これからデジタル化が進む社会において、文書の手続きに使われる「印鑑」もデジタル化の波を受けます。
この記事は、オンライン文書処理に必要不可欠となる「電子印鑑」について、法的効力やメリット・デメリット、無料で使えるおすすめソフトなどを、わかりやすく解説します。
電子印鑑とは
電子印鑑は、文字通り電子的に生成された印鑑のことを指します。従来の物理的な印鑑とは異なり、電子印鑑はデータとして取り扱われ、PCやスマートデバイス上で作成、利用することが可能です。これにより、文書における押印作業をデジタル環境上で完結することが可能となり、業務効率化に大いに貢献します。
電子署名や電子サインとの違い
電子印鑑、電子署名、電子サイン、それぞれ似ているようで微妙に違う概念です。電子印鑑は、印影を電子データ化したもので、画像として文書に追加します。
一方、電子署名は特定の技術を用いて電子化した本人確認の情報であり、改ざんやなりすましを防止する認証の役割を果たします。これにより、デジタルデータが本物であること、または特定の個人が承認したことを証明することが可能です。
それに対して電子サインは、直接デバイス上で署名をする行為を指します。この違いを理解して正しく使い分けることが求められます。
電子印鑑がもつ法的効力
電子印鑑が法的にどの程度の効力を有するのかは、日本の法律では明確には定義されていません。しかし、特定の条件下では、物理的な印鑑と同等の効力を持つとされています。
その要件とは、電子印鑑が本人の同意のもとで使用され、改ざんが不可能であること、電子印鑑の所有者が明確であることなどが挙げられます。しかし、効力は複雑な裁判上の問題となることがあるため、適切に利用するには十分な知識が必要となります。
電子印鑑のメリット・デメリット
コロナ禍などを背景に、近年、電子印鑑の導入を検討する企業が増えてきています。その主な理由は、電子印鑑にはさまざまなメリットがあるからです。しかし、メリットだけでなくデメリットも理解したうえで導入することが肝要です。
電子印鑑のメリット
電子印鑑の一番のメリットは、業務効率化です。従来の印鑑を使用すると、押印するたびに印鑑を取り出して使用する必要がありますが、電子印鑑であれば瞬時に押印できます。また、電子文書化が進む中、契約書などの文書も電子化されることが多くなりました。
このような状況下で、電子印鑑を用いれば紙ベースの印鑑と比べてより速やかに文書を承認できるため、業務効率が大幅にアップします。さらに、紙類の消費を減らすことで、エコにも貢献できます。
電子印鑑のデメリット
一方、電子印鑑のデメリットとしては、セキュリティリスクが挙げられます。不正に使用されると、その後のトラブルが予想されます。
また、法的に明確に認められていない点もデメリットといえるでしょう。個人情報の取り扱いにも注意が必要です。電子印鑑をどのように扱うか、どのような場面で利用するか等の管理体制をしっかりと整える必要があります。
電子印鑑を無料で作成する方法
現在、電子印鑑を基本的に無料で作成できる方法やツールが数多く存在します。それらを利用すれば、個々のニーズや利便性に応じて、自分自身の電子印鑑を作成することが可能です。
フリーソフトを利用する
「印鑑透過」などのフリーソフトを利用すれば、手軽に電子印鑑を作成できます。所定の手続きに従って操作すれば、自分だけのオリジナルの電子印鑑を作成することが可能です。
さらに、作成した電子印鑑は、画像データとして保存されるため、WordやExcelなどの各種オフィスソフトで使用することができます。
ワードやエクセルで作成する
WordやExcelの図形機能を利用すれば、自分だけの電子印鑑を作成することが可能です。所定の形状を選択し、自分の名前や日付など必要な情報を入力すれば、電子印鑑として使用できます。点線の円や文字ボックスなどを組み合わせることで、手軽に電子印鑑を作成できます。
PDFで作成する
Adobe Acrobat Reader DCなどのPDFソフトを活用すれば、PDF文書に直接電子印鑑を追加できます。印鑑の画像をあらかじめ用意し、PDFに挿入すれば、印鑑として表示することができます。さらに、タイムスタンプを付与することで、文書の信憑性を担保することも可能となります。
電子印鑑利用の注意点
電子印鑑は、その便利さからビジネスシーンで広く導入されていますが、さまざまな注意点が存在します。それらを理解したうえで、電子印鑑を適切に活用することが必要です。
