり、業務のスピードアップが期待できます。

申請書の作成をとってみても、紙ベースは申請の種類ごとに様式を探して一から作成しなければならないのに対して、電子承認の場合はフォーマットの検索も楽で、前回の入力内容を再利用できるなど、スピーディーに申請書を作成できます。

内部統制が強化できる

電子承認システムには操作履歴が残るため、誰がいつどのような操作を行ったのかを追跡することができます。これにより、内部統制の強化や不正の防止に繋がります。

柔軟にワークフローが運用できる

電子承認システムでは、企業の業務フローや組織に合わせてカスタマイズが可能です。これにより、柔軟なワークフローの運用が実現します。

また、出張などで不在であっても、外部からアクセスすることで場所を選ばずに申請や承認が可能であるため、業務全体を滞ることなく進められます。

電子承認システムのデメリット

一方で、電子承認システムには、以下のようなデメリットや注意点があります。

• 初期導入コストがかかる
• 電子化できる対象に制限がある
• セキュリティ対策が必要になる

初期導入コストがかかる

システムの導入やカスタマイズには初期投資が必要です。予算と機能などのバランスを考慮して導入を進める必要があります。ただし、長期的に見ればコスト削減のメリットが大きいと言えるでしょう。

電子化できる対象に制限がある

一部の公的な書類や契約書など、電子化が難しい業務や書類も存在します。そのため、全ての業務を電子承認システムに移行することは難しい場合があります。

セキュリティ対策が必要になる

データの漏洩や不正アクセスのリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が必要です。特にクラウドサービスを利用する場合は、セキュリティの確保が重要となります。

電子承認システム導入の流れ

電子承認システムの導入は、具体的に以下のようなステップに従って進めるのが良いでしょう。

1. 対象業務や書類をピックアップする
2. 必要な機能を洗い出す
3. システムを選定・導入する
4. 社内研修・従業員教育を行う

対象業務や書類をピックアップする

導入を検討する際は、まず電子化を検討する業務や書類を明確にします。これにより、導入の方向性や必要な機能を絞り込むことができます。ただし、電子化できるからといって、すべて効率化に繋がるわけではないという点には注意しましょう。

必要な機能を洗い出す

企業の業務フローや組織に合わせて、必要な機能やカスタマイズ内容を洗い出します。どんなに多機能なシステムでも、自社の業務や要件にマッチしていなければ、無駄なコストを掛けることになってしまうため、非常に重要な工程と言えるでしょう。

システムを選定・導入する

市場には多数の電子承認システムが存在します。それらの中から、自社のニーズに合ったシステムを選定し、導入します。

製品のタイプとしては、特定の業務に特化したタイプ、汎用的に利用できるタイプ、グループウェアと一体となったタイプなどがあります。

社内研修・従業員教育を行う

導入後は、社内での研修や従業員教育を行い、スムーズな運用を目指します。なお、全員一律に同じ研修を行うよりも、管理者と一般ユーザーで別々の研修を行うほうが効率的と言えます。

電子承認システムについてよくある質問

電子承認システムについて、よく寄せられる質問をQ&A形式でまとめてみました。

まとめ

デメリットや注意点はあるものの、電子承認システムの導入は基本的にはメリットのほうが大きく、ペーパーレス化や多様な働き方といった現代のビジネスに適応するためにも、非常に有効なツールと言えるでしょう。

ただし、導入に際しての製品選びは慎重に行う必要があり、本記事で紹介したステップを踏みながら、失敗の無いように進めなくてはなりません。自社の業務と照らし合わせて、必要十分な機能を備えた製品を選ぶのが重要と言えます。