運送業における勤怠管理は、さまざまな勤務形態の従業員が混在していたり、ドライバーの労働時間が把握しづらかったりと、多くの課題を抱えています。そのため、勤怠管理システムの導入が非常に効果的です。
ただし、勤怠管理システムを導入するには、運送業の勤怠管理の問題点を洗い出した上で、それを解決するための機能を備えた製品を選択する必要があります。 この記事では、運送業に最適な勤怠管理システム選びのポイントと、オススメ製品についてお伝えします。
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運送業における勤怠管理の課題
運送業では、多様な雇用形態の従業員が働いており、労働時間の形態も異なるため、他業種に比べて勤怠管理が煩雑になりがちです。そのことにより、以下のような運送業特有の課題も抱えています。
- ドライバーの労働時間が把握できない
- 労務管理の負担が大きい
- 有給管理が煩雑
- 不正打刻が起こりやすい
ドライバーの労働時間が把握できない
一般的な会社員であれば、勤務時間が定まっていることがほとんどです。勤務先も固定のため、タイムカード打刻による勤怠管理で労働時間が把握できます。
一方でドライバーは現場への直行直帰であることがほとんどで、休憩のタイミングや労働時間もさまざまです。長距離ドライバーであれば、日付をまたいだ勤務も頻繁に発生するため、労働時間の把握が難しい状況です。
また、後日まとめて勤怠の報告をする場合、ドライバー個人の記憶に頼った自己申告となるため、正確性に乏しい点も問題となります。
労務管理の負担が大きい
運送業では、従業員の働き方がさまざまです。ドライバーの他、ピッキング（仕分け）、在庫管理、事務など業務内容は多岐に渡り、部署ごとに稼働時間帯や労働日がバラバラで、集計作業が煩雑になります。
特にドライバーにおいては、時間外労働や深夜労働が日常的に発生します。不規則な勤務時間の集計を手作業で計算すると、転記ミスや計算ミスなどの担当者によるヒューマンエラーが発生しやすくなります。
その結果、意図せず本来支払うべき給与が不足していたり逆に払い過ぎたりと、労務トラブルをから最悪訴訟問題に発展してしまう可能性もあります。
有給管理が複雑になる
2019年4月の改正労働基準法施行により、企業には法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対し、毎年5日以上の年次有給休暇を取得させる義務が課せられました。この義務は罰則付きであるため、有給管理は以前よりも重要になっています。
運送業の現場では、仕分け部門などに多いパート・アルバイトやドライバーなど、採用時期がバラバラであることが珍しくありません。よって、就業規則などで一斉付与の規定がない限り、付与のタイミングもバラバラに到来することになります。
また、従業員によって勤務日数・勤務時間が異なるため、付与すべき日数も異なり、個々人の取得状況を把握することも非常に困難となります。
不正打刻が起こりやすい
運送業では、管理監督者のいない早朝や深夜の時間帯でも会社が稼働していることが大半です。そのため、先に出社もしくは後から退社する他の従業員に代理で打刻を依頼する、いわゆる不正打刻が発生する可能性があります。
また、移動中のドライバーが、正規の休憩時間より多めに休憩していても、打刻上は判別しようがありません。
アナログな勤怠管理では、こうした不正防止は従業員のモラルに頼るしかありません。不正を野放しにすると、無駄な人件費がかかるばかりか、真面目に働いている社員が不公平感を抱いてしまい、モチベーションの低下や離職につながってしまう場合もあります。
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運送業に勤怠管理システムを導入するメリット
従来のアナログな手法では解決が難しい運送業特有の勤怠管理の課題も、勤怠管理システムを導入することにより解決が可能となります。
勤怠管理システム導入を検討する際には、具体的にどういったメリットを享受できるのかを押さえておくことも重要です。
労働時間が正確に管理できる
勤怠管理システムを導入することで、従業員のスマートフォンやモバイルデバイスから勤怠報告ができるようになります。ドライバーがいる場所に関係なく出退勤打刻ができ、打刻漏れに対するアラート送信も機能として追加できるため、労働時間が正確に記録されます。
また、管理者がリアルタイムでドライバーをはじめとした従業員の勤怠状況を確認できるようになります。そのため、超過労働のドライバーなどもいち早く把握できるようになり、労働事故防止にもつながります。
労務管理の負担が軽減される
勤怠管理システムを導入することで、従業員の打刻データは自動集計されるようになります。給与計算システムとデータ連携できるシステムであれば、手動での転記もないため、ミスなく正確に給与が算出できるようになります。
また、有給休暇の管理についても、法定のタイミングで必要日数が自動付与されるため付与漏れがなく、取得状況もリアルタイムで把握できます。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムでは、ICカードや生体認証など、製品によってさまざまな打刻方法があります。こうした打刻方法は、なりすましや代理による不正打刻防止に有効です。
