罰則付きの「月45時間・年360時間」の上限基準が設けられて以降、それぞれの企業における時間外労働の管理は厳しくなりました。

また、繁忙期や臨時的に、時間外労働の上限基準を超える必要性が見込まれる際に締結する特別条項付きの36協定にも、細かく上限を設定しなければなりません。従来の特別条項の設定に頼るだけの時間外労働の管理では、経営危機を招く重大な法律違反になりかねません。

この記事では、36協定に特別条項を設ける際に必ず押さえておきたいポイントや違法とならない運用方法について解説します。

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36協定における特別条項とは?

36協定の原則的な上限時間である「月45時間、年360時間」を超えて労働させるために、その発動条件や時間数を労使間で決めておく制度です。

企業活動では、想定外のトラブルが発生した場合など、 原則の上限時間を超えて労働させる必要が出る可能性があります。

そのため、あらかじめ使用者と労働者代表で合意している「臨時的な特別な事情があるケース」に限って、一般条項で定めた上限時間を超える時間外労働が認められています。

特別条項は「例外の例外」

労働時間と休日に関する原則として、1日8時間、1週40時間の法定労働時間、および週1日の法定休日が規定されています。36協定(一般条項)そのものは、法定労働時間や法定休日の原則を超えて労働させるための例外的な協定です。

そして特別条項に関しては、一般条項で設定した上限時間を超える場合の「例外の例外」的な位置づけになっています。

従来、特別条項の上限時間は努力義務的な意味合いで設定されていたケースが多く、実質的には「上限のない、青天井での残業」が可能な状況でした。

しかし、2019年(中小企業は2020年)4月から法に上限基準が明確に数値化されました。
違反した場合は罰則対象になったこともあり、使用者はより一層厳格な労働時間管理が求められるようになりました。

特別条項で設定できる上限時間

特別条項で設定できる上限時間は、以下の4つです。

  1. 時間外労働の合計が年720時間以内(休日労働は含めず)

上記のケースのように、年間で720時間を超えると法律違反です。なお、休日労働時間はカウントしないため注意が必要です。

  1. 時間外労働と休⽇労働の合計が⽉100時間未満

時間外労働と休日労働の合計時間が単月で100時間以上になると、法律違反です。

  1. 時間外労働と休⽇労働の合計が「2ヶ月平均」「3ヶ月平均」「4ヶ月平均」「5ヶ月平均」「6ヶ月平均」のいずれも80時間以内

2~6ヶ月の平均時間も把握しなければなりません。上記のケースでは、9月と10月の2ヶ月平均が82.5時間(75+90=165→165÷2=82.5)であり、法律違反です。

  1. 時間外労働が⽉45時間を超えることができるのは、年6回まで

月45時間を超える時間外労働は、年6回までとなっています。

特別条項が適用されない業種

現在の社会情勢から業界全体として人手不足が発生している以下の業種に関しては、特別条項による上限規制の適用が猶予または除外されています。

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特別条項を定める際のポイント

特別条項は、法律で規定されている上限基準を超えないことはもちろんのこと、発動条件も厳しくチェックされます。

労働基準法違反として罰則を受ける事態に陥らないように、安易な感覚で協定に盛り込むのではなく、内容を細かく慎重に検討する必要があります。

臨時的に特別な事情がある場合に限られる

臨時的な特別の事情により、原則の時間を超えて労働させる必要がある場合は、特別条項を設定し、年720時間まで時間外労働が可能になります。「臨時的な特別の事情」とは、どのような場合なのでしょうか?

労働基準法第36条第5項では「通常では予測不能な業務量の大幅な増加等に伴い、臨時的に原則の限度時間を超えて労働させる必要がある場合」とされています。具体的なケースは下記のとおりです。

臨時的と認められる場合 臨時的と認められない場合
・システム障害による復旧対応のため
・製品不具合により生じるクレーム対応のため
・急激に大量の受注が発生し、生産体制の強化を迫られた場合
・繁忙期のため
・使用者が業務上必要と判断した場合
・年間を通じて労働させるのが明らかなとき

特別条項を適用するためには労使間の手続きが必要

特別条項を設けたからといって、労働者に何も知らせず当たり前のように上限時間を超えてはなりません。本来、時間外労働・休⽇労働は最小限にとどめなければならず、労使間で十分意識して36協定を締結する必要があります。

特別条項に限らず、一般条項を含めた36協定は協定後に労働者へ周知徹底し、労働者に協定内容を理解してもらうことが重要です。

また、限度時間を超えて労働者に労働させる場合にとらなければならない手続きを定めて、協定書に記載し実際に適用する必要があります。

例えば特別条項に基づいて時間外労働を命令する際「労働者代表に書面で通告する」「労働者代表と協議する」のように、協定当事者間の手続き方法について具体的に定めなければなりません。

