近年は中小企業においても、既存のタイムカードに代えて勤怠管理システムの導入が進んでいます。一方で、コスト削減の面から、勤怠管理システムの自作を検討されている事業主の方もいらっしゃるのではないでしょうか？
果たして、勤怠管理システムは自作可能なのでしょうか？また、自作は本当にコストダウンになるのでしょうか？
この記事では、勤怠管理システムの自作の注意点やリスクについて、わかりやすく解説します。
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結論：勤怠管理システムの自作は可能だが、おすすめできない
自社にシステム開発部門がある、あるいは信頼できるシステム開発ベンダーを抱えている場合は勤怠管理システムの自作そのものは可能です。ただし、以下の理由により、自作によって得られるメリットは少ないと言えます。
- 法律の枠組みの中で開発するため、ある程度要件が統一化されている
- 最低限必要な機能も決まっており、最終的に既存製品と似通ったシステムとなる
- 労働関係の法律の理解が不十分だと、違法状態で運用してしまう可能性がある
勤怠管理システムは、法律に沿った運用となるための機能がほぼ決まっています。この点で、会社ごとの業務内容に応じた細かな要件を反映できる基幹業務システムとは、大きく位置づけが異なっています。
オリジナルの機能を追加する余地や意味はほとんど残されていません。また、市場にはハイスペックかつ必要十分な機能を搭載した勤怠管理システムが多数存在しています。
メンテナンス・アップデート・障害復旧もベンダーへ一任できるため、ランニングコストも大幅に削減できます。上記の背景からわかるように自社開発をしなくても、機能が充実した勤怠管理システムを低コストで導入しやすい環境が整備されている状況です。
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勤怠管理システムを自作するメリット
勤怠管理システムを自作することで得られるメリットは、以下の2つです。
- 柔軟性がある
- 従業員がすぐ使える
柔軟性がある
自社の勤務形態や従業員規模に応じたミニマルなシステムが作れる点はメリットと言えます。既存のフレームワークを利用しないフルスクラッチ開発を選択した場合、操作性と機能性を最大限追求できます。
オーダーメイドで一からシステムを設計するため、自社の要望を可能な限り反映した勤怠管理システムに仕上げられます。フレックスタイム制や在宅勤務などの導入を進められ、自由度の高い働き方を実現できます。
ただし、こうした多様な勤務形態への対応は既存製品でも可能です。また、既存製品の中には、最低限の機能から始められ、必要に応じてオプションの付加などである程度カスタマイズできるものもあります。
カスタマイズに注力しているベンダーを選択すれば、オプション利用によってシステムへ自社独自の機能を追加できます。
従業員がすぐ使える
従業員がシステムの操作方法や機能へ早期に順応できる点も、勤怠管理システムを自作するメリットの1つです。
システムを自社開発する場合は、途中にテスト工程が設けられており、従業員が実際に操作する機会があるため、UIや機能について説明会や研修などの手間が省けます。
また、システムに不具合や不明点があっても、自社内で対応が完結するため、サポートに問い合わせる必要がありません。
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勤怠管理システムを自作するデメリット・注意点
勤怠管理システムを自作する場合、以下に挙げるデメリットやリスクが生じることを考慮に入れておきましょう。
- システムと労務の両方の知識が必要
- 余計にコストがかかる可能性
- エクセルの自作は不正・改ざんリスクが発生
- 法改正への対応が困難
システムと労務の両方の知識が必要
勤怠管理システムの開発には、単にシステムに関する知識・スキルだけでは足りず、労働法務の知識も必要となります。
法に則った運用をするためには、労働基準法や労働安全衛生法、育児・介護休業法といった法律に関する細かな理解が不可欠です。労務担当者がプロジェクトに共同参画するか、社会保険労務士などの専門家のアドバイスを適宜仰ぐ必要があります。
近年は法改正の動きも活発化しており、常に情報収集に努めなければなりません。かりに法令違反のままシステム運用していた場合、罰則を科せられる可能性もあります。システムと労務に精通した人材が揃わない限り、自作を検討する余地はないでしょう。
余計にコストがかかる可能性
勤怠管理システムを自作すると、市場で既製品を購入するよりも多くのコストが掛かる可能性が高くなります。
システムを自社開発する場合、まず複数の部門で構成されたプロジェクトチームを立ち上げる必要があります。プロジェクトが発足してから、実際に運用に乗るまでには、要件定義から受け入れテストまで膨大な工数を要します。
また、プロジェクトチームに動員された従業員は通常業務から離脱を余儀なくされ、全体的に業務効率がダウンします。こうしたことから、全体的なコストは、既存製品導入よりもむしろ膨らむ可能性が高いと言えます。
エクセルの自作は不正・改ざんリスクが発生
プログラミング言語を用いた大規模開発ではなく、エクセルで自作する場合は、上記のコストの問題は起こりません。ただし、手軽である反面、不正打刻や改ざんという、別のリスクが生じます。