また、従業員のスマートフォンやタブレットと連携してどこからでも打刻できるシステムもあります。GPSと連動しているシステムであれば、ドライバーの位置を把握できるため、休憩を移動時間として申告するような虚偽報告も防止できるメリットがあります。
法改正にも対応できる
労働基準法を始めとする労働関連法規は、近年頻繁に改正が行われています。アナログな勤怠管理の場合、こういった法改正に応じた修正対応が間に合わず、意図せずに従業員を働かせすぎてしまうといった、法令違反を起こしてしまう可能性があります。
勤怠管理システムを導入していれば、こうした法改正はシステムの提供元でアップデート対応してくれるため、現場の混乱は最小限に抑えられるでしょう。
2024年問題にも勤怠管理システムが効果的
自動車運転業務は、36協定による時間外労働の罰則付き上限規制が開始された2019年4月以降も、その適用が猶予されてきましたが、2024年4月より以下のように上限規制が適用されています。
- 休日労働を除く時間外労働につき、原則月45時間・年360時間が上限
- 特別条項を設けた場合の、休日労働を除く時間外労働の合計は年960時間が上限
なお、以下の上限規制については2024年4月以降も適用除外となっています。
- 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
- 月45時間を超えることのできるのは年6回まで
- 時間外労働と休日労働の合計が2～6ヶ月平均で80時間以内
「2024年問題」と呼ばれるこの上限規制開始も、勤怠管理システムを導入していれば安心して対応できます。
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運送業の勤怠管理システムに求められる機能とは？
勤怠管理システムを選ぶには、運送業の勤怠管理の課題を全て解決できる機能を備えていることが必要です。価格が安いからと言ってなんとなくシステムを選んでしまうと、必要な機能が備わっておらず、かえって勤怠管理が煩雑になってしまうこともあります。
スマートフォン打刻
直行直帰や長距離移動で日をまたいで働くことも多いドライバーは、自社で勤怠打刻ができないことが多いでしょう。そのため、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から、簡単に打刻できることが必要になります。
各従業員の端末にアラートを送信することで、打刻漏れを防止することも可能です。
申請ワークフロー
運送業向けの勤怠管理システムでは、残業・深夜労働に対する申請・承認のワークフロー機能も欠かせません。
打刻と同じように、手持ちのデバイスからドライバーが簡単に残業申請を行えるものが多いため、面倒さによる残業申請漏れを防げます。また、管理者の知らない内に時間外労働や深夜労働が発生しており、従業員を働かせすぎていた、という事態も減らせます。
GPS対応
GPS対応の勤怠管理システムであれば、サービスエリアで休憩中なのに勤務中であるとする虚偽報告の防止や、改善基準(※)を超える連続長時間運転が発生していないかというチェックが可能になります。※厚生労働省の「トラック運転者の労働時間等の改善基準」のこと
なお、ドライバーによっては監視されているように思い抵抗を感じる場合もあるため、導入前にメリット面を説明する機会を設けるといいでしょう。
シフト管理
従業員のシフトを組む必要のある運送業では、勤怠管理システムにシフト管理や自動作成機能がついているといいでしょう。
勤怠管理システムがない場合、紙やメールでシフト希望と回収し、管理者がシフトを組むのが一般的です。こうした手作業によるシフト作成は時間がかかるうえに、従業員の希望に沿ったシフト編成も難しくなります。
ドライバーや仕分け担当の勤務シフト作成をサポートする機能があれば、業務量に対する人員の過不足もひと目でチェックできます。
給与計算ソフトとの連携
自動集計された勤怠データを給与計算ソフトに連携させることで、勤怠実績を正しく反映した給与を支給できるようになります。ほとんどの勤怠管理システムは、給与計算ソフトとの連携自体は可能ですが、連携方法も確認しておきましょう。
具体的には、打刻データがそのまま自動的に連携される方法と、CSVデータなどとして出力して給与計算ソフトに取り込む方法があります。CSVデータの場合は、データを手作業で整える必要があるかもチェックするようにしましょう。
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運送業に特化した勤怠管理システム2選｜業界特化型
ここからは、運送業の業務内容や勤務形態に特化した独自のシステムを導入している勤怠管理システムを2つご紹介します。
勤怠ドライバー（株式会社ロジ勤怠システム）
「勤怠ドライバー」は、運送業も経営している自社の労務管理の経験からうまれた勤怠管理システムです。
シフト管理やGPS機能はもちろん、デジタコメーターと連携して運転記録と勤怠記録との照合ができます。CSVでデータ出力が可能なデジタコであれば、基本どのメーカーにも対応しています。
