勤怠管理に悩む経営者や労務担当者にとって、正確で効率的な出勤管理は不可欠です。手動での記録は時間がかかり、ミスのリスクも高まります。特に中小企業では、限られたリソースで法定の労務管理をしなければならないため、時間と手間を削減しつつ、適切な管理ができるツールが求められています。

そこで、無料で利用できる出勤簿テンプレートがあれば便利です。自動計算機能を備えたエクセルテンプレートなら、出勤・退勤時間を入力するだけで、労働時間や残業時間が自動で集計され、計算ミスを防ぎます。

また、自社の業務に合わせてカスタマイズできるため、どんな業種にも適応可能です。これにより、法令を遵守しながら、シンプルで効果的な労務管理が実現します。

本記事では、出勤簿テンプレートのメリットや記載項目をわかりやすく解説するとともに、無料でダウンロード頂けるテンプレートファイルを、用途別にご用意しましたのでぜひご活用ください。

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出勤簿とは

出勤簿は、従業員の労働日数や労働時間を記録する帳簿であり、労働基準法に基づいて企業が作成を義務付けられている重要な労働関係の書類です。出勤簿は、「労働者名簿」「賃金台帳」と並び、「労働三帳簿」や「法定三帳簿」と呼ばれています。

出勤簿の目的と重要性

出勤簿の目的は、労働時間や出勤状況を正確に把握することで、適切な賃金支払いと労働条件の保証を行うことです。出勤簿には、始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働、休日労働、深夜労働などが記録されます。

出勤簿は単に労働時間を記録するだけでなく、労務トラブルを防ぐ証拠資料としても重要であり、適切な出勤簿の作成・記録は労務リスク回避にもつながります。

また、近年では勤怠管理システムを利用した出勤簿も増えており、記録をデジタル化することで業務効率化や労働環境の改善に役立つ分析ツールとしても活用できます。

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出勤簿テンプレートを利用するメリット

出勤簿テンプレートの利用は、特に中小企業にとってコスト削減と業務効率化の大きな助けとなります。自動計算機能やカスタマイズ性を活用すれば、法定労働時間の管理や適切な賃金計算がより簡単になります。また、

無料で利用できる

無料で提供されている出勤簿テンプレートは、初期費用を抑えたい企業にとって非常に有用です。インターネット上には、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで作成された、無料で利用できる出勤簿テンプレートが数多く存在します。

これらのテンプレートを活用すれば、初期費用をかけずに、すぐにでも出勤簿の作成に取り掛かることができます。本記事でも、無料でダウンロード頂けるテンプレートをご用意しましたので、ぜひご活用ください。

自動計算ができる

多くのテンプレートには、出勤・退勤時間を入力するだけで、労働時間や残業時間、さらには給与計算まで自動で行ってくれる機能が搭載されています。

自動計算機能を活用すれば、手計算によるミスを減らし、正確な賃金計算を実現しながら業務効率を大幅に向上できます。

自社に合わせてカスタマイズできる

出勤簿テンプレートは、企業ごとの労務管理のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。さまざまな勤務形態や業態に合わせて、項目の追加や削除、計算式の変更など、テンプレートを自社の状況に最適化することで、効率的な管理が可能です。

用途別出勤簿テンプレート【無料ダウンロード】

無料でダウンロード頂ける、出勤簿を用途別にご用意しましたので、ぜひご活用ください。

シンプルな出勤簿テンプレート

出退勤時刻と休憩時間を入力するだけのシンプルな出勤簿テンプレートです。

深夜残業や休日出勤をカウントできる出勤簿テンプレート

深夜労働の時間を自動で計上できます。また、「休日出勤」の列で「●」を選択することで、休日出勤の時間も自動で計上されます。

テレワークに対応した出勤簿テンプレート

テレワークに対応したテンプレートです。入力日ごとに「出社」「在宅」の選択が可能です。

出勤簿テンプレートの記載項目

出勤簿の記載項目については、特に法律で個別に定められているわけではありませんが、適切な労働時間の管理と正確な給与計算のためにも、以下の項目は必要といえるでしょう。

氏名、集計期間

従業員名と集計対象となる期間を記載します。氏名欄は、必要に応じて社員番号や所属部署などを追加しましょう。

集計期間は、通常は月ごとに1日から末日までを記載しますが、賃金締め日に合わせて例えば毎月16日～翌15日という区切りにしても良いでしょう。

出勤日、労働日数、休日、休暇取得日

出勤簿ですので、当然出勤日および労働日数を記載しなければなりません。実際に出社した日だけではなく、在宅リモートワーク（テレワーク）や出張日も記録する必要があります。

また、休日出勤や休暇取得日がある場合は、別途備考欄などを設けて記載しておきましょう。

始業・終業時刻、労働時間数、休憩時間

勤務日ごとの始業～終業時間及び休憩時間は、労働者の給与計算の基礎になるため、正確に記録しなければなりません。また、タイムカードやPCのログイン情報だけで機械的に処理するのではなく、実態に則した管理が必要です。

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時間外労働を行った日付・時刻・時間数

基本的には、1日8時間・週40時間の法定労働時間を超える部分について記載します。日ごとの労働時間が8時間を超えていなくても、所定休日に出勤した場合などは週の労働時間が40時間を超えることがあるため、注意が必要です。

また、変形労働時間制やみなし労働時間制を採用している会社では、それぞれ算定方法が異なるため、テンプレートによる自動計算が困難となります。この場合は、勤怠管理システムの活用をおすすめします。

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深夜労働を行った日付・時刻・時間数

深夜労働（22時～翌朝5時）を行った場合は、その時間数に応じて基礎賃金の25%以上の深夜割増賃金を支払う必要があります。

また、裁量労働制の対象者や管理監督者でも深夜労働の規定は等しく適用されるため、漏れのないように記録しなければなりません。

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休日労働を行った日付・時刻・時間数

休日労働に対しては、基礎賃金に加えて35%以上の休日割増賃金を支払わなければなりません。また、休日労働を命じるためには、時間外労働の場合と同様に36協定の締結・届出が必要です。

ここでいう休日労働とは、週1日もしくは4週を通じて4日付与される法定休日の労働したを指します。よって、所定休日の労働は通常の労働時間として計上する必要がある点に注意が必要です。

まとめ

出勤簿テンプレートを利用することで、労務管理を効率化し、より正確な賃金計算が可能となります。特にコストを抑えたい中小企業にとって有用で、即時に導入が可能です。

エクセルの自動計算機能を活用することで、労働時間や残業時間を自動的に集計でき、手作業でのミスを減らします。テンプレートは自社に合わせてカスタマイズできるため、業界や勤務形態に応じた柔軟な管理が可能です。

ただし、フレックスタイム制や変形労働時間制など、出勤簿テンプレートだけでは対応しきれない労務管理のニーズもあります。労働時間のリアルタイム管理や複雑なシフトパターンへの対応、データのバックアップ機能などを求める場合は、より高度な勤怠管理システムの導入が有効です。

そこで、企業に最適な勤怠管理システムを選ぶためには、複数のシステムを比較検討することが重要です。「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」は、多くの勤怠管理システムから自社にマッチした最適なシステムを見つけ出せるサイトです。

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