電子印鑑のセキュリティリスク
電子印鑑の利用において最も重要なのは、セキュリティリスクの管理です。不適切な管理により、電子印鑑が不正に使用されてしまうリスクがあるため、電子印鑑の保管や管理には十分な注意が必要です。
また、電子印鑑を使用する際には、常にその使用状況を確認し、不正使用の有無をチェックすることが重要です。
相手企業の了解を得る
電子印鑑を使用する際には、相手企業との合意が必要です。すべての企業が電子印鑑を受け入れているわけではないため、文書のやり取りを行う前に、電子印鑑の使用について事前に確認し、了解を得ることが重要となります。
おすすめの無料電子印鑑ソフト5選
電子印鑑作成ツールの中には、無料で利用できるものも多く存在します。本項では、その中からおすすめの5つをご紹介します。
クリップスタンプ
「クリップスタンプ」は、手軽に使える無料の電子印鑑作成ソフトの一つです。使い方は非常に簡単で、印鑑の画像をドラッグ&ドロップするだけで、電子印鑑を作成できます。作成した印鑑は、画像として保存できるため、WordやExcelなどのオフィスソフトで自由に利用可能です。
クリックスタンパー
「クリックスタンパー」もまた、使いやすさで高評価の無料ソフトです。直感的な操作性が特長で、印影をPC画面上に直接押印できます。さらに、印影のラフ設定や色調整、透過設定など、詳細な調整も可能となっています。
印鑑透過
「印鑑透過」は印鑑画像の白背景を透過させることが可能なフリーソフトです。このソフトを使えば、透過PNGファイルとして印鑑を保存することができます。透過PNGファイルであれば、白背景がなく、印鑑のみをきれいに押印することができます。
Excel電子印鑑
「Excel電子印鑑」は、Excelで使える無料のアドインです。このソフトを利用すれば、Excel上で直接印影を押印できます。また、印影のサイズや位置の調整も自由自在、というのも魅力的なポイントです。
電子三文判
「電子三文判」は電子印鑑をPNG画像で作成できるソフトです。印影の中の文字を自由に編集でき、書体や文字サイズなども調整可能です。使い方は非常に簡単で、操作方法に困ることはありません。
おすすめの有料電子印鑑ソフト5選
電子印鑑ソフトには、機能性やセキュリティ面で優れた有料のものも多数存在します。本項では、そんな有料ソフトの中からおすすめの5つをご紹介します。
とろろこんぶ電子印鑑
「とろろこんぶ電子印鑑」は、豊富なフリーフォントが自由に使用でき、個性的な電子印鑑を作成することが可能です。また、高度なセキュリティ機能も搭載しており、パスワードを設定して不正使用を防止することが可能です。
京印章シーオージェイピー
「京印章シーオージェイピー」は、専門の職人がひとつひとつ丁寧に作成する印鑑データを電子化したものを提供しています。各種文書に使用する電子印鑑としてだけでなく、Webサイトやグラフィックデザインなどの視覚的な要素としても使用可能です。
パパッと電子印鑑3PRO
「パパッと電子印鑑3PRO」は、操作性と機能性に優れた電子印鑑ソフトです。印鑑作成だけでなく、電子文書への押印機能も搭載しており、操作は非常に簡単です。また、高度なセキュリティ機能も備えているため、安心して利用することができます。
My電子印鑑
「My電子印鑑」は、PCやスマートフォンからアクセスすることで、どこからでも簡単に電子印鑑を作成できます。また、クラウド上で印鑑データを管理するため、データ漏洩のリスクも軽減できます。
パソコン決済Cloud
「パソコン決裁Cloud」は、電子印鑑だけでなく、電子文書の閲覧や承認まで一元的に管理できるソフトです。社内の承認フローの効率化を図ることが可能で、リモートワークやテレワークの環境にも対応しています。
まとめ
本記事では、電子印鑑の作成方法やメリット・デメリット、法的効力について詳しく解説しました。無料で利用できるソフトを活用すれば、手軽にオリジナルの電子印鑑を作成できます。
ただし、その利用には企業への了解やセキュリティ対策など、注意すべきポイントがあります。また、無料・有料ともに多種多様なソフトがあり、自社のニーズに最も適したものを選択することが求められます。
特に、有料ソフトは多機能であることが多く、本格的に電子印鑑を利用したい企業におすすめです。電子印鑑は便利なツールである一方で、利用に際しては法的な知識やセキュリティ意識も必要となります。自社にとって最善の選択をするために、本記事の内容を活用してみてください。