また、改善基準に対応したアラートアラート送信ができるため、適正に労働時間が管理できます。初回登録料10,000円、月額基本料10,000円に加え1アカウント当たり500円～の費用が必要です。60日間の無料お試しも用意されています。
2023年・2024年問題を解決！運送業のための勤怠システム「勤怠ドライバー」 Disynapse（デシナプス）TA（株式会社情通）
株式会社情通が提供する「出退勤システム DiSynapse TA」は、出退勤や出張時に勤怠ボタンを押すことで、従業員ごとに本人画像がカメラで記録されるため、なりすましの打刻を防止できます。
また、アルコールチェック機と連動した「点呼システム」や、デジタコデータと連動した「労働時間管理システム」など、同社の製品と連携して総合的な管理が可能です。費用はシステムの組み合わせによって異なり、予算に応じた相談も可能です。
運送業に実績のある勤怠管理システム5選｜汎用型
続いて、運送業特有の勤務形態に対応できる勤怠管理システムを紹介します。いずれも、実際に運送業の企業の導入実績があるシステムであるため、機能的には申し分ありません。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIME（キングオブタイム）の特徴は、なんといっても豊富な打刻方法です。その数16種類にも及び、顔認証・生体認証の他、二次元カラーコードやログイン打刻など業態に合わせた打刻方法が選択可能です。もちろんモバイルによるGPS打刻も可能です。
導入企業や外部連携サービスも多く、週2回のオンラインセミナーなどのサポート体制も充実しています。法制度変更対応やアップデートも自動かつ無償で実施してくれます。
価格は1アカウントにつき300円で、稼働が無いアカウントについては費用は請求されません。レコーダーの購入などによって費用が異なるため、まずはオンライン見積をおすすめします。
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
jinjer（ジンジャー）勤怠は、バックオフィス業務の効率化を支援するクラウドサービスです。シンプルな画面で、システムに苦手意識のある人でも操作しやすいように開発されています。
GPS機能で打刻位置を把握したり、顔写真での認証など多様な打刻が用意されています。また、シフト調整などの機能が充実しており、運送業にも向いています。管理者画面もモバイル端末対応であるため、スマートフォンだけでシステムを構築できるメリットがあります。
費用は1アカウントにつき400円です。導入にあたり初期費用が別途かかるため、まずは無料トライアルをオススメします。
e-就業OasiS（株式会社ニッポンダイナミックシステムズ）
e-就業OasiSは、自由度の高いカスタマイズが可能で、さまざまな雇用形態にフレキシブルに対応できる勤怠管理システムです。クラウド型システムで、導入時も運用開始後もサポート担当がいるので、システム導入に不安がある場合でも安心です。
ICカード、生体認証、顔認証、入退室データなどの豊富な打刻機能を備えています。残業超過アラート表示、有休5日取得アラート表示などのアラート機能も装備しているため、ドライバーの労働時間を適切に管理できます。
初期導入費と月額利用料は、従業員数や希望オプションによって価格が異なります。まずは無料トライアルをオススメします。
勤労の獅子（エス・エー・エス株式会社）
勤労の獅子は、あらゆる業種・業態に対応できる機能性が魅力の勤怠管理システムです。1000以上のシフトに対応しており、2日にまたがる勤務もすべて自動計算できます。
また、従業員ごとに勤務時間の計算方法を変更できるため、正社員やパート・アルバイト等、雇用形態が多岐にわたる運送業の勤怠管理もスムーズに行えます。ほとんどの給与計算システムと連携可能なのも魅力です。
導入から運用まで、選任のシステムエンジニアによる専属サポートもあります。月額料金は1アカウントにつき100円ですが、初期費用及びオプションによる価格変動があるため、まずは無料トライアルをオススメします。
ジョブカン勤怠管理（株式会社Donuts）
ジョブカン勤怠管理は、モバイルGPS打刻やLINE打刻など、ドライバーに適した打刻方法が選べるクラウド型の勤怠管理システムです。導入企業も多く、運送業を含むあらゆる規模・業種に対応しています。
スマートフォンから簡単に行えるシフトの希望反映・自動作成機能や自動休暇付与の機能もあるため、従業員の労働時間を適切に管理できます。必要な機能だけを自由に組み合わせて利用できるため、使いやすく、価格を抑えることができます。
初期費用やサポート費用は無料で、月額料金は利用する機能によって200円～500円と異なります。30日間の無料お試しも可能です。
運送業の勤怠管理はシステム化が不可欠
運送業はさまざまな勤務形態の従業員が混在しています。そのため、シムテムを介さないアナログな勤怠管理では、労務担当者の負担が過重になり、どうしてもミスが増えてしまいます。
また、ドライバーの過重労働は重大な事故に繋がるため、リアルタイムに勤怠状況を把握できる仕組みが必要不可欠です。
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