特別条項を適用した場合の割増賃金率に注意

特別条項を適用した場合、通常の割増賃金率25%を超えて設定するようにという努力義務があります。

また、月60時間を超える部分については、大企業は50%以上の割増賃金率が義務付けられており、中小企業についても2023年4月から50%以上に引き上げられる予定です。

なお、深夜(22:00~翌5:00)の時間帯について、月60時間を超える時間外労働に対する割増賃金の考え方は、以下のとおりです。

深夜割増賃金率25%以上+時間外割増賃金率50%以上=計75%以上の割増賃金

ただし、月60時間を超える法定時間外労働を行った労働者の健康を確保するため、割増賃金率の引き上げに代えて、有給の代替休暇の付与も可能となっています。

特別条項を適用した場合は健康・福祉確保措置が必要

法改正とともに、厚生労働省から36協定指針が示され、使用者に以下のことに留意するよう促しています。

  1. 36協定の範囲内であっても労働者に対する安全配慮義務を負う
  2. 労働時間が長くなるほど過労死との関連性が強まることに留意する必要がある

上記指針を念頭に、限度時間(⽉45時間・年360時間)を超えて労働する労働者に対して、健康・福祉確保措置について労使間で協定しなければなりません。

具体的には、新様式の特別条項付36協定届(様式9号の2)の裏面に記載の以下の措置の中から、1つ以上選択する必要があります。

  1. 医師による⾯接指導
  2. 深夜業(22時〜5時)の回数制限
  3. 終業から始業までの休息時間の確保(勤務間インターバル)
  4. 代償休⽇・特別な休暇の付与
  5. 健康診断
  6. 連続休暇の取得
  7. 心とからだの相談窓⼝の設置
  8. 配置転換
  9. 産業医等による助言・指導や保健指導
  10. その他

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特別条項を適用する際の注意点

36協定は事業場(本社、支店、営業所など)ごとに労使間で締結し、労働基準監督署長に届出しなければなりません。

36協定は労使間で締結さえすれば終わりではなく、実際の適用が重要であり、適用する際にもさまざまな注意点があります。

上限時間はあくまでも協定の内容が優先される

労使協定で設定した上限時間のさらに上に労働基準法の上限時間があるわけではなく、違反かどうかはあくまでも協定の設定内容で判断されます。

例えば、協定で「1ヶ月の時間外労働と休日労働の合計時間」を80時間と設定したにもかかわらず、月85時間の時間外労働があった場合、労働基準法の上限100時間未満ですが、協定した80時間を超えているため、法律違反になります。

上記事例のように、労働基準法で規定している上限基準よりも、労使協定で設定した上限時間が下回るケースでは、労使協定の内容が優先されるため注意が必要です。法律の範囲内で労使が合意した内容が優先されるわけです。

時間外労働が⽉45時間を超えることができる回数について

時間外労働に関して、月45時間を超えるのは年6回までとなっています。この場合の「月45時間」の時間外労働のカウントは、会社全体の通算や労働者一人あたりの時間外労働の平均値などではなく、対象労働者単位でみていきます。

つまり、月45時間を超えた月が、労働者Aは4月、6月、7月、8月で、労働者Bが5月、7月、9月、10月だった場合は、通算で見ると4月~10月まで合計7回となり、一見違反のように思われます。

ただし、この場合は労働者単位ではそれぞれ4回ずつとなり、年6回までという範囲に収まっていることになります。

このように、現在の36協定の対応は、労働者単位での細かな管理が求められます。リアルタイムの時間外労働時間の集計やアラート機能など、会社全体でシステマティックに時間外労働の管理が必要になっています。

特に、労働者の時間外労働管理を手作業やEXCELなどで行っている会社では、無意識な法律違反に陥る危険性が高くなります。

特別条項は休日労働の回数とは関係ない

特別条項を設けたからといって、休日労働の回数が緩和されるわけではありません。36協定では、時間外労働だけてはなく、休日労働についても労使間でその内容を決定しなければなりません。

使用者が休日労働を命令しなければならない必要性に関する具体的な理由、業務の種類、労働させる法定休日の回数を36協定書に記載します。

「労働させる法定休日の日数」については、一般条項用の協定届(様式第9号)、特別条項(様式第9号の2)ともに記載しますが、特別条項で緩和されるのはあくまでも時間外労働の上限です。

つまり、「1ヶ月に2日」と労使間で締結した場合、特別条項を設けても1ヶ月に2日を超えて休日労働させた場合は、法律違反になります。

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勤怠管理システムなら思わぬ違反も防止できる

特別条項の上限時間の法制化に伴い、企業はより厳格な労働時間の管理が求められています。協定に定めた上限時間内に収まっているつもりでも、「〇ヶ月平均で80時間」などを超えてしまい、知らぬ間に違法状態になっていることもあります。

法改正に対応した勤怠管理システムであれば、法定上限を超えそうな場合のアラート機能などを使って、違反を未然に防止可能です。法にのっとった特別条項の適用のためにも、勤怠管理システム導入を検討してみてください。

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