エクセルは誰でも操作しやすい点が魅力ですが、一方で成りすましや改ざんが簡単にできてしまいます。改ざん前のデータを照合・復元するのは難しく、労働時間を正確に把握するのは困難になります。
厳格なルールづくりやチェック体制を構築しない限り、勤怠管理を従業員のモラルのみに依存することになり、客観性にも乏しい記録となってしまいます。
法改正への対応が困難
自作の勤怠管理システムは、法改正への対応も困難です。既存製品であれば、法改正が行われても提供元でアップデート対応してもらえますが、自作の場合はその都度改修案件を立てなければなりません。
かりに開発時の責任者や作成担当者が異動や退職などしていた場合は、確認や改修依頼など対応への漏れから、違法状態となってしまうリスクも抱えることになります。
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勤怠管理システムを自作するための手順・ポイント
ここでは、勤怠管理システムを自作する場合の手順やポイントを以下の4つご紹介します。
- 勤怠管理システム開発の流れ
- プログラミング言語はPHP？Java？Python？
- データベースを設計
- 業務システムプラットフォームを利用
勤怠管理システム開発の流れとは
勤怠管理システムに限らず、一般的にシステム開発は、以下のような流れで行われます。エクセルで簡易に自作する場合でも、大まかにこの流れに沿うのが良いでしょう。
- 要件定義
- 設計
- 開発
- テスト
- 運用
この中で最も重要な工程が、最初の要件定義です。要件定義が曖昧な状態で開発に入ると、何度も改修を重ねることになり、開発費用の高騰やスケジュール遅れにつながります。最悪の場合は、不要な機能ばかりが搭載された使い勝手の悪いシステムが完成します。
多額の開発費用や多くの時間を費やした結果が得られません。どのような機能が必要か、どの業務内容の作業効率を改善したいか、具体化することが重要です。
また、勤怠データの集計・休暇管理・出退勤打刻など、基本的な勤怠管理をおこなう上での機能は最低限欠かせません。自社の就業形態に応じて、シフト管理やスケジュール管理など、必要な機能を追加していきましょう。
プログラミング言語はPHP？Java？Python？
勤怠管理システム開発に、特に向いている言語や不向きな言語はありません。ただし、Webアプリとして開発することになるため、Webアプリ開発実績の多い言語を選択するのが無難でしょう。具体的には、PHP・Ruby・Pythonなどが該当します。
データベースを設計する
現在利用しているタイムカードがあれば、必要となる要素をデータ項目として抜き出します。データベース設計のために必要となる従業員データは主に以下の項目です。
- 従業員名
- 所属部署
- 従業員番号
- 出退勤時間
- 時間外労働時間
- 深夜労働時間
- 休日出勤日数
データごとに類型や範囲を決めた後、リレーションを張ってテーブルを結合しましょう。
業務システムプラットフォームを利用する方法も
一から開発するのではなく、業務用アプリ開発ツールを利用すれば、ノンプログラミングで勤怠管理システムを設計できます。サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、誰でも簡単に業務用アプリを開発できるツールです。
勤怠管理に必要な基本的に機能をまとめたパッケージアプリも提供されており、勤怠管理をすぐにオンライン上へ移行できます。工数削減のために、こうしたプラットフォームを利用するのも一つの手段として有効です。
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勤怠管理システムは既存製品の利用がおすすめ
勤怠管理システムの自作は市場で既製品を購入するよりも、かえってコストが高くなる可能性が高いです。既存のフレームワークやテンプレートを活用しない場合、システムの要件定義から進めなければなりません。
従業員は本業をこなしながらシステム開発を進めないといけず、本業へ支障が生じる可能性が高くなります。また、自社開発の場合は労働関連の法律が改正されるたび、アップデートを繰り返さなければなりません。
担当者変更で引継ぎが上手くいかなかった場合、法令違反となる可能性が高まります。導入に掛かる労力や法改正時の負担を軽減するには、クラウド型勤怠管理システムの導入が有効です。
初期費用を無料と設定しているベンダーも多く、インフラ環境の整備やソフトウェアのインストールも必要ありません。従業員数に応じて料金が変動する場合も多く、無駄な費用の発生を避けられます。
無料トライアルを活用すれば、コストを掛けずに操作性や機能性を確認でき、ミスマッチのリスクを避けられるでしょう。法改正時のアップデートやメンテナンスもベンダーへ一任できます。
「勤怠管理システムの選定・比較ナビ」をご利用いただくと、必要な要件を満たしている勤怠管理システムの中から、自社に最もマッチングする製品を探し出せます。
低コストでハイスペックな機能を搭載している勤怠管理システムを多数扱っている点も、嬉しいポイントです。勤怠管理システムの導入を検討している方は、勤怠管理システムの選定・比較ナビを是非ご利用ください。
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