業務の効率化、コスト削減、品質向上、コンプライアンス強化。これらは全ての企業が求める目標ですが、それらを達成するための手段として「ワークフロー管理」が注目されています。
では、この「ワークフロー管理」とは一体何なのでしょうか？ どのように活用すれば良いのでしょうか？
この記事では、ワークフロー管理の具体的な内容とそのメリット、ワークフロー管理システムの主要な機能と導入方法について、わかりやすく解説します。
これからワークフロー管理を導入しようと考えている方、すでに導入しているけれどさらに活用方法を知りたい方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。
ワークフロー管理とは？
ワークフロー管理とは、主にシステムを利用しながら、業務プロセスやタスクの進行状況を見える化し、効率化・最適化を図ることを指します。
ワークフローとは
ワークフローとは、申請・承認・稟議といった業務上におけるさまざまな手続きの流れを指します。文書や情報、手続きの流れ、業務や工程の流れ全般について使われます。
具体的には、高額物品購入の申請と承認、他社との契約に関する承認、商品・サービスの開発における各段階での認証などがあります。
一例として、業務用サーバーPCの購入に際して、システム担当者から申請が上がり、システム部長～事業部長～経理部長の承認を経て、決裁に至るケースが考えられます。
ワークフロー管理の定義
ワークフロー管理は、ワークフローを円滑に運用するための管理のことです。ワークフローは、企業によって申請の種類や金額に応じた必要書類、承認ルートなどが決まっており、このルールに沿って運用することで、内部統制を図っています。
ワークフローの運用をより確実にかつ迅速に行うためには、適切な管理が求められ、一般的にはワークフロー管理に特化したシステムを利用することで、これを実現します。
ワークフロー管理の目的
ワークフロー管理の目的は、業務プロセスを改善し、効率的な運用を実現することです。ワークフロー管理により、稟議・申請の承認など一般的な業務プロセスを遅延なく、適切に行うことが可能となります。
ワークフロー管理のメリット
ワークフロー管理には、以下のようなメリットがあります。
- 業務の効率化
- コスト削減
- 多様な働き方に対応
- コンプライアンス強化
業務の効率化
ワークフロー管理を行うことで、業務の効率化が実現します。たとえば、申請書が必要なフローの場合は、申請内容によって適切なフォーマットが簡単に選択できるため、書式を探す手間がなくなります。また、前回と同じ申請の場合は、データを再利用して短時間で作成できます。
また、記載の不備などがあり差し戻しが発生しても、一から再作成する必要はなく、差し戻しの通知もリアルタイムでされるため、滞り無く修正できます。さらに、特定の項目は選択式にすることで、誤記入そのものを減らすこともできます。
コスト削減
ワークフロー管理により、申請データが電子化されるため、紙ベースのワークフローで必要だった用紙代、印刷費用、ファイリング作業にかかる人件費、物理的な保管スペースなどのコスト削減が可能となります。
多様な働き方に対応
紙ベースのワークフローでは、リモートワークを実施していても、申請・承認のためには出社が必要であったり郵送の手間があったりと、無駄な工程を強いられてしまいます。ワークフロー管理により、すべてオンラインで完結するため、多様な働き方に柔軟に対応できます。
コンプライアンス強化
ワークフロー管理により、誰がいつ申請し、どのような承認ルートを通ったかが可視化されるため、申請漏れや承認飛ばしなどのミス・不正を防止できます。
また、紙の申請書による運用を廃止することで、書類の紛失や外部持ち出しによる情報流出も防止できます。
ワークフロー管理システムの主要な機能
ワークフロー管理システムが備える機能は製品ごとに異なりますが、基本的には以下のような機能があります。
フローの作成・編集
企業ルールに応じたワークフローをシステム上に作成します。申請の種類や金額などに応じたフローの定義や分岐の設定、引き上げ承認や代理承認者の設定なども行います。
申請・承認・却下
システムを通じて申請されたデータは、設定したルートに沿って承認者に届きます。承認者は内容確認後に申請を承認・却下・差し戻しなどを決定します。システムによっては、申請後一定時間経過すると、承認者にアラート通知する機能を備えているものもあります。
フローの進捗可視化
フローの進捗状況の可視化は、業務の進行やスケジュール調整を容易にするための重要な機能です。これにより、リアルタイムで進捗確認が可能となり、承認が滞っている場合は誰にボールがあるのかを特定できます。
申請書の電子化
既存の紙の申請書をスキャンして電子フォーム化できるものや、コンポーネントを組み合わせて申請書を作成できるものがあります。従来の申請書と違和感のないフォーマットを利用することで、スムーズに電子化に移行できます。
ユーザー・権限管理
ユーザー管理機能により、承認者の定義や代理承認者の設定、データアクセス権限の付与などが行なえます。
ワークフロー管理システムの導入方法
ワークフローシステムを導入するに当たっては、以下のような手順に沿って進めることをおすすめします。
自社の業務プロセスを分析する
ワークフロー管理システムを導入する前に、自社の業務プロセスを詳細に分析することが重要です。これにより、システム導入による効果を最大限に引き出すことが可能となります。
たとえば、「承認者は必要以上に多くないか？」「申請・承認の期日は適切か？」「フローが滞りがちなボトルネックはないか？」などがチェック観点となるでしょう。
ワークフロー管理システムを導入する
自社の業務プロセスを理解した上で、ワークフロー管理システムを導入します。システムは、自社の規模や予算に応じて、オンプレミス型かクラウド型かを選択します。なお、近年はコストを抑えられて、納期も早いクラウド型が主流になりつつあります。
ワークフロー管理システムは、必ずしも多機能な製品が最適とは限りません。自社の業務や規模、管理体制などから、システムの特性や機能を照らし合わせて、最もマッチする製品を選びましょう。
ユーザー教育を行う
システム導入後は、スムーズに運用できるようユーザー教育が重要です。特に紙ベースのワークフローから電子化する場合は、なるべくギャップが生じないような設定やフォーマットの作成が必要です。
システムを運用する
システム運用に際しては、定期的なレビューを行い、フィードバックに応じた改善が重要です。なお、オンプレミス型の場合は自社でシステム改修や保守を行う必要がありますが、クラウド型であればベンダー側に一任できるため、この点も考慮して最初の選択を行いましょう。
まとめ
本記事では、ワークフロー管理について、その必要性からメリット、管理システムが備える機能などについて、お伝えしてきました。
ワークフロー管理システムは、ワークフローを見直し、業務効率化やコンプライアンス強化を図るためには欠かせないものと言えるでしょう。
とは言え、やみくもに電子化すれば良いというものではなく、まずは現在の運用の問題点を洗い出し、それを解決できる製品を選択することが重要です。